浅谈规范库存物资编码的方法及原则探讨

徐照堂 新疆维吾尔自治区地质矿产勘查开发局第四地质大队 【摘 要】物资编码是物资管理系统运行发展的重要数据,是整个物资管理系统运行的基础,体现在物流管理的全过程,能够为库存物资科学管理和统计分析提供重要的支持,规范库存物资合理应用。文章结合库存物资编码
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徐照堂

新疆维吾尔自治区地质矿产勘查开发局第四地质大队

【摘 要】物资编码是物资管理系统运行发展的重要数据,是整个物资管理系统运行的基础,体现在物流管理的全过程,能够为库存物资科学管理和统计分析提供重要的支持,规范库存物资合理应用。文章结合库存物资编码发展现状,结合库存物资实际具体分析物资编码的方法及原则。

【关键词】库存物资管理;物资编码;方法;原则

一、库存物资编码发展现状

企业发展过程中涉及到的物资类型多样,包括进口设备、国产设备、实验耗材、电工材料、办公用品等。物资具体分为M、N、P、Q、R、S 几类,其中P 类的物资不仅包括一些进口免税设备,一些国产设备、配件、日杂等。这些设备在具体的应用管理中缺乏专门人员管理。

二、库存物资编码方法

在物资的编码过程中,结合库存物资的基本属性保持了原有的六种类型,沿用了过去的几种编码格式,即M+1234,需要应用一个大写字母代表物资的大类,用一个大写字母+1 的形式表示物资的种类,用一个大写字母+2 的方式代表物资的小类,应用最后两位数字代表物资的具体品种和规格,对于同一名称不同规格的物资,多对应的编码具有唯一性的特点。

1. 根据仓库名称规范物资编码

物资编码规范要打破原来玻璃器财库UJ 和US 的非常规编码,增加T 类(实验类)的边那,加你个实验性的耗材物资全部投入到T类中,将设备器财库P 类的物资30 多种实验耗材融入到剥离其财库中,将玻璃器财库中的50 多种物资融入到设备其财库管理中,取消原有的是眼泪物资,额外增加劳保类型的杂物物资,实现劳保耗材物资和实验耗材物质的分散化管理,对玻璃器材编码格式进行规范管理

2. 结合采购渠道对物资编码进行规范

在规范物资编码的时候将进口、免税物资归入到进口设备M中,将原有的免税器械从P 类并入进口设备中,将原有的国产加样器设备和配件从P 类并入到国产设备N 类,这种物资编码的规范方法能够实现对库存物资的动态化管理,让相关人员更清楚的了解设备器材库存物资的采购渠道。

三、库存物资编码原则

1. 系统原则

在对库存物资进行全面的衡量、考察之后,应用计算机系统对物资编码结构进行设置,实现物资编码目录架构的合理化设计。设备器材库物资常见分类管理具体如表1 所示。

2. 有序原则

在对大型物资库存进行编码管理的时候,需要结合不同类型物资属性和用途来对物资进行科学排列和有序管理。比如对于大类型物资N,可以从N1 到N5 的进行管理设置。现阶段,国内设备物资管理分类如表2 所示。

3. 集中原则

在对每一种类型物资进行编码管理的时候,结合不同物资的应用属性和用途,在遵守近似物资作为小类集中管理的基础上对物资编码进行有序排列,比如以种类物资N3 中的力学类实验器材来作为小类进行集中编码管理,具体情况如表3 所示。

4. 唯一原则

对具有同一品名、同一国别厂家的不同型号、不同大小的小类物资管理的时候要尽可能保证各个编码的唯一性。以南丁格尔短袖白大一不同型号、不同规格的物资编码管理具体如表4 所示。

四、库存物资编码操作所需要注意的问题

库存编码的数据结构可以采用多级多库模式,也可以采用多级一库的模式。具体应用哪种模式需要考虑级数,对于级数多的需要采取多级一库方法。文章以某煤矿集团仓储公司多级一库编码的设置方法进行分析。首先,编码的关键字是QCBH(器材编码),长度为14 位,前八位采用的原来的煤炭部标准,每两位为一级,后六位安排专门的人员进行操作控制。经过这样设计出来的器材编码最少是两位,是一种大类码。其次,为了更好的区分级数,需要设置专门的配套字段DQJS(现阶段代码的级数)、SJWA(上级代码的长度)、(XJWS)下级代码的长度。通过对三个配套字段的综合使用实现对任一级的汇总查询。最后,设置一些存储信息字段,将这些字段共同构成完成的多级一库物资代码表,在配合应用一些程序,构建自动分级的代码程序,从而有效解决库存管理中所遇到的问题。

五、结束语

综上所述,库存物资编码操作对完善库存物资管理起到了十分重要的作用,结合现阶段的技术发展来看,还没有一套完善的物资编码体系。在编码体系中,设备器材和玻璃器材库的编码操作对仓库物资的名称和采购渠道进行了明确的规定,在应用中基本满足物资编码操作原则,具有方便、实用的特点。为此,库存物资编码操作管理要加强对这种物资编码操作的关注,结合实际对物资编码进行修正,从而进一步完善库存物资编码体系。

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