企业电算化会计档案管理不足与完善

摘 要: 电算化会计档案管理是未来会计档案管理的必然趋势,但是目前,电算化会计档案管理存在着一些问题,具体表现在:电算化会计档案收集不完整;电相应的制度没有建立;在管理过程中还存在着一些安全隐患,软硬件支持不够。为此,企事业单位要加强电算化会计档案管
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  摘 要: 电算化会计档案管理是未来会计档案管理的必然趋势,但是目前,电算化会计档案管理存在着一些问题,具体表现在:电算化会计档案收集不完整;电相应的制度没有建立;在管理过程中还存在着一些安全隐患,软硬件支持不够。为此,企事业单位要加强电算化会计档案管理的人才队伍建设,在电算化会计档案管理类过程中要确保档案的完整,加强电算化会计档案管理的制度建设和安全管理力度,加大对档案管理的软硬件支持力度。

  关键词: 电算化; 会计; 档案;

  电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。电算化实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。目前,我国很多的企事业单位都实现了会计电算化,同时把电算化应用到了会计档案管理中,但是由于我国会计电算化起步较晚,在电算化会计档案管理中出现了一些问题。

  一、电算化会计档案管理存在的问题

  (一)电算化会计档案收集不完整

  一般情况下,企事业单位会把打印出来的会计报表、会计账簿和会计凭证等纸质档案资料存档,而不是把存储在计算机中的会计信息备份到磁性介质上,也不保存,这样收集到的会计档案信息是不完整的,而且电算化会计档案管理环节也不完整,另外部分企事业单位没有保存电算化软件的版本和软件系统,这样在电算化软件版本升级之后,可能会导致会计数据结构发生变化,无法被调阅或者出现其他错误。

  (二)电算化会计档案管理制度没有建立

  一些企事业单位认为电算化会计档案管理只不过是数据的计算方法发生了改变,从用手工统计改变为用计算机进行计算,让会计人员从繁重的工作中解放出来,提高了工作效率和计算的准确度。电算化会计档案的管理、收集、保管、调阅、销毁等工作并没有发生本质的变化,因此还采用原来手工的档案管理制度。导致电算化信息系统档案管理员的工作职责不适应电算化会计档案管理的新形势,工作无序,问题较多,陈旧的会计档案保存环境对于新的存储介质起不到应有的保障作用。

  (三)电算化会计档案存在安全隐患

  电算化会计档案采用计算机操作和管理,因此,计算机的安全隐患必然会转移到电算化的会计档案管理中。一是电算化背景下会计数据被存储在光盘或磁盘等磁性介质上,存储量大,携带方便,但是也给偷窃舞弊行为开了方便之门。对电子数据非法修改、增删基本上很难留下痕迹,传统的纸质档案管理的方式造成的电算化会计档案保管职员职责不明,因此,出了问题之后职员之间相互推诿,增加了追责难度。另外计算机黑客、病毒等也增加了会计档案的安全隐患,计算机软件的设计漏洞也可能造成会计信息的丢失,以及轻易被人通过复制盗走信息。

企业电算化会计档案管理不足与完善

  (四)电算化会计档案管理软硬件支持不够

  第一,电算化会计档案管理需要的采集设备、存储设备、输出设备等有的企事业单位还比较缺乏,有的虽然充足但是比较陈旧,都达不到电算化会计档案管理的硬件要求;

  第二,有的较小的企事业单位电算化会计档案存储的硬件环境不好,没有专门的电算化会计档案库房;

  第三,会计电算化软件开发滞后,会计软件的设计思想只针对会计核算,对于会计档案管理,以及会计的预测功能、过程控制功能和分析决策功能很少涉及到;还有些会计软件虽然审查通过,但还存在着较大的漏洞和盲区,比如在初始化运行之后,没有对初始化数据的正确性进行检验;会计软件发生故障数据被破坏,无法恢复到初始状况等。

  二、加强企业电算化会计档案管理的措施

  (一)加强人才队伍建设

  企事业单位的领导要充分认识到电算化会计档案管理的重要性,加强会计专业人才队伍的建设。

  第一,引进会计专业方面的复合型人才,企事业单位可以通过招聘的方式向社会和高校引进人才,应聘的人员既要有会计方面的专业知识,同时还要有计算机专业方面的知识,有极强的学习能力。

  第二,加大培训力度。企事业单位要重视会计职员的培训工作,要定期对会计职员进行考核,考核合格后才能上岗,多次考核不合格的要坚决予以辞退。会计职员也要认识到会计电算化的重要意义,重视培训,主动参加培训和学习。会计职员要学习计算机、网络、以及安全方面的知识,不断提高自己的能力。

  (二)确保电算化会计档案完整

  第一,要明确归档责任,确保全面归档。会计电算化工作的文档资料和软件程序都需要归档,归档的同时还要注意保留复件;

  第二,妥善保管,定期备份到磁介质上,还要定期检查,复制电算化会计档案,防止会计信息破坏;

  第三,要坚持电算化会计档案统一管理的原则,另外会计软件的使用说明、软件程序也要同会计档案一样进行保管。

  (三)加强企业电算化会计档案制度管理

  第一,要建立健全企事业电算化会计档案管理制度,比如归档制度、保管制度、借用审批制度、定期备份制度、安全管理制度等。这些制度要符合电算化会计档案管理的特点;

  第二,企事业单位的会计职员要严格按照规定的正确流程开展工作,对会计科目进行分类管理,提高会计档案的管理质量。要严格按照审计和税务部门的要求,整理报表和账簿,对于重要账簿要及时打印、封存和收档,对于大额资金和业务往来要即使审核、记录,避免失误。对于一些重要的财务信息要做好纸质档案和电子档案的存储工作,由专人负责,每年进行定期整理和归类。

  (四)加强企业电算化会计档案的安全管理

  第一,会计职员要提高自己的保密意识,因为,会计部门是关系着企事业单位重要活动和信息的部门,会计档案信息中有很多是绝密的,一旦泄露,有可能造成企业经营活动的失败,因此,必须使会计职员树立严格的保密思想;

  第二,要明确各个会计职员的岗位职责,合理分工,互不兼任,减少舞弊的可能性;

  第三,采用计算机控制技术加强电算化会计档案的安全管理。

  (五)强化对电算化会计档案的软硬件支持

  第一,配备和更新会计档案管理的设备,达到电算化会计档案管理的硬件要求。设置专门的电算化会计档案库房,改善硬件存储的环境;

  第二,加大电算化会计软件的开发,要改变传统的软件设计思想,设计出的会计软件不仅要有会计核算功能,还要有会计的预测功能、过程控制功能和分析决策功能。已有的会计软件还要不断完善和更新换代,根据客户的需求,堵上漏洞。

  三、结束语

  会计档案管理详细记录了企事业单位之间经济往来的具体信息和数据,对企业的健康发展发挥着重要的指导作用。在日常档案管理过程中,会计档案管理人员要严格档案管理工作的流程,设立防火墙、更新杀毒软件、更新登录密码等方式,确保档案管理工作的安全性,实现企事业单位的可持续发展。

  参考文献

  [1]钟洪磊.会计电算化背景下做好会计档案管理工作的分析[J].知识经济,2018(21).
  [2]杨淑芬.基于会计电算化的会计档案管理工作分析[J].中国管理信息化.2019,22(6):42-43.
  [3]常茹.高校会计电算化背景下的会计档案管理工作分析[J].经济研究导刊,2017(10).

  原文出处:张琳.电算化会计档案管理存在的问题及对策研究[J].财经界(学术版),2020(11):168-169. 转载请注明来源。原文地址:http://www.lw54.com/html/zhlw/20200711/8359718.html   

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