浅论企业信息化认证管理系统平台构建

随着国家标准化建设的不断前进和认证认可制度的不断完善,政府对产品认证的管理和监督工作也越来越细化和严格。对于生产企业来说,完善产品认证管理工作,并使其更加系统化就成为了当务之急的课题。 当企业拥有的认证产品达到一定数量时(例如:对于一个大型电工企业来
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  随着国家标准化建设的不断前进和认证认可制度的不断完善,政府对产品认证的管理和监督工作也越来越细化和严格。对于生产企业来说,完善产品认证管理工作,并使其更加系统化就成为了当务之急的课题。

  当企业拥有的认证产品达到一定数量时(例如:对于一个大型电工企业来说,可能有上千或几千个型号的强制认证产品),一张证书可能覆盖着若干的产品,每一个关键零部件又从属于多个产品和与之关联的多张证书。认证证书的管理、有效期的监控、证书与产品之间的关联、产品与关键零部件之间的一致性就变成了一项庞大的工作。特别是伴随着产品设计的变更、供应商的替换、关键零部件(特别是通用零部件)的升级,以及执行标准和认证规则的修订,就使得这种本就繁复的管理工作变得不再是静态管理,而成为一种存在多重交联关系的复杂动态管理工作。同时,在现代企业的管理模式下,上述各种变动因素的信息可能掌握在安规、技术、采购、生产等不同部门之中。这时,建立通畅、迅速、准确的信息传递渠道成为企业认证管理必不可少的条件。

  如果采用传统的人工管理方法处理如此庞大的数据和关系信息,以及采用以往口口相传的方式进行信息传递,必然会加大失误发生的可能性。这些小的失误却很有可能带来例如:违反产品一致性要求、证书过期、不符合新版国家标准等违法的严重后果,给企业带来重大的经营风险。因此结合现代企业管理特点和产品特点,依靠现代化的企业内部计算机网络,建立一个完善的信息化认证管理系统平台势在必行。

  1 认证管理系统平台的任务目标

  我们建立一个认证管理平台,期待完成这样三个主要任务 :

  1)认证数据的信息化和系统化。通过搭建系统平台,收集认证相关及影响认证的信息数据,从而达到快速、准确检索认证信息的目的。并且在分散的产品信息、认证信息、标准信息、制造商信息、关键零部件信息之间建立系统的联系,能够实现当其中一个要素发生变化时,能够立刻响应到与之关联的整个系统,实现认证管理的体系化、信息化。

  2)广泛的信息共享。利用网络平台使得认证相关的设计、采购、制造、检验、评价等各部门之间实现无延迟的信息共享,以突破交流阻碍、缩短信息传递时间和最大程度地减少人为失误。

  3)实现风险预警。利用认证数据的信息化平台,自动实现对证书有效期、工厂审查时间、法规标准实施时间进行监控,主动进行提醒,杜绝人为遗漏造成的重大风险。

  2 数据库与关键字段关联

  建立认证基础数据库是整个任务的基础工作,数据库建立的准确、完整、合理是达成系统平台目标的保证。

  数据库中要包括全部与认证相关的信息,以及对认证产生影响的全部信息。数据库应至少包括如下几个数据表 : ①产品数据表;②认证数据表;③执行标准数据表;④关键零部件数据表;⑤制造商(供应商)信息数据表。

  在产品数据表中,至少应当含的字段有:产品型号、产品类别、产品状态、执行标准;在认证证书数据表中,至少应当含的字段有:证书号、证书状态、证书类别、有效期限、持证人、制造商、生产企业;还可以包括以下字段:发证日期、产品规格分类、实验报告编号等;在执行法规标准数据表中,至少应当含的字段有:执行标准编号、名称、实施日、替代标准;在关键零部件数据表中,至少应当含的字段有:零件型号、关键零部件认证证书号(如果有)、制造商、执行标准。此外还要在各数据表的相关字段间建立关联,使得整个数据库变成一个有机的整体。因为各数据表间存在多重关联,所以还需要建立如下三个关系表:关系表 A,建立认证证书号和产品型号之间的关联;关系表 B,建立认证证书号和执行标准之间的关联;关系表 C,建立产品型号和关键零部件型号之间的关联。认证证书和试验报告可以扫描成电子文档,需要阅读时通过相应字段的链接获取,这样更方便于信息化管理和网络间的传递。数据库信息量很大,数据可以采取录入或从以往的电子表格记录中导入,但无论哪种输入方式,确保基础数据的准确性非常重要,为此可以在数据输入时采用“录入—校验—审核”的机制进行管理。各数据表的字段构成和数据表间的关联关系可以参考的示意图。

  3 功能模块的搭建

  建立了合理的基础数据库,就有可能在此基础上搭建实现系统任务目标的功能模块。

  3.1 模块一:产品查询功能模块
  产品型号一般是企业中对每一种产品的识别标志,该模块目的在于通过已知的产品型号,迅速锁定该产品的认证证书、执行标准、关键零部件及所属生产部门。

  3.2 模块二:认证证书查询模块
  该模块功能目的是通过已知的产品证书编号,进行全部认证信息的查询,同时也要实现通过证书编号查询证书覆盖的全部产品以及实现证书电子文档的打印等功能。

  3.3 模块三:执行标准查询模块
  该模块功能目的是期望当公司产品的执行标准发生修订等变化时,迅速的锁定哪些产品执行了该标准,以便对这些产品进行确认或改进,避免因应对时遗漏某些产品造成其违反新标准的失误发生。

  3.4 模块四:关键零部件模块
  该模块旨在迅速的确定某型号关键零部件被使用在公司哪些产品上。通过关键零部件型号,查询其使用产品的型号以及产品所属的认证证书。其目的是当关键零部件发生技术改进、制造商变更等情况时,可以迅速判断哪些产品需要进行认证变更,这样能够最大程度的确保遵守条例规定的产品一致性的要求。

  3.5 模块五:制造商管理模块
  在现代制造体系下,OEM/ODM 方式的产品生产日益增多,对 OEM/ODM 供应商的认证管理成为了刻不容缓和面临挑战的课题。同时对关键零部件制造商的管理也是制造商管理的重心。该模块旨在通过系统迅速锁定哪个制造商生产了我们的哪些产品或关键零部件,该制造商的认证审查状况如何,需要哪些改进和协助。该模块可以通过制造商分类来纵向管理我们的认证的相关产品。

  3.6 模块六:风险控制模块
  该模块对三个方面进行预警:①证书状态预警。旨在当证书有效期临近到期时进行更新证书预警。不同认证都有其认证期限,例如 CCC 证书有效期是 5 年。5 年的时间中,产品情况、认证情况、甚至认证管理人员都有可能发生变化,如不进行有效的管理,就会造成认证证书过期,公司的产品必须停产的失误。并且,往往在证书到期前 3 个月至半年就要提前开始证书更新的试验和认证工作。风险预警模块中的证书状态预警可以在登录系统时提醒系统使用人员证书的实时状态。②执行标准或法规更新的预警。随着国家标准化工作的日益完善和与国际标准化的接轨,新标准的颁布以及现行标准的更新越来越频繁。当有新标准颁布时,就面临着需要对相应产品进行符合新标准的确认或改进。从标准的颁布到实施一般为半年至一年时间,在新标准实施前必须完成产品的应对。该模块旨在某项新标准颁布后至实施前的时间段内进行状态预警,以提示相关部门及时的确认产品与新标准的符合情况和合理的安排产品改进的日程。

  ③认证审查的预警。根据条例和认证规则的要求,对认证产品的生产企业要进行定期审查。本企业和各 OEM/OEM 制造商理应做到健全认证管理制度,严格进行产品把关,达到可以随时接受审查的水平。但在国家认证机构审查前进行全面的自检和充分的准备,以期望更好的配合认证机构顺利通过审查还是必要的。因此该模块的设立旨在根据以往审查的记录预测当年度审查的大致时间,提示曾经发生的不符合情况,为企业定期自检和有效的进行审查前准备提供方向和提示。

  上述各模块都是根据认证系统平台的基本目标设立,并可以依据基础数据库和其中的字段关联,通过编写比较简单的查询语句函数或程序模块来实现。
  
  4 系统界面和应用
  
  为实现各模块的基本功能,可以根据企业自身的需要和使用者的习惯建立不同的人机交互界面以实现功能的应用。下面以其中一种形式为例,进行简单介绍。

  1) 产品型号查询界面。
  通过产品型号迅速锁定该产品的认证证书、执行标准、关键零部件及所属生产部门。在图中复合列表框(A)中选择或输入产品型号,会查询出该产品的认证证书(B)、该产品的执行标准(C)以及该产品的关键零部件清单(D)。

  2) 认证证书查询界面通过在复合列表框(A)中选择或输入认证证书号,可以确定证书上的全部认证信息(B)、该证书包含的所有产品列表(C)以及可以通过点击链接查看和打印证书电子文档及试验报告电子文档(D)。

  3) 执行标准查询界面(图 4)通过在复合列表框(A)中选择或输入公司产品相关的执行标准,可以查询到标准的发布及实施等信息(B)、确定公司的哪些产品执行了该标准(C)以及哪些认证证书与此标准相关(D)。

  4) 关键零部件界面(图 5)通过在复合列表框(A)中选择或输入关键零部件型号,可以查询到该关键零部件在哪些产品中使用(B)以及这些产品的执行标准(C)和产品的认证证书(D)。

  5) 制造商管理界面(图 6)通过在复合列表框(A)中选择或输入制造商名称,可以查询到该制造商的信息(B)、制造商以往接受审查的情况(C)以及我们有哪些认证产品或关键零部件在这个制造商生产(D)。

  6) 风险预警界面(图 7)在风险预警界面中,会将临近到期的认证证书列出并提示有效期限(A),可以查询出新颁布或修订标准的实施日期和距离实施天数(B),还列出了各制造商面临下次审查的大致时间(C)。以上预警时间可以根据需要按照优先顺序进行排列,例如时间最紧迫的靠上显示。风险预警界面可以根据需要在登录系统时强制打开提示使用者。

  5 认证管理系统的软件开发平台

  理论上,上述认证管理系统可以采用任何一种数据库软件平台进行开发。但目前大多数的现代企业已经在长期使用例如 Oracle 等电子系统平台来进行产品的定单处理、生产安排、库存管理等,在这个系统平台中已经建立了详细的产品构成和零部件数据。这样的话,认证管理系统平台的开发就应当尽量在这个生产管理系统平台的基础上使用同一种软件开发工具进行二次开发。这样就实现了认证数据和制造数据的共享,使得认证信息真正融入在企业的开发、制造过程中。可以方便在这两个平台之间建立接口,使得当设计变更引起的产品构成发生变化时可以立刻反馈到认证平台进行一致性验证;也可以做到当产品认证发生状况时,可以立刻通过管理平台对采购过程、制造过程进行警示或处置。例如当一个关键元器件供应商的工厂审查发生严重不合格时,系统会自动的向采购人员发出警示,请求是否暂停对该供应商生产的零部件的采购,入厂检验部门会接到系统指令,对该厂生产的零部件进行加严检验,系统会指示成品出厂检验和制造过程检验部门对上述零部件进行生产日期或批次的确认,供应商评价系统也会依据评价指南判断是否对该供应商进行降级处置等。在某些必要的情形下,系统甚至可以自动停止相应产品的生产安排和出货,请求处置。

  6 认证管理系统的开发项目管理

  由于认证管理平台涉及到的信息来源从属于不同的部门,开发完成后也会在不同的部门使用。所以建议采用跨部门的工作小组的形式进行系统开发。根据企业的组织构架,这个开发小组可以包括技术法务、品质管理、采购、设计开发、IT 等部门的人员,力图做到掌握和传递认证相关信息的人员和有使用需求的人员真正参与到软件的开发和测试中来。

  在开发流程的管理上,采用构想→评估→开发→测试→试运行→完善的流程模式,其中③软件开发和④数据库建立可以在小组内进行分工同时展开。

  7 认证系统平台的应用和效果评估

  企业内的认证系统平台的建立,其重点是根据企业认证管理需求进行系统构架设计和数据库建立,程序编写的难度不大,因此大多数企业的IT部门可以独立完成,整个系统可以在企业内部完结,不会构成额外的成本负担。

  我公司实施该系统一段时间后,在若干项指标上进行了系统使用前后对比评估,发现:认证管理的人工成本约可节省 50%,信息传递速度提高至原来的 3 倍,信息传递准确率提高了一个数量级以上,同时系统在各种预警上起到了应有的作用,大大降低了违反法规的风险。

  8 几点提示
  
  从根本上说,认证管理系统平台是认证管理的辅助手段,也是认证管理意识提升的产物。做好认证管理工作,需要对全体相关人员进行不断的教育,强化认证法规安全意识。有了认证管理系统平台,还需要建立系统平台使用和维护的制度,明确信息输入者的责任,确保数据库新鲜、真实;明确系统使用者的责任,确保其被有效利用。系统平台需要在使用中不断完善,在制度中建立一个意见反馈渠道或交流平台,会帮助系统改进和自我完善,使其越来越符合使用需求。

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