随着现代企业的科学管理程度不断加深，传统意义上“被动接收”和“看堆守摊”文件管理和档案管理观念已经成为提升档案工作效率和效果的桎梏。为确保电子文件真实可靠、完整安全，企业应确定电子文件管控范围，划定通用业务、专业工作和其他需要管控的电子文件。通用业务文件包含协同办公系统运转的电子公文等内容，专业工作文件包含电子商务、ERP等业务信息系统上形成的表单和数据等内容。档案人员应通过调研、分析等手段，加强与业务人员的沟通，划定档案收集的文件范围、元数据和背景信息、文件分类等内容，将档案管理提前延伸到文件的形成阶段并建立档案信息系统与业务信息系统的对接，实现对关键电子文件的直接管控。

　　3、创新管理手段，提升电子文件归档质量

　　企业应创新管控手段，对电子文件归档管理中全面实施标准化管理。一是对电子文件实行全方位、全过程、全覆盖，把本单位所有应归档的电子文件全部纳入企业管控和档案管理范畴，构建“统一策划、统一管控、统一标准、统一技术、统一平台”的工作局面。二是创新管理手段，充分利用融合职责、制度、标准、流程、绩效等管理要素于一体的“五位一体”协同管理平台，一方面优化交接、归档、保管、销毁、验收、评估等档案业务流程和归档标准、档案整理标准和重要档案管理表单，在“五位一体”协同管理平台中与相关部门的工作岗位进行匹配，规范文件形成部门管理行为；另一方面，应以工程项目档案管理为重点，梳理工程建设节点的重要表单，在“五位一体”协同管理平台中的各个基建业务流程中进行匹配，使工程管理人员清晰掌握档案管理的技术标准、管理标准和工作标准，使档案管理的要求与基建业务工作实现了有机融合，不仅可以提升归档效率，还能保障归档文件的质量。

　　4、完善制度保障机制的建设

　　为优化和规范管理计算机环境中产生的文件和档案资源，企业应该一方面认真落实《纸质档案数字化技术规范》、《电子文件归档与管理规范》、《文书电子文件元数据方案》等规章制度和管理标准；另一方面根据企业业务工作特点，制定出台本单位的电子文件管理规定、档案工作管理办法、档案工作考核评分标准、公文处理办法、公文考评规则等一系列内部规章制度，形成电子文件的收集归档的常态化机制。此外，企业还应将电子文件管理纳入对职能部门、基层单位主要负责人年度业绩考核指标，对各单位公文管理、档案管理和知识管理情况通过进行过程控制。同时，应采取工作情况通报、互查评比、年度专业工作讲评、评先评优等多种形式进行监督和考核，从而起到制度约束和监督管控的作用，形成规范电子档案收集和归档的氛围。

　　总之，企业信息现代化进程的加速，不仅拓展了传统档案管理的空间，也为档案事业提供了更为广阔的平台和空间。作为信息化环境下档案管理的重要对象，电子档案具有传统文件无可比拟的优势，应用的深度和广度也将不断拓展。本文对于信息化带来的“泛在环境”下档案管理中存在的一些普遍问题，提出了上述简单方案。作为一名档案管理人员，应不断分析总结信息化环境中档案管理的新问题和新实践，“在彼此互惠的前提下确保所有参与者的积极性和主动性，使信息资源共享得到持续健康的发展”，积极探讨新形势下的档案管理新思路，为规范档案收集管理行为、提升档案工作的质量和效果提出切实可行的规划，积极服务企业的持续发展。