浅析高校大学生档案管理存在的问题及对策

摘 要：

本文针对高校大学生档案管理中存在的问题，提出了解决对策。要增强学生、教师的档案意识;建立健全档案管理机制;丰富学生档案内容;加强档案管理人员的培训;加快档案管理的现代化、网络化，提高档案利用效率。

关键词：高校;管理;存在问题;对策;大学生档案

　　大学生档案是反映学生个人经历、思想品德、成绩、个性特点、专长爱好、健康状况等方面的原始记录，是学校教育、考察、培养人才的第一手资料，更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。[1]近年来，高校的扩招、学生规模的扩大，档案管理机制的不健全等原因，导致高校学生档案管理中存在诸多问题。因此，深入探讨大学生档案管理，使大学生档案能够为学校管理服务，为企事业单位提供真实准确的人才信息，具有十分重要的现实意义。本文从档案的流入、在校管理、流出三个环节探讨存在的问题，并提出解决对策。

一、高校大学生档案管理中存在的问题

　　1、档案流入环节

　　(1)学生、教师档案意识不强。大学生入学时，学籍档案是反映其高中期间，学习、生活各方面表现、优势、劣势，特长，班级管理经验的重要凭证，对老师在大学期间对其进一步的指导有着非常重要的意义。而今，因为学校、教育部门对档案的不重视，加之学生档案意识不强，档案在学生带到学校的过程中，被私自拆封、撕坏、遗失的情况屡有发生，此外，档案在学生移交到学校后，因为老师的不专业以及对档案的不重视，经常将学生档案束之高阁或丢失，没有使档案发挥其应有的作用。

　　(2)档案材料标准不一。近几年，高校学生档案是在新生报到时开始收集，然而，由于我国各省区学生高中档案没有统一标准，因此，学生档案在纸张、笔迹、格式、内容各方面规格不一，五花八门，档案质量参差不齐。

　　2、档案管理环节

　　(1)档案管理归口不一。许多高校学生档案管理归口部门不统一。以内蒙古某高校为例，2008年至2010年一直归招生就业处管理，2011年至今，一直归各二级学院管理。还有一些高校档案归人事处、学生处管理。归口不一必然导致档案管理的标准、规范不一致，档案管理混乱。

　　(2)学生档案内容陈旧。本人在从事档案管理的七年间，通过访谈，发现70%的单位对毕业生档案材料不感兴趣，因为档案材料中找不到单位聘用人员所需的各种信息。本人所在的高校，学生的档案主要由高中学籍档案、大学期间的成绩单、学年鉴定表、高等毕业生登记表、体检表、实习考核表、体能测试表组成，这些材料千人一面，很难反映出学生的创新能力、沟通能力、组织协调能力等信息，无法给用人单位提供选择依据，与用人单位的期望值相差甚远。

　　(3)档案管理人员非专业化。高校的档案管理人员普遍为学团工作人员，平时工作忙，任务重，没有接受过专门的档案管理培训，缺乏应有的档案管理基本知识，在存放、管理等方面，缺乏专门的制度，导致了档案管理方面重收集，轻利用的情况。

　　(4)档案管理制度滞后。大部分高校没有建立档案管理工作程序、规章及制度，使档案管理工作无章可循，缺乏固定的规范和法律保障。

　　3、档案流出环节

　　(1)档案封装质量低。高校学生毕业时，档案是其大学期间学习成绩、社会工作、文体活动、总体表现的重要材料，对其将来的就业、提拔起到了关键的作用。但是，由于目前高校没有严格执行相关的管理制度，加之档案封装材料多、人手少，每年都是抽调学生封装档案。学生能力有限，责任意识不强，致使学生档案材料收集、装档过程中出错情况时有发生。

　　(2)档案移交不规范。目前高校档案移交主要为“一对多”的移交方式，即在毕业前夕由学校统一移交到学生手中。因为毕业时期，移交材料颇多，学生档案需在短时间内移交完毕，档案的流动性大，数量多，时间性强，部分学生档案意识不强，请他人代领，导致档案移交手续不全，移交程序不规范等情况，其结果必然是杂乱无序。