另外，基地工作人员应充分了解来访人员的文化背景尤其是饮食上的喜好和禁忌。例如，穆斯林通常不吃猪肉，并且不喝酒;一些信奉观音的佛教徒在饮食中尤其禁吃牛肉，这点要招待港澳台及海外华人同胞时尤要注意;英美国家的人通常不吃宠物、稀有动物、动物内脏、动物的头部和脚爪。在宴请外宾时，尽量少点生硬需啃食的菜肴，因为他们在用餐中不太会将咬到嘴中的食物再吐出来，这也需要顾及到。往往像炸春卷、煮元宵、蒸饺子、狮子头、宫爆鸡丁等，在我们看来虽不是佳肴美味，但因为具有鲜明的中国特色，所以受到很多外宾的推崇。当然，菜品的选择还要考虑到来访者的年龄、身体状况等其它因素，在不造成浪费的前提下，充分体现我们的诚意和盛情，使来访人员有宾至如归的感觉。

　　还有一点需要注意的`是，必须提前考虑来访人员的需要，为其制定来访日程，并尽量做到内容丰富。有些老师经常忽略这一点，认为基地请这些学术大师、学术骨干来，就是为了搞学术研究，而事实上很多来访人员都是一些国外知名大学、科研机构的领导或负责人，他们来访的目的往往是希望能够继续拓展在基地的合作深度和广度，吸引人才，寻求更大的合作空间。来访日程中应多安排一些学术交流、宣讲会、参观等，使来访人员在较短的时间内获得最多的信息，达到他们的心理需求。从基地方面讲，这样做也有利于工作人员充分准备接待活动，使工作有条不紊地展开，避免忙中出错。·

二、健全制度，动态调整

　　高校海外引智工作会涉及到科研、人事、外事、教学、财务等多个层面，具有一定的复杂性，所以必须有健全的规章制度，才能保证计划的有效执行。一个问题往往不是靠单一部门就可以解决，加之中外文化和语言上的差异，经常会使来访人员感觉到“和中国人打交道很困难”。从情理上讲，也不可能让他们自己出面和这些部门去直接交涉。作为联系中外双方的纽带，学院外事助理或外事秘书必须兼顾双方的利益，本着公正、公平的原则去协调各部门间的关系，得出令中外双方均能认可的处理方案。院级、校级乃至国家级的部门之间既要明确分工，又要精诚合作，才能将基地的服务功能功能发挥到最大程度。

　　另外，在基地成立之前，引智基地办公室已经根据外专局的要求，结合学校的实际情况，制定过本校引进海外人才的相应政策。但是随着工作的不断展开，相当一部分政策和规定是需要进行调整的，所以外事助理或外事秘书需要在实际工作中多观察、多动脑、多总结，密切跟踪已有的政策是否符合中外双方的需要，是否需要进行改进或调整;之前规定的办事流程是否可以简化，使得办事效率得以提高;有哪些条款容易引起质疑，还需要进一步细化和解释……这些问题往往是学校层面政策制定者更需要了解的，只有他们得到了反馈意见，才能在现有基础之上不断健全制度，并且将基层意见和基地的运行情况及需要及时反馈给教育部、外专局，形成上下贯通、整体联动的海外引智体系，与校外单位共同推进工作，争取打造以引进海外人才为核心的“一站式”服务平台，简化工作流程，减少“出现问题找不到能解决”的情况，提高海外引智工作的有效性和成功率。

三、充分准备，遇事不慌

　　无论我们前期考虑得多么周全，也难免有意外或随机事件发生。诸如天气、交通拥堵等原因造成的航班晚点;来访人员因不能适应异国气候等变化而生病，致使原定计划必须变更或取消;来访人员因个人意愿突然改变计划等等。

　　在日常工作中，这些状况随时可能出现，并且因人而异，具有不可预见性。因为服务的对象是外籍学术大师、学术骨干和基地的科研骨干，时间都很宝贵，遇到这种意外事件难免会出现焦急、歉疚的心理。这时，外事助理或外事秘书首先要保证自己心态平和，千万不能产生情绪上的波动，一方面要做好来访者的心理疏导工作，另一方面要及时向基地参与工作的人员做好解释工作，获得他们的理解，再根据情况的变化适时、合理地调整接待日程。如果需要更改航班班次或帮来访者联系治疗、陪护，情况就会变得更加复杂，这时可以安排语言过关、热心细致的学生来协助工作，千万不能有“凑合”、“差不多”的想法，因为这种意外如果处理得好，不但可以使损失或尴尬减少到最小程度，而且会在外宾身处异乡、感到无力的时候给予他们最及时的帮助，为中国人争取良好的印象，使他们喜欢中国、喜欢中国人、相信中国人，并愿意和中国人打交道，为日后开展进一步交流与合作创造可能。