企业知识管理问题初探论文

摘要:本文在分析了知识管理的含义、企业实行知识管理意义的基础上,重点论述了企业知识管理的内容和实施问题。 关键词:知识管理;知识交流;知识共享 随着知识经济的兴起和发展,企业的经营方式和管理方式也出现了一些新特点。知识经济时代的企业再不是过去那种以单
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  摘要:本文在分析了知识管理的含义、企业实行知识管理意义的基础上,重点论述了企业知识管理的内容和实施问题。

  关键词:知识管理;知识交流;知识共享

  随着知识经济的兴起和发展,企业的经营方式和管理方式也出现了一些新特点。知识经济时代的企业再不是过去那种以单纯金融资本或自然资源来表明本企业与其他企业的不同,而是通过知识获取竞争优势。这种新变化要求一种新的管理方式即以知识为核心的管理也就是知识管理(Knowledge Management,简称KM)。本文将就知识管理的有关问题进行简要分析。

  一、知识管理的基本内涵

  知识管理目前还没有一个统一的定义。许多学者从不同的角度出发,对知识管理作出了不同的解释,可谓众说纷纭、莫衷一是。关于知识管理的定义中较有代表性的有:

  Dell创始人的定义:知识管理是应用集体智慧提高应变和创新能力,是显性和隐性知识共享的新手段。

  美国生产力质量研究中心的定义: 企业知识管理是指为提高企业竞争力对知识的识别、获取和充分发挥其作用的过程。

  美国德尔福集团公司执行副总裁、企业知识管理咨询专家弗拉保罗说:知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力。

  知识管理专家Yogesh Malbotra博士认为,知识管理是企业面对日益增长的非连续性的环境变化时,针对组织的适应性、组织的生存和竞争能力等重要方面的一种迎合性措施。本质上,它包含了组织的发展进程,并寻求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力以及人的发明创造能力这两方面进行有机的结合。

  上述这些知识管理的定义尽管表述不同,但是,这些定义中有一个共同点,那就是强调以知识为核心和充分发挥知识的作用。知识管理的实质是对企业中人的经验、知识、能力等因素的管理,以实现知识共享。

  二、知识管理的意义

  作为企业中高级管理人员、知识型工作者,您是否经常遇到这样的问题:以前自己撰写过或见过别人整理的一份非常有价值的报告和资料,在需要的时候却找不到了;随着一位关键员工的离职或休假,同重要合作伙伴或客户的良好关系受到损害,联系甚至被迫中断,同时也失去了非常宝贵的实践经验;新员工加入某项目组,因没有相关背景资料而很难上手,也不能充分借鉴前人的经验和智慧;在项目的开发和进展过程中,员工需要向具有某种专长的专家咨询,却不知企业内部谁有这样的专长等等,借助知识管理理念和适当的工具可非常有效地解决这些问题。

  具体说来,开展和加强知识管理,其意义如下:

  1. 有利于使组织的信息和知识有序化。企业开展知识管理,建立知识库必定要对原有的信息和知识做一次大规模的收集和整理,按照一定的方法进行分类保存,并提供相应的检索手段。这样的信息和知识便从原来的混乱状态变得有序化,为员工提供知识共享的环境,提高其工作效率和创新能力,改善服务质量。

  2. 有利于知识共享与交流。企业通过提供适当的工具和环境辅助员工同相关客户和工作伙伴进行直接或间接交流,从所处网络环境接受知识,形成“边干边学、在干中学”的终生学习机制。这种机制不仅对员工具有很强的吸引力,而且也决定了企业在经营活动中获得增值知识的多少。也就是说不同的企业由于学习能力的不同,从相同或类似的经营活动中得到的经验教训也大不一样,对企业的发展也会产生很大的影响。这些经验教训大部分是方法类的知识,属于企业核心能力的范畴,能够让企业在以后类似的经营活动中获得竞争优势。

  3. 有利于增加企业知识储备,将个人知识和信息提升为组织知识,减少员工休假、离职而造成的损失。平时就要提供相应的工具收集、整理与各员工工作紧密相关的各种有价值的信息源,如报告、项目总结、模块、电子数据表、参考书、说明书等,这些信息源不仅限于印刷型资料,也包括各种工具、设备和特殊的应用软件。有企业知识库为基础,新员工能很快地熟悉前人的工作环境,学习其他员工的经验。

  4. 有利于通过知识地图将知识和人联系起来,帮助人们获得知识来源,降低知识扭曲。信息和知识在传播过程中很容易受到“噪音”的干扰而产生变形,随着传播环节的增多,信息和知识甚至会丧失原来的意义。更重要的是很多隐性知识的传播只能是面对面的直接交流,否则根本没法传递。知识地图能有效组织企业内部的知识和专长信息,员工在需要时可非常方便地查找到专家,进行直接交流,从组织网络获取知识,高效优质地完成任务。

  5.有利于企业有效地利用其知识资源促进和强化企业的创新能力以适应经济环境的变化。新思想的产生并不是一个神秘的过程,高效的创新者往往将旧思想作为创造新思想的原料。开展和加强知识管理,方便企业的后继者轻松获取前人积累的知识,以此为基础不断创新,有利于实现企业的可持续发展和创新。

  三、知识管理的主要内容

  根据知识的可编码性对知识分类,即编码型知识和意会型知识,企业的知识管理主要包括以下内容:

  1. 编码型知识又叫显性知识(explicit knowledge)管理。显性知识是指那些能够以正式的语言明确表达的,表达方式可以是书面陈述、数字表达、列举、手册、报告等。这种知识能够正式地、方便地在人们之间传递和交流。对显性知识的管理,目前在图书情报学领域已有大量的理论与实践研究成果。

  2. 意会型知识也叫隐性知识(tacit knowledge)管理。隐性知识是建立在个人经验基础之上并涉及各种无形因素如个人信念、观点和价值观等的知识。为了更精确地描述隐性知识,我们把隐性知识划分为两个方面:一是技术方面的隐性知识,它包括那些非正式的、难以表达的技能、技巧和诀窍。比方说,一个厨师,经过多年的经历,掌握了一些烹饪的诀窍,如火候的大小、作料的多少等等,而这个诀窍不能用科学的或技术的原理对其进行解释或加以表达。另一类是认识方面的隐性知识,它包括心智模式、信念、价值观,这些认识方面的隐性知识反映了我们对现实的看法(是什么)以及对未来的远景(应该是什么)。尽管它们不能方便地表达出来,但这些隐性知识影响着我们观察周围世界的方法。

  能够用语言和数字表达的知识(即显性知识)只是人类所有知识的一小部分,而人类知识更多地是那些难以表达,难以描述的知识(即隐性知识)。隐性知识是高度个性化的,涉及每个人的经历、价值观和信念,而这些东西是难以公式化和明晰化的。因此,隐性知识在一定程度上具有独占性和排他性,难以与他人交流和共享。但这并不意味着它不是知识管理的对象,恰恰相反,隐性知识是知识管理的重要内容,知识管理的一个重要目的在于把隐性知识转变为显性知识。当然这个转化,不是单向的,隐性知识在向显性知识转变中,还需要借助现有的显性知识,促进隐性知识的转化。

  3. 隐性知识与显性知识的转化的管理。

  隐性知识与显性知识的转化主要有四种模式:

  (1)社会化过程。从隐性知识到隐性知识,即知识在人之间的转移。社会化即是一个共同分享各人的经历、经验,转而创造新的隐性知识,如共享的心智模式、技能和诀窍的过程。一个人可以从别人那里直接学习到别人的隐性知识,而无须借助语言表达。例如,学徒长期和师傅在一块工作,从师傅那里学到技能,主要是通过观察、模仿和不断地实践。

  社会化的过程不仅存在于公司内部成员之间,而且还存在于产品开发者与消费者之间。在新产品开发之前和在新产品投入市场之后,与消费者之间的相互交流,实际上是一个永无止境的共享隐性知识和创造新思想的过程。

  (2)外化过程。从隐性知识到显性知识,即将人们头脑中的经验和诀窍总结出来,提高可见度。外化过程是知识转化模式中极其重要的一环。把隐性知识显性化时要充分利用比喻、比较、概念、假设和模型等多种方法和工具。要精确地把头脑中的隐性知识转化成显性知识是相当困难的。比如,当我们用语言或用笔,把我们头脑中的景象描绘出来时,这些表达与头脑中的景象往往是不一致的,存在或多或少的差别。它需要人们充分发挥其洞察力、想象力和推理的能力,这个要求是非常高的,这也是隐性知识能否转化为显性知识的关键因素。

  (3)综合过程。从显性知识到显性知识,即对知识进行重新整理,或将知识存放在知识库中。综合的过程就是把不同的显性知识结合起来,个人可通过文件、会议、电话谈话、计算机通讯网络等媒介传递和交流知识,并对已获得的信息和知识进行排序、增减、分类、综合,这个过程能够产生新的、更加系统化的知识。综合这种知识转化模式,实际上是对已获得的显性知识进行加工整理。可借助现代化的信息技术和数字技术,对信息和知识进行编码,利用计算机加以重新整理、划分新的知识单元,改变知识结构以达到创造新知识的目的。计算机通讯网络和大规模的数据库的使用,有助于这个过程的转化。

  (4)内化过程。从显性知识到隐性知识,其实质上是一个学习过程。如通过培训将书本知识转化为人们头脑中的知识。当通过社会化、外化、综合获得的知识被内化成个人的隐性知识,形成一种共享的心智模式和技术诀窍的时候,它们才会变成有价值的资产。个人通过内化过程能不断积累和丰富自己的知识。只有在把显性知识进行加工处理后,形成正式的文件、手册、报告等形式,显性知识转变成隐性知识的转化过程才会较顺畅和容易,文本形式有利于促成个人的内化过程,丰富个人的隐性知识,同时也有利于这些显性知识的传播和交流,从而帮助人们间接地体验别人的经历。内化过程除了上述的体验方式之外,通过阅读、聆听等学习方式,也能把显性知识内化为自己的隐性知识。

  对隐性知识的管理和对知识变换的管理,目前无论是在理论上还是在实践上都还没有形成完整的模式,尤其是对知识变换的管理,目前更是处在理论探索阶段。

  四、知识管理的实施要点

  为了更好地完成知识管理的任务,实现知识管理的目的,企业在实施知识管理时应特别注意做好以下几个方面的工作:

  1. 设立知识管理部门,建立知识主管,促进知识生产率的提高。企业要想在经济知识化的浪潮中取得竞争的优势,必须进行知识管理的尝试。知识管理的复杂性和特殊性,决定了企业知识管理工作需要具有较高的技术和专业知识水平的工作者来担任,即需要设立知识主管 (CKO)。其主要职责有:了解和熟悉本企业的生存与发展环境以及本企业自身的发展特点与要求,尤其是企业内部的信息要求;建立和造就促进知识学习、知识积累和知识共享的环境并激励员工的知识创新与技术创新及信息交流;监督和保证知识库中知识的内容质量、深度、风格与本企业的发展一致,其中包括知识与信息的更新;保证知识库设施的正常运行;组织知识管理活动。高级知识管理角色CKO必须能够把结构化的外在知识与直觉相结合,从而感知组织文化和行为中的隐性知识,保证将组织的智力资产最终转化为能为组织带来利润的知识产品。

  2. 建立起知识型企业组织结构。传统的金字塔式的企业组织结构,管理刚性较强,等级特点突出,企业员工在其间的活动严格按等级进行。企业实施知识管理,是为了充分和有效地开发利用其知识资源,以实现企业创新,从而提高企业创造价值的能力。因此,知识管理客观上要求企业必须打破原有的传统的金字塔式企业组织结构,建立起柔性、敏捷的知识型企业组织结构。在知识型企业组织结构中,员工间知识的交流与共享得到鼓励并有切实的条件保证,团队式的工作小组使得任何一位员工的想法、建议或意见都能得到广泛的交流,学习成为了一种日常的、自觉的事情。如果没有一个知识型的企业组织结构,要成功地实施知识管理几乎是不可能的。

  3.营造一种有利于企业的知识资源的开发和利用的环境。管理是管理者要别人同自己一道努力去实现既定目标的过程。因此,管理者必须尽力营造或者创造一种环境,使得别人有可能并自觉自愿地去为实现既定目标而努力。企业实施知识管理,就应特别注意营造一种使企业员工自愿地交流与共享知识,开发与利用企业的知识资源去进行创新的环境。在知识管理中,这种环境的营造包括硬环境的营造和软环境的营造两个方面。硬环境的营造,包括建立起知识型企业组织结构,完善企业的知识网络,建立起鼓励员工参与知识交流与共享的机制和鼓励员工创新的各项企业制度,如公平、公正的分配制度,透明、民主的决策制度等等。硬环境的营造提供了知识管理的基础。软环境的营造,是要创造出一直鼓励学习、鼓励知识的交流与共享、崇尚创新的企业文化氛围。在这种开放和信任的文化氛围中,每一位员工的价值得到肯定,创造性得到承认,创新的想法或建议得到充分的尊重和交流,员工自觉且主动地为企业的发展尽心尽力,从而使得企业整体的智慧得以增强,面向市场的企业创新能力得到提高。因此,软环境的营造可以促使企业的知识资源得到更加充分和有效地开发利用,尤其对员工创造潜力的发挥方面有着不可低估的作用。

  4. 建立知识的生产、传播、共享和运用的激励机制,激发企业员工进行知识学习、创新和知识共享的主动性和积极性。在知识管理中,重视知识的价值不能仅仅停留在口头上,而要落实到实处,要让开发和利用自己的知识或开发和利用企业的知识资源为企业进行卓有成效的创新的员工得到切实的利益。这一点对企业成功地实施知识管理是至关重要的。重视知识价值的具体做法有很多,如可以体现在企业的分配制度上,也可以体现在企业的激励机制中,如物质或精神奖励制度、内部提升制度等。但值得注意的是,重视知识价值的做法应该起到两个方面的作用:一是要对已经做出贡献的员工给予肯定,使其得到相应的利益;二是要进一步激励员工从企业的发展出发,为企业进行更加卓有成效的创新做出更大的贡献。

  5.构建有助于通过企业内部知识交流与共享的内部网络。电子信息由于具备绕过在面对面接触中因政治和等级因素等原因而产生障碍的能力,从而在企业内部知识转移的过程中发挥着重要作用。企业应利用现代信息技术和网络技术建立起企业内部网络,消除内部知识交流的障碍,使其成为一个不断更新的知识网络。例如,爱立信公司为了使自己成为一种全球同步的研究整体,已将分布在全球20个国家的40个研究中心中的1.7万名工程师联入一个单一的网络。

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