（一）归档滞后

　　由于前期文件形成时间跨度长，投资管理部归档时间严重滞后，导致前期文件管理滞后。前期文件中，通常最后形成的是项目后评价报告，是在项目竣工后，对其进行整体总结评价，这份文件与项目立项时间相比一般会有3-5年的时间差。投资管理部在项目后评价报告形成后，才对全部前期文件归档，移交档案室整编，容易产生遗失等问题。

　　（二）归档质量较差

　　投资管理部根据部门资料管理规范，将需归档的.前期文件分为经济类和技术类两大类，其中经济类主要有四项：项目内部审批文件、施工招投标及合同、建安费用结算管理和项目总投资决算管理。这与档案室前期文件立卷分类标准并不一致，导致档案室接收文件后，需要对文件重新分类组卷，花费很多时间。与此同时，投资管理部将经济类和技术类文件分开归档，归档时间大多不一致，内容重复率高。

　　（三）归档效率较低

　　由于投资管理部并未严格按照档案部门的归档目录进行文件的初步整理，管理规范模糊，导致许多归档文件找不到对应的案卷，立卷内容因管理人员的理解差异而产生不同。前期文件整理不规范，影响了归档文件的质量和效率。

　　由上可知，该大型国企工程项目前期文件按卷管理模式存在归档滞后、质量较差和效率偏低等问题。为了解决这些问题，该大型国企档案室在实践中不断摸索改进，顺应信息技术不断发展的趋势，探索出了更高效的管理方式——按盒管理。

　　四、大型国企工程项目前期文件按盒管理模式的应用

　　所谓按盒管理，是指归档文件根据盒号归档，一盒内包含多个案卷，每个案卷作为盒内的一份独立文件。盒内文件目录只打印案卷目录，不需打印案卷内文件目录，每份案卷以在首份文件右上角粘贴二维码的方式识别。这种管理方式综合了按“件”管理和立卷管理的优点，不但保持了文件在更大范围内的内在联系，还增强了文件管理的灵活性。按盒管理模式需要制度、流程和技术三方面的保障。

　　（一）制定归档目录清单

　　在制度保障上，该大型国企档案室积极与职能部门沟通，双方就前期文件归档范围进行了深入沟通和交流，最终根据双方的工作需求，制定了统一的精确到文件级的归档目录清单。该清单明确了文件类别、文件名称以及案卷题名。该归档清单将前期文件分为立项、设计、建安采购、后评价、投资、财务和施工等七大类，并在每一大类下列出所有文件以及文件对应的案卷，从制度上保证了归档文件的完整性、准确性和系统性，从源头上加强了对归档文件的控制。

　　（二）参与前端控制管理

　　在流程保障上，该大型国企档案室真正参与到项目工程档案前期文件的形成过程中。在项目立项时提出文件材料的归档要求；在检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；积极参与合同谈判，规范文件材料的形成；参与工程项目档案验收工作，实现对前期文件的全过程管理和前端控制，保障前期文件在流程上真正可控。

　　（三）实现在线流转归档

　　在技术保障上，该大型国企工程项目前期文件归档目录清单在制定之初，就是以在线方式存在的，它是档案管理信息系统的一个基础管理模块，对接前端各业务OA端口。文件经各业务系统流转到投资管理部，投资管理部根据项目各阶段文件积累情况，在OA端直接分类打包到档案管理系统。这种模式打通了各相关沟通渠道，提高了文件处理速度和文件管理效率。

　　五、工程项目前期文件按盒管理的优点

　　该大型国企档案室推行的按盒管理模式，与按“件”管理和按“卷”管理相比，具有明显优势，如上表所示。

　　从按盒管理的优点来看，归档目录清单重新梳理了文件之间的关系，确保案卷中都是强关联的文件。所有文件随到随做，更加方便灵活。一般来说，一个案卷内不超过五份文件，新立卷的文件体量小，案卷的划分更加具体。同时，在实际整编过程中，一个工程项目档案的前期文件基本可以放在同一盒内，打破了前期文件分类的概念界限，立卷的概念相对弱化，强化了盒在前期文件归档中的地位。此外，按盒管理简化了管理环节，节约了管理资源。按盒归档，也有助于提供利用。不足之处是对文件略有损伤，这一点主要是对纸质文件而言。从长远来看，按盒管理妥善解决了目前前期文件管理存在的问题，具有更广泛的适用性。