会计电算化模式下财务工作探析

随着时代的进步和科技的发展,互联网、电子商务得到了广泛应用,为日常的工作生活带来了极大的便捷。会计工作也不例外,会计电算化使广大财务工作者从繁琐的手工核算中解脱出来,极大地减少了会计人员的工作量,大幅提高了工作效率。 一、企业实行会计电算化的意义 在
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随着时代的进步和科技的发展,互联网、电子商务得到了广泛应用,为日常的工作生活带来了极大的便捷。会计工作也不例外,会计电算化使广大财务工作者从繁琐的手工核算中解脱出来,极大地减少了会计人员的工作量,大幅提高了工作效率。

一、企业实行会计电算化的意义

在现实工作中,有些年龄偏大的会计人员由于对电脑操作不熟悉,不能很好理解财务软件的使用要求和操作要领,往往会对会计电算化产生排斥和抵触的想法。与此相反,越来越多的会计新手,自开始从事会计工作起就使用财务软件进行账务处理,从来没有按照会计制度要求的工作流程进行过手工账务处理,他们中有相当一批人对账证、账账、账表及报表之间的逻辑关系和勾稽关系并不清晰,对会计核算所要求的账证核对、账账核对、账表核对并相符的基本要求和具体内容的认识非常模糊,在实际工作中并没有按照操作规范的要求进行期末对账等具体操作,对财务工作也缺乏全局性和整体性的概念和意识。另一方面,软件开发公司的客服人员往往对财务工作本身的流程和要求又非常不理解,一旦在使用中出现问题,双方的沟通时常会颇费周折。因此,经过长期的实践和观察,笔者发现在采用会计电算化的情况下,财务工作的一些基础性的规范要求反而更加难以达到,实际操作中可能出现的问题也更加隐蔽和复杂了。

二、会计电算化在应用过程中出现的问题

随着会计电算化的快速发展,其在应用过程中也出现许多问题,这些问题主要集中在财务软件使用中的四个环节:一是初始建账;二是对日常会计凭证的处理三是期末年末的结转账处理四是各种纸质资料即账、证、表的打印和输出。

(一)初始建账

初始建账工作是整个会计电算化工作的起点,也是整个过程中非常重要的一个环节。这项工作的主要内容是利用软件建立起一套适合本单位实际业务特点和会计核算要求的账务体系,充分满足单位各项管理工作对财务数据的使用要求。账务体系的设置既不能太繁琐,避免给后期的使用带来不必要的麻烦:也不能过于简单,无法满足单位管理对财务数据的使用要求。因此,进行这项工作时,应做好充分的准备工作,既要熟悉本单位的业务流程和管理要求,也要和软件开发公司的客服人员充分沟通,熟悉软件的运行要求和流程设计。

在初始建账时,一方面要构建好企业财务的整体框架,根据业务的特点选择需使用的会计科目,设置账务核算层级以及各级明细科目等相关内容。另一方面,要充分了解软件中的一些默认设置和软件自身的运算公式要求,根据本单位实际情况科学合理地予以设置。否则将会给后期的使用带来很大的困扰。

(二)记账凭证的日常处理

在手工操作环境下,会计核算有时不够规范,核算工作常有误差现象发生。在会计电算化环境下,除会计凭证需由财务人员录入审核外,其余工作都可由财务软件自动完成。财务人员可从繁重的记账、结算任务中解脱出来,凭借财务软件的自动化功能,及时、高效的完成会计核算工作。

在实务中,制单环节的实际操作是在科目表中找到需要使用的会计科目及相应的子目,输入正确的金额后点击确定即可完成。在这个过程中最常见的错误是输错金额或误选了不正确的科目或子目,如果在之后的复核环节也未能及时发现并纠正,则该凭证在期末便会按照财务软件的处理程序自动进行记账、结账、汇总等工作。实务中有相当数量的小公司因为人员配置的原因,制单与复核的工作往往都是由同一个人操作完成的,这样出现错误的概率就会更大。可想而知,一旦凭证录入出现错误就会导致所有与之相关的账务与报表信息都是错误的。这种情况下提供的会计信息质量是无法满足管理要求的,有时甚至会导致严重的后果。

为了避免上述情况的发生,笔者认为应该从两个方面加强工作:一是加强制单环节的操作和管理,尤其不能让复核环节流于形式。无论是否有专门的复核人员,都要务必认真进行复核环节的操作,尽量做到在源头防止或减少错误的发生。二是高度重视期末各种账务的核对工作。如“银行存款”科目下的明细账应保证每月与银行对账单进行核对;应收应付类科目应定期与本单位的业务人员及对方单位进行核对:存货类科目明细余额与实物盘点表进行核对。对于上述工作,财务人员应予以高度重视,认真坚持执行,方能做到账实相符,防止并及时纠正各类错误的出现。

(三)结转账处理

期末结账,一般都是由计算机根据预先设定的公式自动计算处理完成的。在这一环节上需要注意的是在财务软件开始使用时应与软件开发公司技术人员充分沟通,根据单位的业务内容进行合理设置,并了解软件中的结转账运算公式对科目余额的方向有无要求。例如,本期发生了对某一损益类科目进行调整的账务处理而导致期末余额方向与其分类性质不相符,可能会导致程序计算时不自动读取该数据从而出现账表不符、报表错误的情况发生。

因此,无论本期是否有特殊业务的发生,期末结转账工作完成后我们都应该将系统自动生成的总账及报表以及科目汇总表进行手工比对,以便及时发现问题并能予以处理,保证账账相符、账表相符。

(四)纸质资料的输出

各类会计凭证、账簿、报表等纸质材料的输出和打印工作本身并无特殊要求。然而根据笔者在实务中的观察和体会,这反而是一个容易出现问题且出现的问题最为隐蔽的环节。其中经常发生的问题是年末打印出来并归档保管的账簿资料不完整。

我们知道,会计核算的账务体系是分层级设置的。在实务中,有些会计科目或子目,本年度有发生额却没有期初期末余额,而另外一些会计科目或子目,有期初期末余额却没有本年度发生额。在手工记账的模式下,本期有发生额的会计科目记账时会记录在对应的账户里并保存在当年的账簿中,而对所有有余额的账目期末结账时也会逐一结转到次年。因此,只要严格按照会计规范要求的操作程序进行账务处理并妥善保管好会计档案,是不会出现会计账簿信息不完整的情况。而当我们采用财务软件进行账务处理时,在我们准备打印各类账簿时,系统本身往往会有很多设置查询条件,如“本期无余额不显示”、 “本期无发生额不显示”等。这本来是软件开发商为了方便我们的日常查询而提供的选项,可是如果我们在期末准备打印全部账套资料并将其作为会计档案予以保留时依然选择了某些查询条件,那么极有可能出现有一部分内容被设置的查询条件过滤掉了,没有显示在最终打印出来的账套资料中。而这种情况的出现并不会给我们当时的工作产生任何影响,因此往往非常隐蔽的被忽视掉了。试想一下,假如我们所使用的电脑或软件出现故障,或其他原因导致数据丢失,而因为某些事项必须要调阅以前年度的会计档案时,实际上并不完整的账务资料极有可能会给我们后期的工作带来严重影响。

为了避免上述情况的出现,在打印准备作为会计档案保留的纸质账务资料时,首先应检查系统设置的查询输出条件,确保所有账务信息都会被打印出来:其次,打印工作结束后必须按照会计准则的要求进行必要的核对工作,核对的内容包括:报表与总账之间、总账与明细账之间、各层级明细账之间以及与科目汇总表之间的期末余额和本期发生额是否一致。

使用财务软件进行会计核算是必然趋势。但是在实务中,在电算化的模式下记账凭证输入后,记账、汇总等环节的工作全部由计算机根据程序的设定自动完成。这样虽然大大降低了财务工作者的劳动强度,但是因为缺少了手工核算模式下自然具备的二次核对功能,因此它所产生的各种错误也就更加隐蔽。在实际操作中,采用电算化的单位一般的做法是年末结账后再统一打印会计账簿。在日常工作中,由电脑系统显示的账务信息往往不如传统纸质账簿更直观、信息的比对性更强,一旦发生错误,其发现和更正往往会更加滞后。因此,采用会计电算化对财务人员的素质要求较之以前其实是更高了。这不仅仅体现在对软件的操作和使用上,更多的是体现在对会计基本操作要求和会计核算体系的深刻理解上。

综上所述,在会计电算化的实务操作中,我们应该更加深入全面的理解会计准则的基本要求,严格执行操作规范,确保会计信息的准确与完整,使会计工作在为经济发展服务过程中发挥出更大的作用。

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