第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

　　机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

　　机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　第十一条档案管理员工作职责：

　　（一）热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的文明建设服务。

　　（二）加强与各科室的沟通，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

　　（三）坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度，提高警惕，防止失密、泄密等事故发生。

　　（四）积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。

　　（五）做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

　　（六）切实做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的“八防”工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。

　　第十二条档案室管理制度：

　　（一）档案室是存入各类档案的重地，档案室钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

　　（二）档案室要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

　　（三）档案室内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查档案室，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在档案室内严禁吸烟，确保档案室安全。

　　（四）档案室内档案分类存放，排列要整齐有序，便于查找。不得在档案室内存放个人物品或堆放杂物。

　　（五）要定期进行档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。

　　（六）档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案室的交接手续。

　　第十三条档案借（查）阅制度：

　　（一）明确分管领导和档案管理员职责，实行专人专管。

　　（二）管理员做好借阅登记簿的登记记录（借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间）。

　　（三）本单位工作人员因工作需要可以直接与管理员借（查）阅，只可在本单位范围内借（查）阅。

　　（四）本单位工作人员因工作需要或帮助外单位借阅并带走，须经分管领导同意和外单位的介绍信（证明）方可带走。

　　（五）外单位工作人员借（查）阅档案要持介绍信（证明），经分管领导批准后，方可借阅或带走，管理员登记借阅人员情况，借阅目的和范围。

　　（六）没有特殊情况，档案材料一般只准在档案室内借阅，未经分管领导批准不得带走。

　　（七）借阅期限不超过一周，确需延期，须经分管领导同意并另行办理借阅手续。

　　（八）借阅者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。借出的档案不得转借他人，不准带到公共场所查阅。

　　（九）借阅者需摘抄（复制）档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄（复制）的内容经管理人员校对并加盖我办公章后方为有效。

　　（十）借阅者带走的档案复制件，不得擅自以任何形式全文公布或复制。

　　（十一）借阅者要爱护档案，不准擅自摘录、复印，更不得拆开、调换、污损、涂改、圈点、做任何记号、勾线、折角、添字、抽页和损坏档案等，查阅时严禁吸烟。

　　（十二）归还档案时，档案管理人员必须详细检查，核对无误后，且借阅双方交接清楚，并在借阅登记簿上进行注销。

　　（十三）归还档案时，如有发现档案缺页、损坏、丢失等情况，要严厉查处并且在登记簿上对借阅者或借阅单位做不良记录。

　　（十四）借阅者如果不按时归还，经请示分管领导后，不再安排下一次的借阅。

　　第十四条档案保密制度：

　　（一）档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

　　（二）定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。