1.帐务处理过程确定可查

　　我国现行的会计制度在很多具体会计处理方法方面具有可选择性,如高新技术企业固定资产折旧,国家规定可以选用加速折旧方法。当然,企业也可选择常规折旧方法,这就使会计具体业务的处理具有不确定性。审计人员在进行审计时,必须充分了解企业对各项业务的具体处理方法,才有可能对所选处理方法的适当性和核算的正确性提出意见。与此同时,作为通用管理型软件,软件设计一方面应充分考虑不同企业对各种不同会计处理方法的需要,在软件中预置选择菜单;另一方面,也应注意在用户选定某一处理方法后,对这一信息予以披露与保存,以便审计人员在需要时随时调用。

　　2.为审计测试预留通道

　　在管理型软件中,仅保留处理方法的名称、过程、公式还远远不够。审计人员为证实业务处理的实际过程、方法,往往需要进行测试,即虚拟一次业务运作过程,检查其结果与预期结果是否相符。这种方法可以有效地验证核算过程是否与设计一致,但是,如果审计人员不能及时消除这些测试的影响,这种方法也有可能导致系统数据的混乱。恰当的解决方案是在软件设计时即为以后的审计测试留下通道,既方便审计人员的随时测试,也不会造成对整个系统数据的影响。

　　系统分析过程

　　会计电算化系统是一个比手工会计系统更为高级、复杂的信息处理系统,美国协会在第3号《审计准则公告》中将会计电算化系统的内容控制分为一般控制和应用控制两类,这代表了西方审计界普遍接受的见解。我国的一些学者则主张将内部控制分为程序控制与制度控制两类。其中,制度控制与软件设计无关,在此着重讨论满足程序控制对相关软件设计要求。

　　1.输入控制

　　在会计电算化系统中,系统依据录入或系统自身采集的原始数据产生各类信息。因此,这些原始数据的质量至关重要。管理型软件应具备的数据输入控制大致有:

　　设立科目对照检查：当输入会计科目号码时,系统首先在参照文件中查找。如查找不到,或查找到的科目在屏幕上显示后表明不是要输入的科目,则提示纠正措施。如输入的科目名称不规范,则废弃已输入的科目;若确认为新增科目,则将该科目追加到科目对照文件中。

　　合理性检查：对输入的数据根据其意义设置一个合理性区间。如果输入的数值超出区间范围,系统应发出提示信息,要求检查输入数据。

　　信息类型检查：对输入的数据或摘要等信息确定输入的合理类型。当应输入数据时,不能有字母、符号、汉字等非数值型信息;当应输入摘要时,则限制数字的输入。

　　试算平衡检查：对输入的每笔交易都应进行试算平衡检查,查其借方金额之和是否等于贷方金额之和。在某一会计期间所有输入结束后,还应对总额进行试算平衡。

　　2.处理过程控制

　　处理过程控制设计的目的是保证处理步骤的适当性。在手工核算系统中,这一功能是靠复核工作完成。在会计电算化系统中,由于操作员并不能观察到有关数据的处理过程,所以审计人员对此应予以足够的关注。

　　管理型软件的设计要力图能维持手工核算下的合理处理过程。但是,我国原有财务软件在这方面的设计并不尽如人意。如在存在未过帐业务时均能结帐,且无特别提示等。值得一提的是,软件在打印含有未过帐业务的报表时,在所打印的报表上应作出特别的说明,以防与最终的正式报表产生混淆。

　　3.输出控制

　　输出控制的目的是保证输出资料的准确、可靠。输出控制的措施有很多,在此,仅选择其中最基本的几种要求来考查各软件输出控制的有效程度。

　　(1)打印预览功能可让操作者在实际打印之前对打印输出的内容、格式进行最后的审核。一旦发现存在错误偏差,能立即予以修正。这是一项很有价值的功能,尤其体现在它能减少无效输出资料的数量,从而降低了无效输出资料混入有效输出资料的可能性。

　　(2)对各类输出资料的控制与区别。不论是手工会计核算还是会计电算化,错误的存在总是难免的。在错误修改前后的系统输出资料,如打印的帐簿、报表等,应能予以明确区分。这就要求在打印输出资料上标明打印的日期、时间和序号,系统应能对所有的打印输出进行登记。进一步讲,这一功能还有防止私自篡改帐簿、报表等现象的作用。一般而言,财务软件均能在输出报表上注明报表所属的会计期间,但报表打印的具体时间,则不在输出报表上给出。更为重要的是,系统往往都未对所有的打印输出进行严格控制,未对输出的报表标明序号。如97年11月资产负债表这是第8次输出,则应在报表上标注"8"。如果说通过打印日期、时间区别报表并不十分可信,因为系统日期、时间能被方便地改动。那么,在报表上标注序号,并且在审计时要求将本期所有输出报表都提供给审计人员,就能够有效地防止报表混淆或有意改变报表内容的情况发生。我们看到,系统日志是为审计人员提供审计线索的有力工具,但是,有的软件未能较好地实现这一功能,还有一些软件竟允许操作人员对其进行删改!这样的系统日志不但不能发挥其应有的作用,反之还可能对审计人员造成误导。