基于财务共享集团企业资金管理的优化设计

摘 要: 资金管理作为集团管理的核心环节,加强资金管理对集团发展意义重大。然而,当前我国集团公司在财务共享模式下的资金管理还存在资金计划调整频繁、内部调拨不合理、申请退回流程冗长等多个问题。本文将针对这些问题,提出一些措施,以帮助集团公司提高资金管理
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  摘 要: 资金管理作为集团管理的核心环节,加强资金管理对集团发展意义重大。然而,当前我国集团公司在财务共享模式下的资金管理还存在资金计划调整频繁、内部调拨不合理、申请退回流程冗长等多个问题。本文将针对这些问题,提出一些措施,以帮助集团公司提高资金管理水平。

  关键词 : 财务共享;资金管理;机器人流程自动化;结算;

  Abstract: Capital management is the core part of group management, and strengthening capital management is of great significance to the development of the Group. However, the current fund management of China's group companies under the financial sharing mode still has many problems, such as frequent adjustments to fund plans, unreasonable internal allocations, and lengthy application return procedures. This article will address these issues and propose some measures to help group companies improve their capital management.

  Keyword: financial sharing; fund management; robotic process automation; settlement of an account;

  根据2013年12月财政部发布的《企业会计信息化工作规范》,集团企业在未来的发展过程中要逐步尝试借助大数据、云计算等技术建立财务共享服务中心。当前我国已有部分集团公司建立了自己的财务共享中心,但真正将财务共享服务与资金管理实现融合的集团为数不多。资金管理与共享服务相结合的主要目标是实现资金管理工作的标准化、自动化,提高资金管理效率和质量。而机器人流程自动化(RPA)作为一个基于计算机编码和规则的软件,通过执行重复的基于规则的任务来将手工活动进行自动化的一种技术,对于帮助集团工作人员提高资金管理效率以及为资金管理者提供决策依据具有重要作用。

  1 、财务共享模式下集团公司资金管理存在的问题

  集团公司实行财务共享中心的资金管理模式,是将其融合到公司的日常经济业务当中,主要涵盖资金计划、结算以及内部调拨三个部分。财务共享中心下的资金管理系统能够将公司的资金业务通过数据网络实现系统内的数据对接,实现无纸化工作,因此,在一定程度上提高了资金管理效率。但是,无纸化的操作并未达到公司对资金管理的预期目标,导致公司在资金管理过程中出现以下几个问题。

  1.1 、资金计划

  在集团公司资金管理系统中,资金计划的制定是按照逐月滚动编制的方法,由业务部门依据项目进度在每月月初预测本月可能发生的收支情况,从而制定出月度资金计划,之后经过财务部门对该项目资金的合理性进行审核并通过,才能最终形成本月的资金计划。另外,对于资金计划的编制公司明文规定,每月只能编制一次,并且一旦提交便不能再次进行补充和修改,即使遇到极其特殊的情况也只能拥有一次资金计划调整的机会。在资金计划的执行方面,支付申请单提交到资金结算模块后,相关审核人员会依据合同金额和债权债务等信息,对支出金额是否在资金计划范围之内进行审核,只有当前者小于后者时审批才能通过。如此,在公司将资金计划与财务共享中心结合之后,资金收支的金额将会得到有效控制。但是,由于集团公司实行按月滚动编制资金计划的方法,并且严格控制修改资金计划的次数,因此,很可能导致公司出现资金计划调整频繁,却无法满足实际需求的情况。

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  1.2、 资金结算

  1.2.1、 资金付款流程

  (1)支付审批效率低。集团资金管理系统的资金结算模块实行审批和结算职能相互分离的制度,只要审批通过,资金支付便能很快完成,极大提高了资金结算效率。但是,由于审批岗位需要查询每笔业务与之对应的债权债务余额情况,而集团在实施财务共享下的资金管理后并没有对部分数据信息系统进行数据对接,审批人员无法及时获取所需的数据,导致审批工作效率低下。

  (2)重复核算风险。集团资金支付主要包括银联、票据、网银等支付方式,不同的支付方式对集团每笔业务会计核算的影响不同。由于银联支付方式与集团内部系统实时对接,因此每笔支付业务发生时几乎不会导致公司记账错误。而网银对于集团来说属于外部系统,公司内部系统并没有与之实现对接,在经办岗确认支付该笔款项之后,核算岗要经过一段时间之后才能进行会计核算,因此,对于经办岗和核算岗来说对于同一笔业务的结束时间点存在一定的差距。而一旦该笔业务由于某些原因发生退票或支付失败的情况,在复核岗实施退回操作之时,处于公司内部系统的核算岗却已经对该笔业务进行了会计核算,而在账款实际支付成功之后由于时间的滞后性,核算岗便会又一次对其进行记账,如此就导致了重复核算的风险。

  1.2.2、 资金收款流程

  在集团的资金收款流程,资金结算部门的经办岗在被项目部告知有新的入账时,会对银行账户进行查询,确定有新入账之后便会在系统中做出收款登记处理,同时将此次收到的账款金额反馈给项目部门,在项目部门确定认领之后将该账务转至财务共享中心的核算岗进行会计核算。然而,在这一资金收款流程当中,由于资金结算的经办岗是被动知晓公司有新的入账才进行银行账号查询,因此从项目部经理告知经办岗有入账到经办岗反馈项目部进行资金认领,两者之间需要耗费一定时间,因此,如果项目部资金认领不及时,那么会计核算岗也会出现不及时入账的情况。

  1.3 、内部调拨

  对于集团公司来说,往往包括多层次的组织结构,分公司遍布各地,资金账户数量众多。在财务共享模式下的资金管理系统当中,集团对每个项目都会设置一个集中的资金池账户、一个或多个外部账户。项目会计主管会在对外账户达到一定金额之后,决定是否有必要将部分资金转到集团资金池账户当中,以确保在某项目部出现资金短缺时能够及时获取资金,提高资金利用率。然而,在闲置资金的调拨上,当某个项目部门在提出借款申请时,资金管理者并没有针对借款部门实际的还款能力进行有效评估,决定是否向借款单位发放借款上主要凭借资金管理者个人的实务经验,这种随意调拨资金的管理方式,容易增加资金风险。

  2 、财务共享模式下集团公司资金管理优化设计

  2.1、 优化框架

  通过分析得出,财务共享模式下的资金管理问题主要体现在资金计划调整频繁、内部调拨不合理、大量资金闲置、跨行系统操作多、申请退回流程冗长等问题。我们将上述问题归类为资金管理的流程自动化需求和资金管理预警需求两大类。基于此,借助机器人流程自动化技术对财务共享模式下的资金管理流程进行优化。

  2.2、 基于机器人流程自动化的资金管理优化

  2.2.1 、流程自动化

  (1)RPA范围界定。以不改变已嵌入系统的流程为基本原则,资金管理流程优化主要是通过利用虚拟机器人代替人工操作,从而提升资金管理流程的自动化水平。在资金管理预警方面,充分发挥RPA技术访问内外部站点、数据收集和处理的功能,并且结合机器学习、决策树、自然语言、规则处理、OCR识别、文字识别等技术,构建出数据挖掘模型,在对资金流进行实时监控的基础上,筛选出异常数据,对资金流异常情况进行预警,以帮助管理者进行科学决策。

  (2)交易数据查询自动化设计。查阅资金收款情况以及核验资金结算支付结果是交易数据查询业务的主要目标。采用RPA机器人对交易数据进行查询,主要是通过在系统中根据所需按照不同的时间间隔(如每日/每小时)定时触发查询机制,依据已经设置好的操作流程自动进行查询,并以Excel的形式将查询结果文档保存,同时将查询结果转至复核岗。

  (3)银行对账自动化设计。没采用RPA技术之前,集团公司对账业务任务繁重,包含几十家银行的数百个银行账号;实施RPA技术之后,系统会根据已经设置好的操作流程,自动查询并下载对账单,转换好数据格式生成处理报告,自行进行上传。

  (4)付款申请退回自动化设计。RPA技术没实施之前,资金结算部复核岗在查询到支付失败之后在开展申请退回操作时,依次需要经过经办岗、审核岗、项目财务部三个岗位分别同意退回,复核岗才能实施退回操作,该流程涉及集团内部邮件系统、财务核算系统和资金管理系统三个不同的信息系统。实施RPA技术之后,在复核岗收到支付失败提醒之后,会自动触发支付申请退回机器人,之前由各个岗位同意退回的操作将会由机器人来完成,退回顺序依次为复核岗-审核岗-项目财务岗。机器人还会自动登录集团的财务核算系统,删除与该笔业务对应的会计凭证,并且登录集团内部邮件系统,将凭证号和申请退回通知传达给核算岗人员,如此便能防止付款业务被重复核算的情况发生。

  2.2.2、 资金管理预警

  (1)数据采集及处理。与集团每日产生的海量业务数据相比,公司的资金数据只是其中的一小部分,因此进行数据采集及处理完全可以利用RPA机器人来完成。对于数据采集工作,资金管理系统主要涉及:资产负债表(财务信息、设施情况、施工情况等)、现金流量表、资金计划表等业务信息,以及从其他互联网网站获取的汇率等信息。对于数据处理工作,由于系统采集的原始数据大多存在一定的问题,例如数据结构和格式不一致、缺少部分数据项等,因此为了能够确保数据挖掘的有效性,必须通过数据简化、转换、变换、清理、集成等方法对数据进行预处理。基于RPA对数据进行采集和处理主要是通过定时触发机制,根据营运资金分析模型采集对应字段的数据信息,然后按照数据模板填入Excel,按照制定好的规则对数据进行处理,最后将处理结果保存到指定路径当中。

  (2)资金管理预警。在采集和处理数据之后,我们需要对获取的数据进行分析,可以采用决策树算法构建营运资金风险预警模型,利用RPA技术自动对数据模型分析后的结果进行处理。具体流程如下:在机器人判断有数据分析结果产生后,自动触发机器人运行并获取分析结果,然后利用文本识别、图像识别等技术判定结果,同时引入“if”语句,假如输出结果为“N”,那么便会向管理者发出当天的资金分析报告,表示无资金风险发生;假如输出结果为“Y”,那么便会向管理者发出资金分析报告以及风险提示,表示有资金风险发生。

  3 、保障财务共享模式下集团公司资金管理优化实施的措施

  3.1、 制度保障

  为了确保集团公司能够有效运行资金管理系统,公司应该不断补充和完善现有制度,以保障实现公司人才和信息的完美结合。基于RPA开展资金管理,首先要保障该系统能够在日常工作中实现正常运行,对于RPA应用涉及运行日志的审计、数据安全保障、运行权限等方面制定科学的制度规则,以确保RPA运行能够安全、及时更新、实现日常维护,实现对集团资金管理智能化、自动化的目标。

  3.2、 数据保障

  所获取数据的安全性和准确性是资金管理预警开展的基本前提,数据质量的高低严重影响着分析结果的准确性。资金数据是对公司日常业务的真实反映,通过RPA技术对数据进行采集、处理,并利用决策树算法挖掘数据之间的内在联系,对帮助集团管理者提供决策数据支持具有重要意义。因此,集团必须重视对数据资源的管理,构建种类多样的数据库,保证数据的真实性和完整性。

  3.3、 技术保障

  基于RPA技术进行资金管理,需要集团拥有将该技术融合到集团财务共享模式下资金管理的人才和技术。优化过程中,涉及RPA技术、决策树数据挖掘技术等多方面技术,因此,工作人员必须拥有一定的数据编程能力。此外,相关人员还要详细了解公司在资金管理优化中交易数据查询、银行对账、付款申请退回、数据采集及处理、资金管理预警5个业务流程场景,如此才能有效地将技术与流程改进完美融合。

  3.4、 人员保障

  引入RPA技术对集团财务共享模式下的资金管理系统进行优化,涉及的技术和财务管理知识非常丰富,因此对相关的资金管理人员业务水平提出了更高的要求。为保障优化后的流程能够有效实施,集团应适当聘请相关领域的专家对公司业务人员进行专业指导和培训,为公司资金管理流程优化储备优秀的人才。另外,公司还要提高管理人员的资金管理理念,使管理人员在财务知识的基础上,拥有一定的数据分析能力,以确保挖掘出的数据信息能够真实发挥其效力,帮助公司科学进行资金内部调拨。

  4 、结语

  结合时代发展要求,应用信息技术可以帮助企业快速适应市场环境,促进财务共享模式建设。为了实现资金集中管理,集团企业应规范资金管理流程,调整管理结构,完善资金管理制度,加强信息化建设,引导资金集中管理工作顺利开展,促进集团企业稳健发展。

  参考文献

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作者单位:中国医疗器械有限公司 原文出处:李建飞.财务共享模式下集团公司的资金管理研究[J].中国商论,2021(17):131-133. 转载请注明来源。原文地址:http://www.lw54.com/html/zhlw/20210914/8452842.html   

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