?二?正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

?三?进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”?《中华人民共和国保守国家秘密法》第１６条?。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

３、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：?１?提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。?２?建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。?３?编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。?４?准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。