浅谈论道观档案管理(第3页)
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(七)实物类
1. 本道观内保存供奉、陈列的神像。
2. 本道观内道教活动用的服饰、钟鼓、铙钹、磬、木鱼、香炉等的名称、等级、数量、制作年代、规格大小、陈放地点、移动修复情况以及其他创作(制作)过程中形成的文字材料和声像、图表等。
3. 本道观保存的壁画、绘画、石碑及石碑拓片、照片等。
(八)综合类
1. 本道观道士学习党和国家有关方针、政策、法律法规活动中形成的具有保存价值的文字材料、照片、录音带、录像带等。
2. 各地道教协会组织召开的各种会议、论坛,举办的法会、培训班和各种道教活动中形成的文件材料以及各种刊物等。
3. 本道观的道观志、传说故事和新闻媒体报道、介绍本观情况的各类材料。
4. 本道观与其他道观、单位、地区或个人之间签订的重要条约、盟约、协议、合同书等。
5. 本道观道士在当地或异地从事慈善救助情况以及活动中形成的文字、音像和其他材料。
道观档案的整理方法
道观档案整理的基本原则应按照道观档案形成的特点和规律,保持道观档案文件材料之间的历史联系,使整理出的道观档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用。具体方法是分门别类。首先,按照年代可分为建国前和建国后两大类。其次,按内容可分为七大类:
1.文书类。按照《文书档案案卷格式》、《机关档案工作业务建设规范》的规定进行整理,案卷排列方法按保管期限-年度-问题的方法排列。
2. 基建类。按照工程项目分别进行整理。应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》有关规定。
3. 财务收支类。可按照《会计档案管理办法》的规定进行整理。案卷排列按年度- 类别法,即将一年的会计档案按照报表- 账簿- 凭证的顺序统一排列,编列顺序号。
4. 财产类。财产分为动产与不动产两种,分别整理、造册。对迎请的各类神像按材质(金、玉、泥塑、木雕等)、贵重程度、迎请先后顺序编号,一座一表,一殿一袋(盒)。表格内填写名称、重量、质量、尺寸、价值、迎请时间、升座开光时间、就座的殿堂名称。道观总平面图、占地面积、自耕园地及政府批文组成一卷,排列在财产类的前面。对道观的殿堂、楼台及其附属物均应造表登记,内容包括:殿堂、楼台的名称、建造时间、建筑面积、建筑单位、附属物。附属物主要指殿内放置的钟、拜坛、焚香炉、功德箱等,按建造先后次序编号后装入档案袋(盒)排列在财产类的后面。
5. 宾客题赠类。宾客题赠字画按照形成的时间顺序排列编号,珍贵的字画可托裱或卷放保存,匾额、殿名、楹联可拍成照片保存。
6. 音像档案类。音像档案可按照录音带、录像带、照片分类整理,分别编号排列。对音像档案应用文字标出摄像或录像的对象、时间、地点、中心内容和责任者。照片档案按照《照片档案管理规范》进行整理。
7. 经书类。道教的经书,历代相传,道教教职人员在传道的时候,会形成一些解释性的材料。由于现存的经书都是经过多年累积,已经装订成册(卷),并且每册(卷)均已有封面和书名,为保存其道教档案的原貌,则不必拆卷整理,只需有序地编目上架保管即可。
道观所形成的档案是中华民族历史文化的重要组成部分,是我国档案信息资源的重要内容,如何搞好道观档案工作,是我国道教界和档案界亟待研究解决的一大新课题。
