工程项目管理论文(第12页)8

　　一、引言

　　笔者所在单位是一家大型国企，重视档案工作是该单位的一贯传统。1978年12月，在成立之初，该大型国企就设立了专门的档案资料工作机构。1986年6月，该大型国企形成了布局全面、分层合理的档案管理网络。经过三十年的实践发展，该大型国企在档案管理方面形成了一套比较全面成熟的模式，尤其是工程项目档案管理，一直处于行业领先水平。这家大型国企实行工程项目技术资料和档案一体化管理，使得形成的档案可溯、可控和可靠。工程项目前期文件的管理是工程项目档案管理的基础，做好工程项目前期文件管理工作，是保障工程项目顺利开展的前提。工程项目档案管理中前期文件的管理一直是行业内的一个难点。由于前期文件形成时间跨度大、保存较分散、管理滞后等原因，其管理质量和效率一直难以保证。近期，该大型国企在前期文件的管理实践探索中，有了新的突破，提出了全新的“按盒归档”的管理模式，有效提高了前期文件的管理质量和效率。

　　二、工程项目前期文件研究综述

　　本文的工程项目前期文件不仅指项目开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件，还包括项目竣工验收文件。工程项目前期文件主要包括12大类：立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计基础文件，设计文件，建设工程竣工备案文件，专项竣工验收文件，生产技术准备及试生产文件，结算、决算文件，总结、后评估报告、竣工验收会议等文件和房地产权证。

　　在中国期刊全文数据库中以“前期文件”为主题进行检索，共检出51篇文章，剔除内容重复和弱相关文章，得到17篇文章。这些文章主要内容涉及前期文件的四个方面：形成、定义及内容、管理和控制。

　　一是，从前期文件的形成来看，具有形成不确定性、[1，2]文件来源分散性、[3，4]时间跨度大[5]和双重性[6]等特点。双重性是指前期文件具有文书档案和科技档案双重属性。前期文件的形成特点是导致其管理困难的主要原因。

　　二是，从前期文件的定义及内容来看，前期文件的定义目前主要参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-20xx）中的定义，即指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。姚兰和高宇华界定前期文件的主要内容包括立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可、备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计文件，以及财务审计文件等。[7，8]

　　三是，从前期文件的管理来看，任红提出，前期文件的管理存在重项目建设、轻文件管理，文件管理漏洞多，文件收集与项目建设不同步等问题，[9]包括按“件”管理和按“卷”管理两种方式。徐继铭也提出，应将项目前期文件、项目管理文件和项目竣工验收文件等材料，以“件”为整理单位，其好处在于简化了整理环节、提高了归档质量；保持了档案原貌、延长了档案寿命；弥补了工作中可能出现的归档遗漏问题；提高了工作效率，档案利用更加安全方便等。[10]这种管理模式是基于前期文件的双重属性，具有一定的合理性，但是成套性是科技档案区别于文书档案的主要属性，如若对前期文件实行按件管理，不利于保持工程项目档案的完整性和成套性。

　　四是，从前期文件的控制来看，丛巧克指出，前期文件控制存在档案意识不高、文件控制不足等问题。[11]王金荣认为，应通过建立文档管理制度、建设信息管理平台、文档部门积极参与项目各阶段建设等方式来加强控制。[12]加强对前期文件的控制能力是解决其管理问题的关键。

　　综上可知，当前对工程项目前期文件的研究侧重于基础性问题研究，比如形成特点、定义及内容、管理等，缺少解决问题方法等方面的应用研究。本文提出按“盒”管理的解决对策，弥补了前人研究的不足，具有一定的积极作用，有力地推动了工程項目前期文件的规范化管理。

　　三、大型国企工程项目前期文件现有管理模式分析

　　在按盒管理模式提出之前，该大型国企工程项目前期文件采用按“卷”管理的方式，其工程项目前期文件主要由投资管理部负责归档，投资管理部将其形成的项目文件分为经济类和技术类，分别由内设的两个部门负责整理归档。档案室设专门负责人对接投资管理部，定期接收投资管理部形成的项目文件，再按照项目对应的区块进行分发，由相应的档案整编人员按要求立卷归档。在立卷管理时期，形成的项目文件以纸质文件为主。这种管理模式理论上能够遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用，但是在实际应用中逐渐暴露出以下问题。