关于企业档案工作相关规范的几点思考

摘 要: 档案工作的开展需要国家不断制定相应的规范标准来指导、约束,标准规范的实施同样能推动现实档案工作的开展。本文基于我国2010年实施的关于企业档案综合性管理规范的《企业档案工作规范》的几点思考,通过对比研究分析我国企业档案工作规范的变化。 下载论文网
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  摘 要: 档案工作的开展需要国家不断制定相应的规范标准来指导、约束,标准规范的实施同样能推动现实档案工作的开展。本文基于我国2010年实施的关于企业档案综合性管理规范的《企业档案工作规范》的几点思考,通过对比研究分析我国企业档案工作规范的变化。
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  关键词: 企业档案 规范文件 比较研究
  2009年国家档案局发布了《企业档案工作规范》(以下称为《规范》),并于2010年1月1日起正式实施。《规范》的颁布实施具有重大的现实意义,它总结了新中国成立以来我国企业档案管理的基本经验、规律和相关要求,将多年来积累的经验做法以行业标准的形式规定下来,从多个方面对企业档案工作提出了具体要求,是新时期企业档案工作规范化建设的重要指导性文件。
  《规范》的颁布既是为了适应全球数字化和信息技术飞速发展的国际环境,又是为了响应我国经济制度和企业制度改革的前进步伐。在此之前,我国颁布的档案工作的各项相关标准都是关于企业档案工作的某一方面或者某一具体业务的零星的、非系统的单项标准,所以作为全面系统指导企业档案工作依据的《规范》是第一个非单项标准,它的颁布表明了我国档案工作标准化的不断深化。与《规范》相类似的具有系统性全面性特点的企业档案工作的规范是2002年9月1日起施行的《企业档案管理规定》(以下称《规定》)。《规定》的实施取代了1987年发布实施的《国营企业档案管理暂行规定》,成为我国企业档案工作的指导性法规。从规定到规范、从国企档案工作到企业档案工作演变,证明了我国对于非国有企业重要性认识的不断深化,对我国经济社会状况掌握的不断加深,是我国档案工作规范化、标准化进程不断推进的有力佐证。
  一、从“档案”到“文件材料”再到“文件”
  《国营企业档案管理暂行规定》第一章第二条规定将企业档案定义的属概念设定为“档案”一词。而在《规定》中,第二条将企业档案的属概念设定为了“文件材料”。在《规范》中,对企业档案的定义“是企业档案是企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”。因此,这里的企业档案的属概念就换成了“文件”。同时在《规范》的档案术语中加入了对于电子档案的定义。
  从最初的“档案”到“文件材料”再到“文件”,虽然只是一个词组的变化,却深刻反映了当时我国的现实国情和档案工作的开展状况。我国改革开放刚刚起步的80年代,现代档案工作和研究都处于初级阶段。当时,国营企业是我国经济社会发展的主要支柱和基本成分,规模大,实力强。私营和外资等非公企业的发展只是处于起步阶段,规模小,实力弱。所以企业档案工作的针对对象就毫无疑问成了国营企业,这些计划经济体制下产生发展起来的企业,其档案的构成成分相对固定和稳定,无论是从现实工作还是理论研究来看档案的数量比较少和种类单一,因此将企业档案的属概念只是简单地设定为“档案”,并以列举的方式说明其外延,进一步对此定义加以补充。在当时文、档之争的还未激烈的情况下,在电子文件还未普遍使用的情况下,在信息技术还不发达的情况下,这样的定义可以说是可行的,并不会给现实工作带来不便。随着我国经济社会的发展,随着信息技术和网络的进步,电子文件的产生使档案工作和档案理论研究产生了翻天覆地的变革。文档一体化,也作为一个时代的特色被提上了档案工作的历史篇章。各种类型的国营和非国营企业在我国土地上扎根成长,电子信息技术和网络传播技术迅猛发展,档案理论研究随着实践工作不断深化发展,而对企业档案定义的不同规定正是这一现实状况的直观反映。
  二、对非国有企业的态度不断转变,对其重视度逐渐增强
  从三个规范性文件中我们不难看出我国对于非国营企业的重视程度不断提高。《国营企业档案管理暂行规定》只是对国营企业的档案工作进行了规定,对其起到了一定的指导和约束作用,对私营经济等非国有企业并未涉及。《企业档案管理规定》第四条规定:“企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。”可以看出,这里的企业本身就含有除非国营企业之外的其他企业。而《规范》将国营和民营企业都摆在了同样的平等位置上,没有所谓的“国”“民”之分。当时我国正处在国企改革和制度改革的转折时期,从计划经济到市场经济的转型时期,非公经济力量还很薄弱,对社会的影响力十分有限。同时,其本身的发展状况和特点决定了它们对档案的态度,这些非公企业由于其本身的逐利性,对于并不能产生明显现实经济效益的档案工作并不重视,因此并没有专门对其工作进行规范。随着我国制度改革的不断深化,民营企业等非国营企业已不再是国有企业的附属品或附带品,而是已经成为我国国民经济的重要组成部分,已不再是可有可无的经济成分,而是我国经济发展的鲜活动力。因此,对这些民营经济的档案工作重视是毋庸置疑的。作为企业基础性工作的档案工作,其发展速度的快慢、发展状况的好坏对企业有着重要的影响,为了使民营经济的发展不在基础上出问题,对其档案工作的关注是理所应当的,而且是不可或缺的。
  三、对档案的价值的认识程度逐渐提高
  档案的价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义,是通过社会实践活动体现出来的,并且最终是社会实践活动促成了档案价值的实现。最初的档案规范性文件对于档案的价值只是停留在档案的历史文化价值和参考凭证价值,更多地强调档案的历史属性和原始属性。随着企业档案的发展壮大,信息时代的企业档案成为社会档案系统不可或缺的重要组成部分,企业档案不仅仅停留在保存参考价值,其信息属性所带来的知识属性和资产属性等经济属性日渐被企业和社会重视。《企业档案工作规范》首次正式将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”,这里明确肯定了档案的知识属性和资产属性。而《企业档案管理规定》只是在定义企业档案时,点出了档案的参考保存价值,《国营企业档案管理暂行规定》只是说明了档案工作是企业的基础性工作,而对档案的价值只是在定义时以属概念――档案隐晦指出其参考保存价值。除此之外,2001年,国际标准ISO15489-1《档案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。2004年,中办、国办《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》首次将“信息”界定为“生产要素、无形资产和社会财富”。而《规范》则对档案的这一价值做了明确的肯定,这是对档案和档案工作认识的又一步加深。   四、企业档案资源开发利用的保密性规定不断宽松
  在档案资源的开发利用方面,不同时期有不同的措施。做好保密工作是档案工作人员最重要也是最基本的职业要求和职业道德之一。对于企业来说,其档案涉及企业的产权资料、客户资料、核心技术等一系列的商业秘密。可以说,这些都是企业存在和发展的关键因素和动力,尤其是在市场经济繁荣发展、竞争日趋激烈的今天,这些关键技术的开发利用和保密掌控无疑是企业立足和取胜的关键。因此,在档案的开发利用过程中,为了防止机密泄露给本企业甚至国家社会带来严重危害,做好保密性规定是尤为重要的。《国营企业档案管理暂行规定》第四章,第三十条规定:“企业档案开发与提供利用,必须严格执行保密制度。”这一规定,在当时是为了保证涉及国家经济命脉的国营企业的机密不被泄露,在网络和信息技术还不发达的时代,这是比较容易做到的。到了90年代,过于保守的思想有所改善,因此在保密性的规定下有所选择、有所放松。比如《企业档案管理规定》第十条“企业采取有效措施对档案进行安全保管,并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理”,这里不是一竿子打死的态度,而是有选择地保密了。《规范》在档案资源开发利用方面做了“档案管理部门应及时有效地提供档案,并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务”和“根据保密规定和知识产权管理要求,设定利用者权限,超越权限的利用必须按相关规定审批”的规定,在放宽了保密限制的同时,对数字化的档案利用也制定了相应的规定,以在网络技术迅速发展的今天保证企业本身的商业秘密不被恶意泄露,以保证企业的合法权益。对企业档案资源开发利用的保密性规定不断放宽,所揭示的是档案社会化价值不断深化和明显的社会现实。档案,包括其重要组成部分的企业档案应当为社会服务,为大众服务。
  《规范》是最新的、综合性的企业档案工作规范,《规范》的颁布无疑是我国档案工作取得进步的重要表现,其中许多规定都具有创新性,其最突出的特点就是对电子档案和档案数字化及网络服务等具有典型时代特点的企业档案方面的相关规定,这也是它最大的优势,实际工作具有巨大的促进作用。需要强调的是任何规范和标准的实施都不是绝对的,只有懂得因地制宜,才能真正发挥这些文件的积极作用,推动企业的发展。
  参考文献
  [1]宋魏巍.企业档案工作的“雪中送炭”与“锦上添花[J].兰台世界,2007,(9).
  [2]王岚.《企业档案工作规范》的制定背景、目的、意义、特点与作用[J].机电兵团档案,2010,(4).

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