浅谈ERP系统管理

　　一、ERP系统的应用

　　企业应用ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）系统的目的之一就是加强对企业内外部资源的计划与控制[2]。ERP的投入是一个系统工程，与其他固定资产设备的投入和产出比较，并不那么直观、浅显和明了，投入不可能马上得到回报，见到效益。它所贯彻的主要是管理思想，这是企业管理中的一条红线。它长期起作用、创效益，在不断深化中向管理要效益。此外，实施ERP还必须因地制宜，因企业而别，具体问题具体分析。首先，要根据企业的具体需求上相应的系统，而不是笼统地都上小型机，或者不顾企业的规模上 WindowsNT，这样长期运作，对企业危害性极大。其次，这种投入不是一劳永逸的，由于技术的发展很快，随着工作的深入，企业会越来越感到资源的紧缺，因此，每年应有相应的投入，才能保证系统健康地运转。中国ERP系统应用的效果并不理想。ERP是一个应用软件系统，是在MRPII软件系统的基础上扩展了管理范围、基本思想。是将企业的业务流程看做是一个紧密连接的供应链，并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统，如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等，可对企业内部供应链上的所有环节。中国ERP系统发展的主要基础是其一个子系统：财务系统，例如，国内ERP系统的生产厂家用友软件就是从做财务软件起家的。因此，国内的ERP系统带有明显的财务软件特色。如何有效发挥ERP系统的强大信息处理、存储能力，使之为加强企业内部管理、提高微观经济效益服务是企业所关心的问题的之一。对于企业管理者而言，企业要在复杂多变的经济环境中生存并繁荣下去，需要加强会计工作的管理职能，要将其提高到一定的战略高度。但是，ERP系统的实施对企业管理会造成什么样的影响？这种影响有多大？这是企业管理者在决策是否进行ERP系统时所困惑的问题。

　　二、ERP系统对企业管理的影响

　　一般来说，如果ERP系统仅在财务部门应用，只能实现财务管理规范化、改善应收账款和资金管理；仅在销售部门应用，只能加强和改善营销管理；仅在库存管理部门应用，只能帮助掌握存货信息；仅在生产部门应用只能辅助制定生产计划和物资需求计划。只有集成一体化运行起来，才有可能达到：降低库存，提高资金利用率和控制经营风险；控制产品生产成本，缩短产品生产周期；提高产品质量和合格率；减少财务坏账、呆账金额等。这些目标能否真正达到，还要取决于企业业务流程重组的实施效果。一个ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统，其核心管理思想就是实现对“供应链（Supply Chain）”的管理。软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。为了达到预期设定的应用目标，最基本的要求是系统能够运行起来，实现集成化应用，建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。这种集成的系统意味着数据一旦进入系统，就能够在系统各个部分使用，减少了传统业务中的多次数据录入。这样有可能改变传统业务的工作流程，也就是说ERP系统的使用通常意味着业务流程再造。已有研究表明，ERP系统成为了业务流程和企业结构再造的最大动力而不仅仅是业务功能的变革动力[3]。ERP系统的应用使得企业各部门间信息共享程度提高、团队工作协调性提高。从而，企业的组织结构更加扁平化。国外学者的研究表明ERP系统在企业中大量采用使得企业财务会计人员和管理会计人员有减少的趋势，作用有所下降[3]。ERP系统的应用使管理者们能够及时得到企业作业多元化信息，将更多的精力投入企业成本和预算中去。已有的研究通过对报表和会计工作的关系比较，发现计算机技术的使用和管理信息系统的应用意味着管理者可以更加快捷、及时的获取成本、作业信息[4]。因此，管理者不用为了得到财务人员提供的报表而等待，提高了决策的效率。

　　三、应用ERP与企业的关系

　　对于现在的企业管理者而言，任何的投入必须产生回报，否则就是利润的.损失。因此对于信息化的投入，到底能给企业带来什么回报，这是所有企业经营决策者在作出决定时最关心的事，我想这也是这些年围绕着企业实施ERP的是是非非的根本所在。信息化的投入，特别是ERP项目的投入，是一项特殊的投资。首先，这种投资不是一个一次性的投入过程，企业一旦选择信息化之后，可能产生一次性的购买硬件和软件的费用，但随之而来的相应的维护和服务确是一项常年的投入，特别是由信息化而引发的对企业整体人员基本素质的提高的需求，更是需要一个长期的培训投资过程，因此一般评估信息化的投入，我们采用的是总拥有成本（TCO）这样一种说法，它包括有资源的成本、管理的成本、技术支持的成本和最终使用的成本。其次，管理信息化是一个综合性的项目，它涉及的是一个企业的方方面面，因此很难有一个绝对化的指标来说明它所产生的回报，所以给人们造成的感觉是在信息化中只有投入，没有产出，从而使管理者不能明确其要害，要么盲目投入，要么不愿意投入。第三，信息化的建设需要一个较长的周期，在这一过程中，企业管理将经历一个痛苦的转变过程。由于企业的经营是一个连续的过程，旧的管理模式不可以在一夜之中被打破，新的管理模式也不可能在一夜之间被确立，双方的磨合和逐步的替换，使得人们的管理工作量在某一时期将大大的增加，其间很多没有预计的成本将不断产生。由于这种投资的特殊性，很多管理者在投资之初并没有作好充分的准备，因此往往会出现项目的拖延，甚至半途而废，其结果是产生了更多的投入，去弥补他们认为的失败，造成花了很多钱，却造就了一个吃钱的系统。那么如何避免这些不良结果的发生呢？其实很简单，就是在决定投入的时候，就明确的知道我们需要产生什么样的信息回报，也就是要建立一个项目的评价体系，以明确的、量化的基准来判断应该做什么样的计划，应该做什么样的投入，应该得到一个什么样的结果。随着企业市场化、管理自主化程度的提高，企业的经营者需要的评价体系的根本点，已经从对业务过程的评价，提升到对企业价值的评价的要求，除了对“库存量”、“资金周转期”的要求外，更要求对“企业投资回报率”、“市场价值”、“股东投资增值率”等的评价。因此对于一个ERP项目而言，更需要一个全面的评价手段，来明确地反映它的项目效果，也就是要了解信息的回报到底有多大。相当多的企业畏于ERP系统的高失败率和ERP系统可能给管理带来的影响而出于观望状态。