浅析企业应收账款的内部控制——以四川长虹企业为例

一、引言 (一)企业信誉的概念及其在财务方面的表现 美国斯特恩商学院的名誉教授查尔斯,丰布兰在1996年较明确地阐释了企业信誉的涵义。他指出企业信誉是企业发展过程中全部行为与结果的总和,这些行为和结果共同显示出企业为各方面利益相关者创造价值的能力。企业信
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一、引言

(一)企业信誉的概念及其在财务方面的表现

美国斯特恩商学院的名誉教授查尔斯,丰布兰在1996年较明确地阐释了企业信誉的涵义。他指出企业信誉是企业发展过程中全部行为与结果的总和,这些行为和结果共同显示出企业为各方面利益相关者创造价值的能力。企业信誉主要由产品信誉、服务信誉、商业信誉、竞争信誉、银行信誉、财务信誉及其他信誉构成。从理论上讲,只要不属于企业的商业秘密,各种有关企业经营状况的信息都可看作企业信誉的一部分。

企业信誉的价值体现为在其他条件保持平均的前提下,企业的盈利优于行业平均水平,即具备取得超额利润的能力,这种能力的资本化价值就是企业信誉。企业信誉是企业的无形资本,良好的信誉是企业在市场竞争中稳固地位、获取优势的有利保障,有助于企业节约融资成本、降低经营风险、完善企业管理、树立正面形象、增加市场份额。因此,建立并保持优良的信誉是每一个企业应重点关注和为之努力的方向。

企业的债务主要包括应付未付的款项和借款两大类。债权人对企业信用程度的评价代表企业的信誉高低,在财务方面可分别由欠款的资信等级和应付款的信用期来反映。资信等级的评价包括五项指标:资产负债率用于评估企业偿还长期债务的能力;长期资产适合率体现企业财务结构的稳定性和风险大小;银行授信额度体现银行对企业资信级别的综合评估;近期发行债券的资信评级是从专业角度考察企业的资产状况和经济效益;涉及信用诉讼情况反映企业是否被债权人或其他利益相关方提起诉讼。信用期表示供应商对企业信誉的评估,供应商所提供的信用期越长、折扣越优厚,企业的信誉越好。

(二)应付账款及其周转率指标

应付账款是企业因购买产品或接受劳务而产生的负债,他体现的是作为购货方的企业和作为销货方的供应商之间的关系。企业在进行上述业务时,货物与钱款的交接并不总是同步进行。企业可能由于自身资金有限,为了在严峻的市场竞争环境中生存而暂时不偿付供应商的货款;也可能在有能力的情况下,故意拖欠挂账采购形成的应付款项,减少资金的流出。

应付账款周转率用于评估企业应付账款的流动性,其公式为:应付账款周转率=(主营业务成本+期末存货成本-期初存货成本)/平均应付账款Xl00%(王化成,2007)。这一比率可以体现企业的信誉、财务状况及所处地位。一个企业合理的应付账款周转率水平可通过进行同业比较和分析历史趋势推得。周转率慢的企业还款的速度较慢,占用供应商货款的时间较长,表明企业财务状况不佳或在市场中占据重要地位。

(三)研究的必要性

应付账款是企业对供应商的负债,是企业日常经营中常见的短期筹资手段。完善对应付账款的管理能够塑造较高的企业信誉,有助于企业在市场中生存立足。应付账款周转率对于评价企业的信誉、财务状况和所处地位等具有重要价值。在市场经济快速发展、国际化程度逐渐加深的情况下,完善对应付账款周转状况的管理对企业的长远发展十分必要。

然而,当前我国企业对应付账款的管理较为松散,拖欠、赖账的情况较多。国内学术界对应付账款周转状况的研究较少,对提高企业信誉的应付账款周转状况考核的研究更属于空白。本文力求在提高企业信誉的应付账款周转状况考核的研究方向取得一定的结论,为企业完善应付账款周转状况的管理提出改进建议。

二、企业应付账款管理中存在问题的原因与表现分析

(一)属于往来款项管理混乱方面的问题

主要发生在企业财务会计人员业务水平较差的新建企业,或者是小企业,表现为以下几个方面:

1.应付账款不定期清理。可能由于连续搬迁、人员频繁变动、信息不能有效衔接、ERP系统中客户基础档案设置不规范、账单不同时通过过渡科目核算、应付账款二级过渡科目不定期清理等原因,企业可能形成应付账款借贷方均挂账、在不同往来科目中多头挂账的情况,即同一单位既在应收账款、预付账款、其他应收款中挂账,又在应付账款、预收账款、其他应付款中挂账,容易引起款项结算混乱,导致企业资金的无谓流失。

2.应付账款对账不及时。在实务操作中,企业因为对应付账款疏于管理,没有明确规定财务部门对应付账款进行定期检查和核对,同时没能和供应商进行充分交流,消极应对债权人的对账要求,使得企业没有及时进行应付账款的对账工作。久而久之导致应付账款账目不清,在之后应对供应商催款和清理账务时出现障碍。

3.应付账款账务处理不规范。在报销发票、偿付账款时,企业的账务处理不够规范,出现不应发生的错误,如记账串户、合并处理多项不同内容的单据等,将造成应付账款账目管理混乱、核对困难。一方面,企业应按照发票账单记录应付账款,但在实务操作中,货物与单据到达的时间常有不同;为简化核算过程,在货物运达时暂不进行账务处理,等待结算凭证到达或月末核算时再记录入账,但往往会出现月末忘记进行处理的情况。另一方面,一些应付账款虽然已经超出法定的追诉时效,但仍长期挂账,没有及时进行清理。

针对上述问题,一般要求企业负责应付账款核算与管理的部门加强对应付账款的管理和内部控制,减少由于工作不力而延误对上游供应企业之间的结算事项,以实现企业信用管理的积极效果。

(二)属于企业经营能力减弱方面的问题

当企业的资金周转出现暂时性困难,或者是遇到持续经营能力困难时,都会影响企业的支付能力,形成应付账款周转不佳的情况。

1.由于无力收回企业销售等款项,从而导致的应付账款暂时无力支付。这样的情况一般表现为企业的应收账款与应付账款的账面数额同时增加;但经分析会发现,这种状况往往是由于企业无力收回应收的销售收入款项而引起,实质为,如果不能从销售企业收回款项,也就不对采购企业支付(有时是无经营现金支付能力;有时则为即使是有现金,也为了保持力量而不支付)。这样的情况一般是企业经营遇到暂时困难时的表现。

2.由于企业经营遇到严重影响、丧失现金支付能力,从而导致应付账款无力支付。企业在遇到持续经营能力的问题时,多会有“资不抵债”的情况发生。在此时,会出现长时间拖欠企业、银行的债务不能归还,以至于出现债务重组,甚至企业破产等情况的发生。这种情况是企业无力解脱财务困难,无力持续经营的表现。

一旦企业遇到这样的情况,就要仔细寻找原因和应对措施;被拖欠企业亦应对这样的情况予以警觉,以防止因此情况而受损失。

(三)属于企业“恶意”处置方面的问题

在我国现阶段,确实有这样的一批企业:在产品销售方面有着较强势的地位,产品供不应求,但在价格上(主要是产品涨价)又受一定的约束,因而存在恶意拖欠应付款项,甚至提前收取货款,等一段时期后再发出货物等不当牟利的情况。

1.由于产品在产业链上占优势地位,提前向购买方收取货款而占用对方的应收款项。这类企业在我国不为少见。他们的实际做法多是:让需购买产品的企业提前全额付款,待一段时期(一月或三月)后发出货物。在企业财务报表上的表现一般是应付账款大于应收账款,同时多表现为利润表上的“财务费用”项目为“红字”,即不是财务费用,而是财务收益;再就是现金流量表上显示现金流量充足;且这样的状况在企业的财务报表上较长期存在。

2.由于采购的物资是用来建造固定资产等长期资产,要用建成设备后形成的利润归还,从而延长归还货款的时间。这样的情况多见之于规模较大、产品竞争力强的企业,且多发生于大型企业集团的子公司。在财务报表上的表现主要为大额应付账款长期存在,财务费用和现金流量情况随企业固定资产建成后的利润实现情况而定。由此看出,如果固定资产建成后能够顺利实现预期利润,企业可能就不会拖欠应付账款;但是一旦新建资产实现利润不够理想,就很可能出现长期拖欠,甚至无力还款的情况。我国有较大的企业群体存在这样的状况。

3.在关联方企业“隐蔽化”的情况下,利用长期存在的应付账款,并有对应的应收项目等作为关联方之间转移资金的工具。这种情况曾经在我国上市公司较大数量地出现过,现在只是在具体有隐蔽的关联方关系下存在。

三、加强应付账款管理的必要性

作为债务人的企业加强对应付账款的合理管理是企业建立良好信誉的必要基础,而信誉是企业发展立足的关键条件。加强应付账款管理,对于企业搞好自身管理具有重要的意义。

(一)从企业间相互交往的角度分析

企业可以选择最理想的供应商,相比同行获得质量、价格等方面的优势,同样,供应商会更加倾向于与信誉良好的企业合作。不管是有什么样的原因,忽视应付账款的管理,对企业在地位发生变化时的潜在影响都是很大的。不仅如此,较高的信誉表明企业在社会中树立了良好的形象,对于企业与供应商之外的其他利益相关者之间达成合作同样具有促进作用。就此而论,按时偿付账款、遵守商业信用是企业与供应商之间长期保持稳固合作关系的基本条件。

(二)从应付账款周转率指标的本质及作用角度分析

从国际上的情况来看,一般都将是否及时、足额地归还应付账款作为考核企业是否遵守结算规则的信誉指标,也是加大企业间结算资金利息收取力度的计算依据。因此,虽然债务企业长期占用供应方的货款,能够在一定程度上降低企业资金的短缺压力、并暂时以拖欠供应商的货款来获得较低企业运营期间的资金成本。但若因不能按时偿付货款、债务积累过多,将极大地降低企业信誉,甚至有可能需要额外偿付延期利息,不利于企业的长期可持续发展。尤其是面对有着充足的现金,却还要在拖欠货款方面获取收益的企业,将应付账款周转率指标比较其获利能力,即可将这样的状况及其程度予以揭示。

因此,为了有效发挥应付账款节约企业资金成本的作用,同时防范因不能及时偿付而带来的信誉风险,以至于制止企业可能出现的不端行为,完善对应付账款的管理对企业而言就显得十分必要。

四、对企业管理应付账款周转状况的考虑

(一)强化供应商的选择

供应商的选择是企业进行供应链管理的起始点,选择良好的供应商可以控制企业对于整条供应链的管理成本,并使供应商的服务水平得到保障。Eli.B(芝加哥州立大学)的研究结果显示,供应商对企业发展的作用会随着信息技术和全球经济的迅猛发展而得到逐渐提升。早期企业对供应商的选择以最低廉的价格购买最优质的商品为准则,双方仅以利益为纽带,围绕价格进行双向选择。但在激烈的市场竞争中,早期的择优策略应与时俱进,用合作联盟的伙伴关系取代利益关系,以谋求长远的合作。

企业对供应商的选择应从供货费用、货物质量、售后服务三个方面进行考虑。狭义的供应商选择指通俗意义的择优行为——需求者依据每一位候选供应商的报价选择合适的供应商;广义的供应商选择是一个循环,包括两个阶段,第一阶段是采购需求的确定,第二阶段是评价和确定合作商。这一循环大致可分为4个步骤:第一步,企业了解自身行业的市场发展和竞争情况;第二步,确定供应商选择的标准和确定标准之后的关键筛选指标,这一步是最为重要、核心的部分;第三步,按照指标评价候选的单位,确定最终入选的最佳供应商:第四步,与选中的供应商展开具体的协商与合作。

供应商选择的方式分为主流的三类:定性、定量、定性与定量相结合。定性法主要依据以往的经验进行判断,需要多年的从业经历,且人的主观因素占支配作用。定量法能够突破主观因素的局限,多数使用线性加权模型,将候选供应商在各筛选指标上的评估分数与该指标的权重相乘,将总分按高低排序后选定较优的供应商。定性与定量结合法兼有二者的优势,能够防止从某一方面评价而产生的遗漏,并随着计算机技术的发展、人类对模糊理论的深入研究而逐渐得到认可。

(二)规范应付账款管理

1.定期清理应付账款。企业内部组织应对财务人员及采购人员进行专业培训,制定合理的付款计划,定期偿付应付账款,避免长期拖欠货款,以便使企业获得更好的信誉。企业信誉提高后,供应商将更愿意允许企业赊欠货款或为企业提供更优厚的现金折扣,使企业应付账款的产生与偿付构成良性循环。

2.定期核对应付账款。企业的财务部门也应像管理应收账款那样,每月从供应商处获得当月往来的对账单,与应付账款明细账或未付款明细表进行对照,若两处记录不一致,应确定出现差异的原因。如果追查结果显示企业的会计记录无误,则应及时联系债权人对差额进行调整。同时,应促进各部门间的协调配合,共同完善对往来账务的管理工作。

3.建立合理的应付账款付款程序。这样,不仅能够促进应付账款的适时偿付,也能够保障企业付款过程的资金安全。充分考虑物资的安全库存、一次采购量、采购周期、供应商的资质和质量检验成本等综合因素,确定进货量。采购人员根据进货安排开展采购活动,通过与供应商谈判,确定相对合理、双方均可接受的付款期和付款额。材料或商品运达后,仓储部门将入库单、购货发票等单据提交采购部门,由采购部门填写付款申请书并递交财务部门。财务部门检查无误后,将购货发票作为原始凭证,贷记应付账款,依据合同事先规定的折扣条件、截止日期和企业的资金状况确定付款日期,及时支付款项。

4.要有保证采购物品质量的应对措施。为防止货款已付后发生质量或数量等问题而导致企业产生经济损失,采购部门应对大金额的采购保留一定的延迟付款时间,尽量避免即时支付全部款项。对于货款已付后发生退货退款的情况,财务部门应即时做出账务处理,减少对应的应付账款。

5.应付暂时财务困难、避免应付账款长期挂账的措施。在企业资金暂时难以周转、确实无法近期偿付应付账款的特殊情况下,财务部门应及时将有关信息告知对应部门,主动与供应商协商沟通,争取获得供应商的支持。

(三)建立对应付账款周转率指标的考核制度

应付账款周转率与公司在行业中的地位、年度采购量、采购价格、采购部门的谈判能力、负责程度都有密切关系。应付账款周转率与当期的营业成本相关,营业成本受当期的销售规模影响,销售规模与产品的市场份额、质量、营销能力、企业的生产能力、供货能力都相关。因此,应付账款周转率指标与企业各方面的经营管理都息息相关,能够反映企业的综合管理水平及财务管理水平,应当列入企业绩效考核的指标参数。

在企业管理的规章制度中增加对应付账款周转率指标的考核,将与该指标相关的部门均纳入考核,能够形成部门间的联动效应。在部门负责人及高管的绩效测评中增加该指标,部门负责人再对与此指标相关的部门岗位人员加以考核,以此对应付账款周转率指标进行有效地控制。

必须提及的是,在笔者接触的国外的财务会计教材、世界其他国家的资本市场的考核指标中,关于应付账款周转率指标的解释和运用可谓处处可见,其“份量”甚至重于对应收账款周转率运用情况。因此,我国企业在国外承揽工程、开展业务时,一定要对这一指标引以高度的重视。

(四)强调应付账款与其他项目结合的管理

企业的现金流同时受到债权和债务的影响,因此同时考察企业的多项指标比率,将应付账款周转率与其他指标结合分析,可提前发现问题,有效规避企业现金周转过程中出现资金链断裂等风险。本文此处强调的是企业交易结算中应付账款与其他项目的结合管理。

1.应付账款与应收账款结合的考虑。应收账款是企业向下游客户提供信用销售时所产生的债权。企业主要基于两种考虑而进行信用销售:(1)鼓励客户采购,扩大市场份额; (2)与客户建立稳定的合作关系。应收账款投资的成本与收益并存。企业对应收账款的管理应当从订立合理的信用政策和强化应收账款的日常管理两方面着手。前者包含确定适当的信用标准、实施具体的信用条件及完善收款政策。后者分为实施应收账款的追踪分析、认真对待应收账款的账龄、满足应收账款收现保证率以及设立应收账款坏账准备制度四个方面。当然,应收账款的对应即为应付账款,其本质是企业在上游供应商处获得商业信用融资而产生的债务。一般情况下,竞争优势和产业地位的提高有利于企业从供应商处获得条件更优厚的商业信用融资,减轻企业在进行采购时的资金周转压力,并延长应付账款周转期。应付账款的管理同样需要权衡。一方面,延长应付账款的付款期限能够增加企业的可用资金,用于企业日常经营或投资;另一方面,延期付款可能表明企业遭遇资金困难,无力偿还供应商货款,因而从长期看,延期支付有损企业形象,不利于企业的持续发展。

因此,合理的应收账款周转率与应付账款周转率应尽可能接近,从而使得赊销商品后回收的现金恰好能满足偿付因赊购业务而产生的债务,不需动用其他流动资产来偿还;企业应对应付账款和应收账款进行有效的统筹管理,根据自身的竞争优势和产业地位,合理使用和提供现金折扣,使二者在资金周转上相互配合,同时保证营运资金周转和良好的企业信誉,实现收益的最大化。

2.应付账款与预收账款结合的考虑。预收账款主要指企业在销售货物时由于提前向下游购买商收取货款而形成的一项负债。在企业现金流紧张、无法收回款项时,可适当增加预收账款,以盘活企业现金,偿付应付账款。且预收账款使用货物偿付,不会对企业将来的现金流产生压力。

3.银行借款与上级支持结合的考虑。为了平衡资金关系,可采取银行借款或者上级公司支持的方式来满足资金需求。当企业无法在信用期限内收回货款,或到期的应付账款无法按时偿还时,可以与银行或上级公司协调,获得银行贷款或上级公司的支持资金,使企业正常经营有序进行。合理处理银行借款与应付账款之间的关系可以为企业形成良性循环,以使企业能够有效管理应付账款、与供应商保持稳定关系,从而使企业拥有更好的信誉、财务状况和经营绩效,也更容易通过银行的审核、获得贷款;能够获得较多银行贷款支持的企业,在资金方面压力更小,能够及时偿付应付账款、与供应商维持良好关系。

4.票据和现金结合的考虑。合理安排企业的现金流动还需妥善权衡票据和现金的使用。商业汇票一般是以付款人根据交易双方的约定兑付,即由购货企业承诺兑付。从我国现阶段的情况来看,为了降低风险,企业接收和给付的商业汇票大部分为银行承兑汇票。在这种结算方式下,如果付款人到期不能承兑,票据权利人可以追索承兑银行进行承兑,由银行进行担保,收款人承受的风险很小,也不用担心本金会有损失。但由于我国信用体制不完善,票据仍有一定风险。业界一般认为,在正常范围内,应付账款周转率应与商业承兑汇票逾期兑付率正相关。企业将商业信用作为低成本或无成本筹资的便捷方式时,需要密切关注应付账款周转率与商业承兑汇票逾期兑付率负相关的情况。此外,应付账款周转率的降低可能是资金周转不畅的前兆,并会危及两者间的关系。

五、建议

我国的企业管理人员应主动提高自身对于应付账款管理的认识,并通过订立制度、内部培训等,加强员工对应付账款周转率指标的重视程度,使企业树立良好信誉;上市公司应带头建立对应付账款周转指标的考核,并逐步推行至较大规模企业;大学会计、财务教育,注册会计师审计及财经纪律检查等,应当不断引导企业,对管理良好的企业进行表扬,在社会中树立良好的风气,使应付账款周转率指标逐渐建立;企业与企业之间应经常通过各类平台和组织进行交流,如协会、具备专项职能的机构、培训机构、专业杂志、期刊以及新闻媒体等,加强对应付账款周转率指标的宣传力度:要通过这样的活动,提高企业经营的诚信水平,将不诚信经营、恶意拖欠货款的现象予以曝光,加大社会舆论的谴责,共同构建健康有序的企业经营环境。

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