管理文秘职能的历史演变论文

【摘 要】 “管理文秘”体现了秘书学与管理学的紧密联系,即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动,是一种现代行政学的概念。本文阐述了管理文秘的内涵,分析了管理文秘职能的历史演变,研究了管理文秘应具备的素质和能力。 【关键词】 管理文秘;职能;
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  【摘 要】“管理文秘”体现了秘书学与管理学的紧密联系,即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动,是一种现代行政学的概念。本文阐述了管理文秘的内涵,分析了管理文秘职能的历史演变,研究了管理文秘应具备的素质和能力。

  【关键词】管理文秘;职能;演变

  1.引言

  随着社会经济和现代科学技术的迅猛发展,信息时代和“互联网+”时代的到来,造就了许多新兴的产业和行业门类。各种社会组织的管理活动创新了原先以行政手段为主题的模式,管理领域也广泛地吸收了经济和法律手段、系统论、信息论等理论,其发展取得了巨大的突破。管理文秘即是如此,即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动,是一种现代行政学的概念。

  2. 管理文秘的内涵

  管理秘书学中的秘书内涵为:现代意义上的秘书,是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理,帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。

  管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系,其交叉关联主要表现在这几个方面:

  一是秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的,秘书工作的目标、定位和绩效的考评都与管理学密不可分,现代秘书工作越来越能体系出管理科学的基本内涵。

  二是秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践,反过来又在实际操作中升华了管理科学的理论,实现了管理方法的探究,促进了新型的专业管理人才的培养和塑造。因此,很多领导和管理岗位的人员,大都经过多年秘书工作的磨砺。

  三是从国际秘书职业发展的趋势来看,秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

  四是秘书工作不仅是具体实践与管理科学密切相关,并且从事秘书工作的人员还必须具备较强的自我管理技能。

  3. 管理文秘职能的历史演变

  管理文秘作为一门新的秘书科学,正日益受到管理者、秘书从业人员以及管理学和秘书学研究者的关注。

  3.1 秘书职能的历史演变

  “秘书”一词最早指的是秘密机要的书籍文件,后来演变为官名,古代称长官图书之官或掌秘要文书之官,最后演变为协助领导处理日常事务和各种办公室繁杂事务的专业人士。

  在我国古代,秘书最早起源于炎黄殷商,原始社会秘书的工作范围不广,一人负责多事,分工不明,但已经脱离秘书萌芽状态,具有一定的雏形。夏商周时期,我国秘书工作正式确立,其特点是分工明确、职责重大、地位上升、可以参政。在秦汉时期,秦朝的御史大夫相当于当前的秘书长;汉朝尚书台长官奏章、参与决策,主簿、书佐为中下层秘书,保管文书、写公文,这一时期秘书的地位空前上升,且身兼多职。在隋唐时期,隋朝中书省改为内史省,中书监改为内史监,门下省改为纳言;唐朝中书省出令,门下省审议,尚书执行,这一时期对秘书的要求很高,要求科举出身,书法、文理判

  事、口才和相貌都要出众。在宋元时期,宋朝中央集权空前集中,只有中书省参与机密,设枢密院;元朝曾设行中书省,行枢密院,这一时期的特点是秘书机构更繁杂,分工细密,考选制度严格。在明清时期,已经形成了系统完备严密的秘书工作体制,皇权统治,是行政管理的重要组成部分。清朝末年,纯粹以“秘书”二字命名秘书工作。辛亥革命时期,孙中山的南京临时政府总统府下设“秘书处”,政府各部门设“承政厅”或称“政务厅”,各省府设秘书员,其含义与职责大体同今天的秘书相当。国民政府时期,从中央到地方建立健全了秘书工作,且有明文规定职责。新中国时期,建立了适合社会主义的秘书工作组织制度,设秘书长,办公厅主任。在当代,按秘书的从属和服务对象的角度,可分为公务秘书和私人秘书。

  3.2 管理与文秘的关系

  要准确地理解管理与文秘之间的关系,就必须搞清楚管理与领导之间的关系。管理和领导都有广义和狭义之分。广义的管理包括狭义的领导,广义的领导包括狭义的管理。

  表1:管理与领导的关系

  名称管理领导

  狭义由计划、组织、指挥、协调及控制等职能为要素组成的活动过程。是领导者为实现组织的目标而运用权利向其下属施加影响力的一种行为或行为过程。

  广义指应用科学的手段安排组织社会活动,使其有序进行。指整个领导和指挥活动,包括决策在内。

  包含狭义的领导包含狭义的管理

  如图1所示,管理和领导是两个既有联系又有区别的概念。据此可以推断得知,管理与文秘也是既有联系又有区别的两个概念。原因有以下几点:

  一是领导者的管理活动包含秘书活动。根据秘书的历史演变可以看出,由于领导者的管理活动需要而产生了管理文秘活动。文秘人员的职能一方面是执行领导命令,按照要求办文、办事、办会,另一方面还要出谋划策、充当参谋助手。特别是在领导者的决策过程中,文秘人员要提前收集、整理相关信息资料,为领导提供咨询服务。管理文秘活动具有辅助性和从属性。在领导者的管理活动中,文秘人员没有独立的决策权和分配权。

  二是管理文秘活动包含着一定程度的领导者管理活动。领导者管理是高层次的管理,是对各种具体管理工作的管理,制定管理目标、原则和计划等,具有指导性,其职能注定了领导者不可能事必躬亲。文秘人员在处理日常事务时,必须要承担部分领导工作。文秘人员在收集整理信息资料的基础上,草拟计划供领导参考;参与更多的组织活动,如组织会务、事务等;根据领导授权参与协调工作,如领导之间、上下级之间、部门与部门之间、本企业与外企业之间等关系的协调;依据领导指示和授权参与一定程度的控制,如对某项任务是否按命令执行进行控制。因此,文秘人员在处理自身事务的基础上,还要帮助领导从事部分管理工作。

  由此可见,管理与文秘属于两个不同的概念范畴,以领导或管理为交叉但有互相联系互相区别。在总体上的管理活动中,领导者管理的是全局性工作,偏重于全局和战略方面。文秘人员的工作属于狭义管理的内容,又不同于一般的管理活动,具有明确的辅助性特征,偏重于事务性工作。

  4. 管理文秘应具备的素质

  4.1 政治素质

  政治素质是文秘人员素质体系的核心,是文秘人员为人处世、待人接物的基础。包括道德修养和职业修养两个部分。

  4.2 专业素质

  专业素质有三个方面:一是基础知识,这是作为一个管理文秘所必须具备的基本知识。基础知识越丰富,文秘就能发挥越大的潜力。基础知识包括自然科学知识和社会科学知识。二是专业知识,包括文秘专业和管理专业的基础知识以及文秘人员所在行业的专业知识。三是辅助知识,帮助文秘人员开拓视野、扩大思路、提高工作效率,包括公共关系学、心理学经济学、人机关系学等知识。

  4.3 心理素质

  心理素质是在生理素质的基础上,通过后天环境和教育的作用产生并发展的,是与人的生活和学习实践密切联系的心理品质的综合表现。健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。其目标是随着环境变化,能够及时调节心理结构,对社会做出积极反应,从而培养符合需要的健全人格。

  4.4 健康素质

  健康素质包括两个方面,一是没有疾病的传统意识,二是内含身体、精神的健康和社会幸福的完美状态。既是一种人的自然属性,也是一种社会属性,是身体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。

  5.结束语

  综上所述,管理文秘是指文秘人员协助领导者收集信息、出谋划策、协调关系、处理事务,以促使领导工作更有成效的一系列辅助管理活动,是管理学和秘书学的结合。作为文秘人员,必须认真学习管理理论和知识,掌握管理的技能技巧,将管理的理论和技能灵活运用于工作中,才能做好自身承担的工作任务,更好地为领导服务。

  参考文献

  [1]吴娜.“5S”管理在文秘工作中的作用[J].办公室业务,2012(10),30

  [2]朱向阳.文秘工作先行与管理工作的谋略[J].城市建设理论研究(电子版),2013(24)

  [3]贺建东.办公室文秘工作规范化管理研究[J].办公室业务,2013(08),25

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