档案信息管理自动化

摘 要: 互联网技术的普及与发展。信息的自动化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中,管理自动化是指由人与 计算机 技术设备和管理控制对象组成的人机系统,核心是管理信息系统。管理自动化采用多台计算机和智能终端构成计算机局部互联网,运用系统工程的方法
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  摘 要:互联网技术的普及与发展。信息的自动化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中,管理自动化是指由人与计算机技术设备和管理控制对象组成的人机系统,核心是管理信息系统。管理自动化采用多台计算机和智能终端构成计算机局部互联网,运用系统工程的方法,实现最优控制与最优管理的目标。借助于互联网自动化技术。不仅能在很大程度上提高档案管理的效率。还能提高信息的准确率 随着市场经济的不断发展完善。加强档案信息的管理对于企业的发展有着非常重要的作用。因此,档案信息管理制度化应运而生。

  关键词:档案;信息管理;自动化;标准化

  加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的互联网化,是实现档案工作自动化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。如何提高应用能力,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。下面我阐述个人的一些看法。

  1 推进档案信息管理自动化的优势

  档案信息的自动化处理过程拥有许多不可比拟的优势:

  (一)、它可以发挥现有互联网的潜能。提高互联网的使用率 经调查得知。我国基层的档案室很多都配备了互联网,但是这些互联网的开发功能却过于简单。而采用自动化处理档案无疑会发挥其现有的潜能,提高工作效率。并节约一定的资源。

  (二)、以往的信息加工模式无一例外要经历选材、编辑、出版3个主要的过程,这样的工作过程历时较长。也会对档案应有价值的发挥造成很大的影响。而档案信息的自动化处理过程。编者可以直接通过机读形式的档案迅速完成相关的信息加工。快捷地出版二次文献。

  (三)、实现档案信息的自动化之后。我们可以一次投入而多次的产出。可以从根本上摆脱信息加工受经费约束的不利局面。

  2 推进档案信息管理自动化,必须提高档案标准化、规范化能力

  目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从互联网系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

  3 推进档案信息管理自动化的应用策略

  转变思想。提高领导者的自动化意识在进行档案信息自动化的过程中。领导者的自动化意识和知识水平可以说是非常重要的决定性因素 我们可以看到。有的档案管理部门的领导具备一定的自动化管理意识。积极引进档案管理的自动化处理系统。而且也想方设法吸引相关的人才。档案的信息化管理工作开展得如火如荼。而相反。还有一部分领导,眼光狭隘。认识不到档案管理的自动化处理的重要性。也不重视现代化的办公应用系统,工作手段落后。人员素质低下。档案信息管理工作开展得较为滞后。因此。一定要转变思想。切实提高领导者的自动化意识和知识水平,从而推动我国档案信息的自动化进程。

  4 推进档案信息管理自动化,必须慎重选定技术路线

  信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是互联网技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。互联网技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。

  5 推进档案信息管理自动化,必须实事求是地改进管理体制

  集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题,如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门,在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”,就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统,是较理想的模式,但这种高技术结构,必须有较强的管理能力和技术能力,不具备这些条件,从集中向分散过渡,反倒有可能退回到分散式。

  6 推进档案信息管理自动化,必须充分发挥系统建设资金的使用效益

  档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。

  7 推进档案信息管理自动化,必须重视人才管理

  推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是互联网技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象。互联网技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神;有计划组织进修,掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧;研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上,还需要研究如何增强互联网机构和人员的活力,例如 引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等等。

  8 推进档案信息管理自动化过程中存在的问题

  档案信息管理的自动化在近些年得到了一定程度的应用与推行。但是在具体的应用过程中,依然存在一系列的问题。这些问题主要包括以下几个方面:首先。档案管理软件缺乏通用性。由于档案信息管理软件在型号和规格上存在很大的差异。时至今日也没有一个既可以进行文件检索又可以用于档案管理的处理系统。档案信息管理的进度受到了很大的约束 其次是我国到目前为止还没有建立一个达到数据交换机读目的的档案系统。档案管理和互联网管理两方面的工作通常都是各行其是。缺乏配合。层次也不一样。这种状况不能适应档案信息资源共享的要求。再次。档案信息管理未实现标准化和规范化 档案信息自动化系统的功能并没有得到充分的发挥。而档案业务基础工作的标准化和规范化水平也非常差。最后,档案管理人员的素质较为低下 档案管理电子信息化需要相关的操作人员具备较高的层次和先进的技术水平。不能仅仅满足于一般的互联网操作过程。但是从目前的情况来看。很多档案的部门缺乏高科技人才。而相关的复合型人才更加紧缺。很多的档案管理人员年龄较大。不愿意进行互联网知识方面的学习。过度依赖手工整理。尽管档案室引进了自动化的互联网系统。但却没有人灵活运用,也没能发挥其应有的实际效用。就更谈不上档案管理的自动化了。

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