（二）新的业务流程

　　有学者曾指出："计算机应用到了一定程度，不可避免地要改变业务流程。"[7]电子环境下，原有的许多观念与做法都不可避免地要发生相应改变，原有的业务流程也要改变。在传统的档案管理中，文件的生成、归档和最终处置三个环节将文件生命周期清晰地划分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。[8]

　　文件的生成、收集、整理、鉴定、归档、移交或销毁等管理环节都是相对独立的，并形成前后衔接、在顺序和时间上不可逆的、单一性的线性流程。[9]在电子办公环境中，文件管理环节之间的界限逐渐模糊，不同的业务环节交叉进行或同时进行，各管理阶段的界限不像在纸质环境中那么明显，导致各个环节出现互相穿插、互相衔接、我中有你、你中有我的复杂关系，业务流程变得多样而复杂。[10]

　　三、电子政务环境对档案工作本质的影响

　　保管载体、保管环境的变化是否会对档案管理活动造成根本性的改变？是否需要构建全新的管理理论？厘清这些问题，就必须明晰电子文件管理活动变化的本质，即管理理论最本质的两个方面--逻辑起点与管理职责是否发生改变。如果这两个方面发生了改变，那么必然要构建新的管理理论体系，但如果只是由于载体的不同而引起管理方法、管理流程的相应调整，那么这种变化就不是根本性的，就没有必要完全抛开传统的档案管理理论。

　　（一）逻辑起点档案部门在纸质档案管理中的逻辑起点是明确的：

　　业务部门按规定将需要归档的文件移交给档案室，标志着文件工作的完结，标志着文件管理权限与管理责任的转移，也标志着档案工作的正式开始。[11]

　　而电子环境下业务环节的非线性，导致档案部门管理工作的起点也变得模糊进而引发争议。由于电子文件及其元数据易被篡改、易丢失、易损坏，档案部门必须将归档工作前移，实时在线归档，才能更好地维护档案的真实性、完整性与安全性。尽管归档的时间提前了，但只有在文件归档之后，档案部门才能获得文件管理权限，档案管理工作才能正式展开。因此，从管理的逻辑起点看，无论是纸质档案还是电子档案，都是始于文件归档。

　　（二）管理职责

　　电子办公环境对档案管理环节最显著的改变是归档环节的提前。尽管管理的时间点提前了，但档案部门仍然是在归档之后才履行管理职责，管理权限并没有扩展。归档前，电子文件的真实性、完整性、可靠性由文件形成部门负责；归档后则转由档案部门负责，文件形成部门可以对档案进行利用，但无权对其进行更改、删除等操作，这与传统的档案管理理论也是相符的。因此，从管理职责上看，电子档案的管理并未发生根本性的改变。综上，电子政务系统中档案室的管理工作有所提前，但工作范围并没有本质性的扩张，管理边界是和传统的管理方式一致的。因此，档案室并不需要推翻已有的管理理论，建立新的电子档案管理理论，而应该清楚地认识到电子政务环境给档案工作带来的"变"与"不变",这样才能正确地把握自己的角色定位，更好地开展核心业务。

　　四、电子政务环境中档案室的角色定位

　　电子政务流程的再造与文档管理活动的变化，虽未触及档案管理理论的本质，但还是对档案室的角色定位造成一定的改变，因此不可避免地要讨论全程管理理论与前端控制理论的合理性与可行性。

　　（一）全程管理理论与前端控制理论的可行性探讨

　　全程管理理论与前端控制理论的定义都是比较简单明了的，但是关于如何操作、如何实施并没有统一、具体的阐释。目前对这两个理论的研究主要存在两个问题：

　　1.构建了理想的管理模式，难以实现。全程管理和前端控制理论构建了一种理想状态，即档案部门可以对文件从形成直至销毁或永久保存的全过程进行统一管理。然而，文件在不同阶段是由不同的部门负责管理的，档案部门与业务部门是平等的业务对接关系，不存在上下级的领导关系。档案室可以对业务部门的文件管理工作提出建议与意见，但并不能实施真正意义上的管理。此外，档案部门包含了档案室与档案馆，它们分属不同的立档单位，档案馆并无权限干涉不同立档单位业务部门的文件管理工作；同理，档案室既不能对前端的业务部门进行管理，也不能对后端的档案馆工作进行监管，而是要接受档案馆对其档案管理工作的指导与监督。因此，无论是从权职划分还是具体分工来看，档案部门都无法实现对电子文件的全程统一管理。