探索电子邮件保管箱对公证机构建立数据电文的服务中心

甲公司是一家从事对外贸易的企业.半年前与海外某乙公司达成买卖服装的意向.为方便快捷.双方一直采用电子邮件商定协议条款,甲乙双方就相关条款达成一致意见后由甲将签字盖章的合同扫描作为附件发送给乙.乙在收到邮件后将合同打印.也采取签字盖章扫描的方式将合同
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  甲公司是一家从事对外贸易的企业.半年前与海外某乙公司达成买卖服装的意向.为方便快捷.双方一直采用电子邮件商定协议条款,甲乙双方就相关条款达成一致意见后由甲将签字盖章的合同扫描作为附件发送给乙.乙在收到邮件后将合同打印.也采取签字盖章扫描的方式将合同发送给甲。

  后来乙公司因经营不善.无法支付货款。甲此时需要提供证据证明合同存在并真实有效。但甲公司业务员陈某一直使用Outlook软件来收发邮件.而对0udook软件中的电子邮件办理保全证据公证效力较低。实践中.公司业务人员除了将电子邮件下载到本地导致邮件证据效力降低之外.还会出现由于人员流动导致的邮件遗失.这样企业可能毫无有利证据证明当时签订合同的相关情况针对以上问题.上海市徐汇公证处创造性地推出了与电子邮件保全证据公证服务相匹配的一套电子邮件数据保管服务:由公证处提供邮箱账号,当事人在使用公证邮箱时可以实时完整地将邮件数据保存固定在公证处的“数据保管箱”中以备13后作为证据使用。
  
  一、公证机构是否可以开展数据保管服务?
  
  电子邮件保管箱与传统的公证事务“保管文书”相类似。区别仅仅在于信息内容的载体发生了变革。文书的载体是传统的纸张.而电子邮件保管箱保管的信息是电子数据,是存储在磁盘上的磁记录。《公证法》第12条规定:“根据自然人、法人或者其他组织的申请。公证机构可以办理下列事务:(一)法律、行政法规规定由公证机构登记的事务;(二)提存;(三)保管遗嘱、遗产或者其他与公证事项有关的财产、物品、文书;(四)写作与公证事项有关的法律事务文书;(五)提供公证法律咨询。”随着网络信息技术的不断发展.许多原先必须在纸质文书上完成的行为都可以很方便的在网络计算机上实现.这样保管电子数据就成为一种必然
  
  二、电子邮件保管箱的优势
  
  诉讼中的各种证据鱼龙混杂、真假难辨.是保全证据公证呈现崛起之势的根本原因。经过其公证的证据效力具有优先性.即公证证明一旦作为认定事实证据就排除了其他证据的地位,这在《民事诉讼法》、《公证法》及最高法院相关解释中有明确规定。

  同时。《上海市高级人民法院关于数据电文证据若干问题的解答》第6条规定了电子邮件在法庭上出示的方式.即“举证一方应提供邮件的来源.包括发件人、收件人及邮件提供人,上述人员与案件当事人的关系。邮件的生成、接收时间及邮件内容。庭审出示证据时。若双方均无异议,可直接出示邮件纸质件:

  否则.应在计算机上当庭演示.并下载打印成纸质件。若对电子邮件已作公证的,可不当庭演示邮件.而直接将公证文书作为证据出示”

  虽然公证证明的证据具有较强的证据效力.但司法审判实践中有的法院并未采纳电子邮件公证证据。公证证据未被采纳的原因不一而足.但其中一个重要的原因是邮件公证证据并未证明邮件内容的客观真实性。目前公证实践中.电子邮件保全证据整个过程由当事人自行完成.公证员仅对当事人的操作过程及内容进行证明。《办理保全证据公证的指导意见(修订)》第3条规定:“保全证据公证的种类:(一)对书证的保全;(二)对物证的保全;(三)对视听资料的保全:(四)对证人证言、当事人陈述的保全;(五)对行为过程和事实的保全”这种电子邮件保全证据公证的种类属于以上规定第五项.公证的对象是申请人操作电脑的行为.保存到磁盘、打印出来的邮件页面只不过是行为的结果.公证仅仅证明操作行为过程这样的公证明显不符合当事人申请公证时对电子邮件本身存在的事实及邮件内容真实性予以证明的初衷申请人要求公证证明的对象是技术性很强的、客观的、物理上的物——电子邮件,而实践中公证证明的仅仅局限于当事人操作计算机访问、打印电子邮件的行为过程。

  针对上述矛盾.当事人可以对电子邮件进行事前公证或称预防性公证当事人如果能够在纠纷产生之前及时主动地针对电子邮件发送的内容、时间等进行公证.则可使公证人员能够客观有效地对电子邮件的真实性进行鉴别和认证.进而可以极大地避免事后当事人对电子邮件真实性的质疑.有效快捷地解决纠纷上海徐汇公证处创新推出的电子邮件保管箱无疑是解决上述矛盾的一把利器当事人申请使用由公证处提供的邮箱.在使用邮箱收发邮件时,电子邮件数据将会实时地、完整地保存固定在公证处的“数据保管箱”中.以备当事人日后作为证据使用。针对使用公证邮箱的当事人.公证人员就能对邮件的原始客观性进行甄别.从而出具证明对象为电子邮件本身存在及内容真实性的公证文书.此时的电子邮件公证证据才真正称得上是过得硬、效力高的证据。
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