三要回避禁忌

　　秘书在与别人交谈时，应当把握好“度”。在态度上要注意克制，不要引起对方的不快，不可一言不发，不可没完没了。不可讽刺挖苦，不可骄傲自大。在内容上要慎重斟酌，千万不要犯忌，不宜对自己的单位或领导横加非议，必须时刻维护单位的声誉，绝对不能对自己的领导、同事、同行说三道四。不应涉及对方单位内部事务，不要涉及对方弱点与短处。同时，如果双方不是十分熟识，也不要涉及对方的个人隐私，如年龄、收入等。

　　交谈的方式

　　与他人交谈，既要注意具体内容，又要注意表达方式。可根据不同的情况，采取以下几种不同的谈话方式。

　　一是扩展式。指交谈双方就某些共同关心的问题进行由此及彼、由表及里、由浅入深的讨论。

　　二是评判式。指在交谈过程中听取对方的观点以后，在适当的时刻，以适当的方法，恰如其分地进行插话，来发表自己就此问题的主要看法。

　　三是倾泻式。指在谈话时对对方毫无保留，将自己的全部想法都全盘托出，也就是人们通常所说的“打开天窗说亮话”。

　　四是静听式。指与别人进行谈话时，自己主要是洗耳恭听。

　　五是启发式。指交谈中的一方主动帮助不善表达的另一方，在话题的选择或谈话的走向上给对方予以引导、支持、鼓励，以帮助对方在谈话中得以采用恰当的方法来阐述自己的见解和主张。

　　六是跳跃式。指在交谈过程中，某一话题在无人呼应时，为避免谈话者感到尴尬，或者是谈话出现冷场，因而跳出原先谈论的范围，转而挑选出令大家都感兴趣的话题。

　　电话礼仪

　　因此秘书必须具有我代表公司的意识，这样，不但树立了自己的良好的形象，同时也把自己公司的良好形象留给了对方。

　　秘书接电话礼仪

　　接听电话第一声应说：您好，然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。作为秘书，应掌握接电话的规范：

　　随时保持笑容

　　打电话是从语言和声调开始的。在接电话的过程中，你的眼睛、手势以及各种形态的动作，对方都看不到，因此这时打电话的语气和声调就显得格外重要。人在微笑时说话的声音，会使人感到柔和、舒服。所以，在接听电话时，应随时保持笑容。

　　姿态正确，声音清朗

　　在接听电话中，虽然通话双方互相看不到对方，但你的心理状态、当时的心情和心境，都会非常微妙而又非常真实地反映到语调、语气上来，所以，在接听电话时，不可以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。这样，会使对方明显地感觉到你对他的不尊重。

　　不要让电话铃响的太久，电话铃声响两下时，要迅速拿起电话，这时一种避免让对方久等的礼貌做法。

　　如果在特殊情况下，铃声响几声后才接电话，应向对方致歉，这样才会使对方对你产生良好印象，认为你很有礼貌、很有修养，同时也会对你的单位产生良好的印象。

　　用左手我电话，右手执笔

　　接听公务电话时，一定要用左手持话筒，右手执笔，一边交谈，一边记录电话内容。

　　正确记录所要传达的事

　　企业电话讲究效率第一，电话的记录传达宜求简洁明了，最忌讳拖泥带水，不得要领。在做电话记录时，要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

　　理智地回答一般性的询问

　　对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对态度粗暴语言粗鲁的来电，仍应保持你的礼貌和职业性语言，不和他争辩和顶撞。

　　记准电话，以免打错

　　如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对方说：对不起。

　　选择恰当的拨打时间

　　如无紧急情况，一般白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，减少占用时间。

　　拨打电话前应做好充分的准备

　　通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结结巴巴的通话。

　　发传真时的礼节

　　如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。