浅谈档案工作质量评估的完善

摘 要:档案工作质量评估与管理是当前档案界实际管理工作的重要课题,在理论上和实际上都有着重大的现实意义。在档案工作质量评估受到越来越多重视和关注的同时,国内对于评估体系和具体指标的研究都还没有形成系统、全面、规模性的研究。基于此,本文对此档案工作质量
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  摘 要:档案工作质量评估与管理是当前档案界实际管理工作的重要课题,在理论上和实际上都有着重大的现实意义。在档案工作质量评估受到越来越多重视和关注的同时,国内对于评估体系和具体指标的研究都还没有形成系统、全面、规模性的研究。基于此,本文对此档案工作质量评估完善策略进行一番探讨。
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  关键词:档案;质量评估;完善
  档案工作是管理档案和档案事业的各种活动,档案工作质量衡量档案工作是否达到目标,在中国档案工作和档案事业不断发展的过程中,随着国家改革开放政策的实施,人们对档案工作的质量提出了越来越高的要求,档案工作也进入了改革和创新新局面。作为衡量档案工作质量好坏的评估体系,档案质量的提高成为必然的需要,档案工作被提出了更高的要求。档案工作的质量只有不断提高,才能跟上时代的步伐,顺应经济社会的发展对于档案事业的挑战,为社会主义建设而服务。
  1 档案工作质量评估办法
  随着现代信息时代信息技术的不断发展,全面提升档案工作各个方面,电子档案管理成为必然的发展趋势,是社会发展对于档案工作的要求,我们应该转变观念,针对档案工作各个方面形成评估系统,重视发展信息设施与网络建设,检验档案工作的具体评估体系,尽快实现档案管理的科学化。任何工作的展开都要遵循一定的原则,档案工作质量评估在坚持客观公正、实事求是原则应该遵循档案事业的发展方向,通过评估指标可以客观详细的反映实际的档案工作,应该能够科学的、合理的、应该在实用性上有更多的突破,探求规范档案事业评估的方法。
  档案工作质量评估的基本步骤。自评摸底阶段,按照文件精神及评估标准进行自评;针对各地各地档案馆、档案局进行公正地核实公示,评估委员会组成若干评估小组,实事求是地分别到各地进行实地测评,并向被评估单位及当地分管档案工作的领导反馈评估情况,针对各级各地档案局、档案馆进行总结评议。
  2 提高认识,明确评估目的
  档案工作质量评估的目韵在于通过加强党和政府以及各级档案行政管理部门对档案事业的宏观指导和管理,促进档案管理的科学化和规范化,提高档案工作的水平和服务效益,推动档案事业持续健康发展,使档案事业在为全国建设小康社会和构建社会主义和谐社会服务中发挥更大的作用。参与评估的机构和部门应该正确认识到档案工作质量评估的重要性,不能为了应付升级评估而评估。要真正做到以评促建,以评促改,更好的发挥档案工作质量评估的作用。第一,针对档案工作质量评估的具体指标指导日常的档案管理工作,可以全面提升档案工作的质量:第二,明确档案工作质量评估的目的,可以避免临近评估时的突击应对行为,不会对档案日常管理工作的秩序产生不好的影响,可以使档案日常工作能故继续稳定、健康的发展,使全面工作统筹兼顾;第三,档案工作质量评估可以使档案工作人员充分发挥各自的专长,有利于推动各项基础业务工作标准化、规范化的开展,能加速档案基础业务建设的步伐。
  3 加强日常档案工作质量的监控
  3.1 将评估指标量化到日常工作中
  这就要求我们按照档案工作质量评估的基本要求和标准,根据档案管理专业人员各自的专长,在不影响日常档案管理工作的前提下,把各项评估指标量化到个人按期完成指标任务。这样不仅可以发挥每个档案人员的专长,还可以加强档案管理的规范化和标准化,进而使得档案工作统筹兼顾,全面、协调发展。
  3.2 杜绝形式主义
  每个档案机构和部门的软硬件条件参差不齐,没有必要为了迎合评估标准而打乱自身的档案管理,也没有必要为了追求整齐划一而去统一档案装具及设备。应该从自身条件出发,在尽可能改善档案机构和部门硬件条件的基础上,深入档案工作。就档案设备而言,要结合实际情况添置必要的档案设备:就档案整理而言。每个时期有每个时期的档案整理标准,对原有已整理的档案,只要是按照某种规律整理,而且已经建有检索工具查阅方便。对于还没整理的档案,要尽可能制定统一的管理制度。此外每个档案部门所属机构不同,应该根据自身档案利用者的需求,落实好档案管理工作。
  3.3 充分重视评估后的整改工作
  很多为了升级评估而评估的档案机构和部门,评估完毕后,将评估小组给出的意见和建议置之不理。这样一来档案工作质量评估的真正目的就得不到实现。在实际的档案工作质量评估中,我们应该根据评估小组给出的建议,仔细审视自身工作逐步完善自身的档案管理工作。因此,针对评估意见进行整改是质量评估的关键。只有这样才能真正促进档案工作的进步,以及档案事业的发展。
  4 完善评估体系
  4.1 完善自身评估指标
  档案的价值在于为社会,各类组织,个人提供档案资料的利用服务。做好档案资料的服务和利用工作是档案管理部门实现自身价值的根本途径,也是档案管理工作者应尽的义务和职责所在。所以档案的利用和服务功能是档案工作的基础和最终,也是存在的价值所在。这就说明,档案事业的发展,其根本就在于做好档案利用工作,将其视为档案工作的重中之重。通过档案的利用,才能体现档案的价值,培养更多人的档案意识,使得档案工作更加全方位的展开和发展,从而推动档案工作各个环节的发展。因此,档案利用者对于提供利用服务的档案的满意度直接关系到档案价值的实现及满足利用者需求的程度,进一步影响到人们对档案工作的认同和评价。因此,档案利用者对于档案利用的满意度是考核档案工作十分重要的一个指标,应该体现在评估体系中,作为档案工作质量评估指标体系中的一部分。
  4.2 借鉴IS015489文件管理国际标准
  鉴于我国集中式的档案事业管理体制,我国的档案工作质量评估有着其特有的特色。但在尽可能完善自身评估体系的同时,也应该结合国际形势,借鉴国际相关标准规定,发展我国的档案事业。基于我国文件档案管理标准制定的现状和需求,吸纳先进的国际文件档案管理原则IS015489,是我国文件档案管理的必然趋势。IS015489-I通用原则由11个部分构成,分别是:本标准的适用范围、本标准所引用的标准、本标准采用的术语及定义、文件管理的意义、规章制度环境、遵守本标准的机构所需满足的方针和职责、文件管理要求、文件系统的设计与实施、文件管理的过程及其控制、对于文件系统的监控和是否达到预期效果的审核、遵循IS015489的机构培训。ISO/TR 15489―2使用指南由6个部分构成,是对ISO15489-1通用原则的补充,而非规范性指南。该标准对于文件管理规划的内容包括:确定每项业务中应该形成的文件及文件应该包含的信息,要以何种技术捕获文件,应该形成哪些元数据及这些元数据该如何管理,确定用户所需文件的检索、利用方式及保管期限,确保文件管理遵循各种法律法规及规章制度的要求和标准,文件保管在安全的环境中等。
  总之,档案工作质量评估还在不断的摸索发展中,但其对于档案事业的发展贡献却功不可没。我们应该更加深入、细致的研究档案工作质量评估体系和指标,为中国档案事业的发展贡献力量。应该以为档案利用者服务为基本理念,从档案利用者的实际利用角度出发,注重档案质量,严格档案管理制度,特别是在科学技术迅猛发展的今天,要切实的抓好档案管理的质量,真正实现完善档案工作质量评估,使档案工作质量评估在实际具体的档案管理工作中,全面工作统筹兼顾,并发挥档案工作很大作用和价值。
  参考文献
  [1] 姜云娜. 档案工作在构建社会主义和谐社会中的作用[J]. 科技创新导报. 2011(06)
  [2] 李凤. 浅谈档案工作人员的综合素质[J]. 科学咨询(科技?管理). 2013(05)

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