审计人员常在细节测试之前,首先进行账户余额的`分析性复核。在采购付款流程中,分析性复核程序可以为审计人员提供关于应付账款和相关费用趋势的概况,还可以确保交易和账户的完整性合理表达,从而尽可能地减少实质性测试的工作量。实务中常用的实质性测试程序如下:

　　(一)检查支出凭证中的异常趋势

　　过于集中地从同一家供应商购买商品,可能反映出不正常的商业依赖。如果该供应商提高价格或不按期交货,就会给公司造成巨大损失,这也可能存在舞弊行为:采购员或其他管理人员接受了该供应商的高额回扣。存在大量的小额交易的供应商则说明采购程序的效率不高。一项对美国多家公司的调研显示:IT环境下,一笔采购订单的处理成本为50—125美元,可见减少与公司做生意的供应商数量就可直接节省交易处理成本。管理层应该考虑减少供应商的数目,增加每次的订货品种和数量,以减少订单的数量。这种现象也给审计人员一个信号:采购程序中的有效供应商方法没有被采用。审计人员可以使用ACL软件的分层和分类功能找出和应付账款支付程序有关的各种特点和异常现象,生成各种累加报告。例如,某公司第一份累加报告给审计人员提供了一个关于采购过程的总体印象:78%的付款凭证的交易额之和仅占同期交易总额的15%;第二份累加报告则显示了与单个供应商相关的商务活动:公司中超过53%的交易是和同一家供应商进行的,而其他大多数供应商的交易额只占总交易额的很小部分。

　　(二)检查发票价格的准确性

　　比较供应商发票上的价格和原始采购订单上的价格,是为了测试准确性认定。实际价格和预期价格间的巨大差异可能是因为雇员在授权付款前没有检查相关文件,或在处理价格差异时,应付账款部门人员超越了他们的权限。使用人工方法,只能对一个会计期内处理的数以千计的发票中的一两百张样本进行检查,因此审计人员通过比较发票价格和采购订单价格来确认价格准确性时,只能用抽样方法。IT环境下,通过ACL的连接功能,将付款凭证文件和采购订单文件中的数据连接起来才能进行比较,审计人员可以对需要检查期内的文件中所有发票的价格进行检查。实务中,ACL生成的输出文件可能非常大,直接浏览这些文件,寻找差错费时费力,因此审计人员常常使用过滤功能,过滤掉所有订单金额和实际金额相同的记录,只剩下价格有差异的记录;再结合ACL的其他功能,审计人员可以分析记录价格的总差异,并对其重要性作出判断。

　　三、存在与发生、权利与义务认定的测试

　　对已授权的采购订单,只要从有效供应商处接收到存货就意味着债务的发生。但是,很多公司的会计信息系统在收到供应商的发票时,才确认债务,并记录为一项应付账款。供应商发票经常落后于商品的接收,通常情况下,债务实现和确认之间的时间差不会影响财务报告。但在每个会计期末时,收到存货的供应商发票通常要到下个会计期才能收到,也就有可能没有包括在应付账款账户中,审计人员应相应调整债务记录。

　　(一)查找未记录债务

　　查找未记录债务涉及付款凭证文件和验收报告文件。在一个会计期内,每条存货验收记录都应该与相应的付款凭证文件中的记录相符。审计人员再次使用连接功能,将采购订单文件和验收报告文件连接起来。两个文件的连接需要以同一个关键字排序,即采购订单号。因为付款凭证文件已经按照采购订单号排序了,所以排序后的文件也可用于这项测试,只有验收报告文件需要按照采购订单号重新排序。此时的输出文件中只需含有与主文件(验收报告文件)中不相符的记录清单,即那些审计人员试图确认为没有被记录为债务的验收报告记录。如果输出文件不为空,即表明存在与验收报告文件不相符的采购订单文件记录,审计人员必须检查和判断是否对应付账款余额做了适当调整。

　　(二)查找未授权支付凭证

　　对于应付账款高估的风险,审计人员应选择付款文件为主文件,验收报告文件为从属文件,重新连接,输出文件为公司没有付款凭证对应的存货验收记录。这可能意味着付款的批准只是基于收到供应商的发票,而没有检查订购的货物是否已经验收入库。没有验收记录的付款凭证可能隐含一个舞弊,或者当内部控制环境较差时,对同一笔采购重复付款。