四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

　　五、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

第三条 办公用品购置领用规定

　　一、办公室负责公司办公用品、办公设备、低值易耗品的采购、保管与发放。

　　二、各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室、由办公室文员列表报办公室负责人审核，较大金额物品由须总经理批准，统一购买。

　　三、负责购发办公用品的人员要建立台帐，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。

　　四、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作;除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室主任批准方可领用。

　　五、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、优质、库存合理、开支适当、妥善保管。

　　六、各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品，并指定专人管理办公用品。

　　七、办公室统一建立各部门耐用办公用品档案，并定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。

　　八、办公室负责收回集团调离人员移交的办公用品和物品。

　　九、劳保用品的'配给，由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。

第四条 档案管理规定

　　一、归档范围：

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

　　二、档案管理：

　　1、专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　2、要分门别类的整理与归档，做到方便查询，科学分类，保存完整。

　　三、档案的借阅与索取：

　　1、总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;

　　2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管批准，并办理借阅手续;

　　3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案应由办公室主任批准方可摘录和复制。

　　四、档案的销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

　　2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第五条 印鉴管理规定

　　一、公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

　　二、公司印鉴的使用一律由主管许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

　　三、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

　　四、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第六条 介绍信管理规定

　　一、介绍信种类：存根介绍、信笺介绍、证明信(材料)。

　　二、介绍信一般由办公室负责保存。

　　三、介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门负责人签字后办公室审批，重要事宜需由公司总经理审批，方可开具。

　　四、严禁开出空白介绍信。

第七条证件年检办理规定

　　一、公司各类证件年检与考核工作包括：营业执照、组织机构代码、安全生产考核、资质证考核、工程规费考核及三类人员、造价员、建造师等的培训与考核工作。

　　二、办公室主任负责公司的每一项有关资质考核和年检工作，并安排文员具体工作事宜，由文员经办，不得贻误。

第八条对外接待工作

　　一、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话，插话，争辩，讲话时声音适度，有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解、冷静对待，及时上报。