分析事业单位办公室后勤保障管理工作及问题处理

王 兵 湘潭市计量测试检定所 【摘 要】针对事业单位办公室后勤保障管理工作所存在的问题,做了简单的论述,并提出问题处理策略。后勤保障管理工作普遍存在工作效率低下、信息化水平低、专业人才匮乏等问题,针对此类问题,需要采取针对性解决方法,创新管理模式,健全
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王 兵

湘潭市计量测试检定所

【摘 要】针对事业单位办公室后勤保障管理工作所存在的问题,做了简单的论述,并提出问题处理策略。后勤保障管理工作普遍存在工作效率低下、信息化水平低、专业人才匮乏等问题,针对此类问题,需要采取针对性解决方法,创新管理模式,健全管理制度。

【关键词】事业单位;办公室;后勤保障;问题处理

现阶段,事业单位处于转型发展时期,各项工作内容均有了新的变化与要求,需要从现存的问题入手,处理相关问题,创新管理方式方法,坚持以人为本,统筹全局,强化后勤保障业务,助力办公室业务,提高业务水平。

一、后勤保障管理的意义

做好办公室后勤保障工作,对推动事业单位更好的开展各项社会服务,有着积极的作用。后勤管理工作主要包括后勤服务与后勤补给,若想充分发挥后勤保障的作用,需要探索新的管理方法,采取科学化、规范化、精细化管理模式,提升后勤管理工作质量。

二、事业单位办公室后勤保障管理工作存在的问题

1. 信息化水平低

对于办公室后勤保障管理工作,由于管理人员的重视程度不够,未能充分认识到后勤保障工作的作用,缺少对此项工作的投入,使得后勤保障管理工作的信息化水平较低,工作效率低下。部分单位虽然已经实现办公信息化,配置了基本的办公设备,但未构建完善的后勤保障管理信息化系统,各部门之间信息资源共享程度较低,使得后勤保障工作的实效性较差。基于此,需要加强信息化建设,提升管理效率。

2. 工作效率低下

从后勤保障管理工作实际来看,此项工作属性为辅助业务,需要遵循各种规章制度,往往办公室后勤保障工作的开展,需要经过多项程序,业务流程较为繁琐,当发生紧急事件时,难以及时提供后勤保障,工作效率较低。基于此,需要从制度规范方面入手,优化业务流程,将繁琐的程序简单化,采取科学化管理方式。

3. 专业人才匮乏

办公室后勤保障管理工作主要是由非专业人才负责,后勤管理队伍的年龄结构老化,加之技术水平较低、文化水平程度偏低等,使得后勤保障工作效率低下,影响办公室业务的发展。事业单位办公室后勤人员多为内部选拔,从其他岗位调度过来,专业技能水平较低,加之缺乏完善的人员管理机制,难以提升专业人才的水平。

三、事业单位办公室后勤保障管理工作问题解决的策略

1. 创新办公室后勤保障管理模式

基于事业单位办公室后勤保障管理常见问题,应用7S 管理模式,结合单位办公室业务实际,加强企业文化建设,强调纪律性,以加强管理的规范性与科学性。7S 管理主要包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约,是精细化管理的基础,也是现代化事业单位办公室管理的有效方法。应用7S 管理方法,需要结合事业单位办公室后勤保障工作实际,制定相应的管理制度,明确划分必需品与非必需品的管理标准与处置方法,比如在办公区域内不得摆放和工作无关的物品、保持办公桌下与文件柜内等的清洁性。关于整顿管理,要加强物品摆放管理,做好重点设备保护标识工作,加强仓库管理,禁止摆放个人物品,做好物资验收等级,减轻仓库库存压力等。做好办公室清扫与清洁工作,采取制度化管理方式,定期进行检查,以保持整洁状态。关于素养管理,重点加强人员行行为举止管理,禁止办公人员在工作时间内吃零食或者在办公室用餐等,督促管理人员规范自己的行为。做好办公室后勤保障安全检查工作,制定安全检查制度,采取安全保护措施,以减少安全事故的发生。倡导节约,培养后勤人员的节约意识,从时间、资源等方面入手,做到勤俭节约,能够维修不报废的物品,尽量做好维修,要从经济性角度分析,避免增加不必要的成本。

2. 加强信息化建设

针对办公室后勤保障管理工作信息化水平低下的问题,需要单位加强信息化建设投入,引进现代化管理系统与设备,构建后勤保障信息化系统,实现办公室信息资源共享,提高后勤保障管理的水平。湖南某事业单位引进了办公室信息化管理系统,以提高办公室业务水平与后勤保障管理效率。管理人员利用此系统,可以及时了解办公室业务需求,快速调配物资,以提高工作效率,简化工作流程,提高服务质量。同时利用此系统,将后勤保障物资信息及时录入到信息系统中,可以明确物资流向,掌握物资使用情况,以及时补充物资,提高库存管理效率,减少库存压力,提升工作水平。除此之外,利用信息化管理系统,后勤保障人员可以接受线上业务培训,及时更新后勤保障管理知识,了解单位管理工作规章制度,提高工作效率,降低业务培训成本,通过线上业务考核,可以督促各部门人员做好分内工作,节约物资,提高精细化管理水平。

3. 加强后勤保障队伍建设

后勤保障虽然为辅助工作,但影响着办公室业务与事业单位管理。加强后勤保障队伍建设,创新人才引进模式,采取公开招聘的方式,引进专业人才,对于现有人才,要加强业务培训,使其能够更好的胜任此项工作。同时要完善后勤保障人员的管理制度,为其提供更多的发展空间,调动人员的工作积极性,培养后勤保障人员的创新意识与创新力,全面提升办公室后勤保障管理工作效率。

四、结束语

事业单位办公室后勤保障管理工作的开展,要注重规范化与科学化,采取精细化管理模式,着力解决现存的管理问题,优化人员结构,创新工作模式,以提升后勤保障管理工作效率与水平。

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