电子档案信息化管理剖析论文

摘要：

计算机的开展，为我们生活的各个方面带来了便利，应用办公室软件系统或其他软件对文件进行管理越来越便当，在档案管理方面我国很多中央都采用了信息化的技术，但是仍有一局部档案由于时间的长远以及重要性，没有被信息化。信息化档案建立会大大的便当我们档案的管理和查阅工作，但是电子档案依赖于电子设备，假如设备呈现问题就可能面临档案失效，同时把档案存在放在网络上容易被别人入侵，档案平安性不高。本文剖析了电子档案的信息化管理的优点及缺陷，并讨论了电子档案将来的开展趋向。

关键词：

电子档案管理论文

　　如今的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的状况，在一些新的机构或单位普通都采用电子档案的管理，由于电子档案有着快速直观的特性，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保证档案的平安性或者材料太难整理没有完成电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋向，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺陷，但是这些缺陷是今后能够处理的，最重要的观念的改动。

1电子档案是档案开展的趋向

　　电子化、信息化办公为我们的工作的便利性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的开展，定制类软件降生，办公质量和速度得到更多的提升。因而档案的电子化和信息化也是开展的必然性。由于电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地请求小，在贮存大量的档案时不需求档案室，不需求房屋和场地的请求，有足够装置电脑的位置即可。大大减少了场地本钱。第二，电子档案记载信息和查找信息的速度快，相比拟传统及档案室设计，电子档案只需求简单的操作几下鼠标和键盘就要能够查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需求共享时，电子档案能够快速完成材料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常呈现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，可以很好的辨认。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难识别。

2电子档案存在的缺陷

2.1电子文件的平安性和长期保管性问题

　　电子数据的保管凭仗的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对应用计算机数据存储档案，由于看不到数据的详细存在一直对档案的平安性抱有疑问，电子档案在长期保管中遭到计算机硬件的影响，假如存储的硬盘损坏。将代表一切文件都可无法找回，但是应用最近的云技术能够摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺陷，那就是平安性。电子档案可能被不法分子入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作形成文件不可修复性破坏等问题，也是电子档案的平安性的重要问题。但是一切办法都不是圆满的，传统文件档案管理也可能面临火灾，偷盗等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰才能差，同时数据修复才能较低，但这些是逐步能被修复和改善的。

2.2纸质和电子档案并存的.问题

　　关于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民意中一向有着“白纸黑字”的想法。因而，局部地域并未大范围的提高电子档案，其纸质档案仍然占有大局部的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案提高和信息化管理工作。从目前的状况来看，两种档案方式并存问题主要表如今以下几个方面：第一，纸质档案常常会由于对环境请求较高，因而在持久的保管后，字领会含糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大;第二，局部秘密档案或者是及其重要的文件，必需经过纸质档案来保管;第三，电子档案的工作并未得到一切人的信任，呈现问题的时分，并不能第一时间找到纸质档案来比照，由此在客观上构成了档案方式的抵触，社会言论的压力也在客观上为电子档案工作形成了不小的影响。