ACL软件采购付款过程审计论文

　　IT环境中的采购付款流程是企业级会计信息系统的重要组成部分,如图1所示。与传统手工业务处理相比,IT技术的应用、企业业务流程的重组及其在ERP等系统中的固化,使得采购付款流程的风险管理、内部控制、审计与舞弊调查方面,尤其是对应的实质性测试程序具有极其显着的特点,集中体现在获取数据、准确性和完整性认定的测试、存在与发生和权利与义务认定测试三个方面。

　　一、获取数据

　　实质性测试涉及到从电子会计文件中提取数据,并加以分析。为此,审计人员需要对产生这些数据的系统和控制,以及存储这些数据的文件的物理特性有所了解,并借助诸如ACL①之类的CAATTs软件实现。确认文件的正确版本对审计人员至关重要。为此审计人员必须了解会计信息系统中文件备份的步骤,而且只要有可能,就应使用原始文件。虽然使用ACL可直接读出大部分的顺序文件和关系型数据库表格,但是复杂的文件结构在分析之前,需要简化。简化需额外的步骤和特殊程序来创建一份源文件备份,该备份的格式是ACL软件可以接受的。如果公司的系统人员运行简化处理,审计人员必须确定其所使用的是源文件的正确版本,并且所有相关的数据都已转移到备份文件中。

　　(一)存货文件

　　存货文件含有每种存货的数量、价格、供应商以及仓库地点等数据。系统首先检查存货文件中的记录,找出需要订购的货物。当货物被出售或用于生产后,存货文件记录中的存货数量字段值就要自动减少。随着各项存货数量的减少,当现存数量低于再订购点时,系统再测试该再订货的其他条件,如符合,系统则自动生成采购订单,并发给供应商,同时在采购订单文件中增加一条记录。现存数量将一直保持在低于再订货点,直到从供应商处收到货物,这个过程可能要几天或几周。为标记已订购的货物,防止系统重复订货,在存货记录的采购订单号字段会填入系统产生的订单号;否则,该字段值为空。

　　(二)采购订单文件和采购订单产品项目文件

　　采购订单文件包含向供应商发出订货的记录。在货物抵达之前,记录一直保持开放状态。把接收报告编码填入指定字段后,该记录当即关闭。采购订单产品项目文件包含全部订购项目,因为每个交易会涉及一个或多个产品,采购订单文件中的每条记录可以对应采购订单产品项目文件中的一条或多条记录。采购订单号和项目编码这两个字段组合起来共同构成了采购订单产品项目文件的主关键字。同时,这两个字段还提供了采购订单产品项目文件与采购订单文件、存货文件之间的联接。

　　(三)验收报告文件

　　当订购货物从供应商处抵达公司后,验收部门要进行清点、检查,并编制验收报告文件。验收员通过网络系统终端,输入验货信息后,系统执行以下任务:1.增加存货文件中显存字段的值;2.将采购订单号字段重新设置为空值,并取消再订货条件;3.新建一个关于验收事件的日志记录;4.将验收报告编码放入指定字段中,并关闭采购订单文件。

　　(四)付款凭证文件

　　对于大多数公司而言,订货、验收和付款中的金额差异是法律关注的问题,必须在批准向供应商付款前将其解决。应付账款部门的雇员检查采购订单文件和验收报告文件中的对应记录,并将这些记录与供应商发票比对。如存货项目、数量和价格相符,则编制付款凭证。按照供应商的贸易条款和公司的付款政策,填入支付日期并过账。在每一个付款日,付款应用程序选择到期的应付账款记录,通过在支票日期字段输入当天日期的方式,将该应付账款项目标识为“已付”,同时签发支票,寄给供应商。支付凭证文件向审计人员提供了以下三个重要信息:1.记录收到供应商发票的时间和实际数量;2.在此期间交易账户中所签发支票的日记账;3.在任何一个时点上,付款凭证文件中的开放项目代表的就是公司所欠的应付账款余额。上述文件都需要根据其物理存储位置和逻辑存储结构在ACL软件中先行定义文件,在实质性测试阶段,审计人员才能采用ACL软件访问并提取这些文件中的数据。

　　二、准确性和完整性认定的测试