高校二级学院行政秘书工作探微

摘 要:高校二级学院行政秘书是在学院办公室主任的领导下,做好学院办公室行政事务的主要执行者。本文主要从明确行政秘书工作的职责、特点和应具备的素质能力三个方面探讨高校二级学院行政秘书工作。 关键词:二级学院 行政秘书 职责 特点 素质 学院办公室承担了学院的
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摘 要:高校二级学院行政秘书是在学院办公室主任的领导下,做好学院办公室行政事务的主要执行者。本文主要从明确行政秘书工作的职责、特点和应具备的素质能力三个方面探讨高校二级学院行政秘书工作。

关键词:二级学院 行政秘书 职责 特点 素质

学院办公室承担了学院的主要行政管理工作,行政秘书是在学院办公室主任的领导下,做好学院办公室行政事务的主要执行者。行政秘书可以说是学院领导的助手,是联系学院和学校其他部门的纽带,更是沟通学院领导和其他教职工的润滑剂。因此,提高行政秘书自身的工作能力,对于提高学院管理水平和促进学校健康发展将起到强有力的辅助作用。要提高行政秘书工作能力,笔者认为应充分了解行政秘书工作的职责、特点和应具备的素质能力。
一、行政秘书工作的职责
  二级学院行政秘书工作的主要职责是协助学院办公室主任做好学院的各项行政工作。其工作涉及学院行政工作的方方面面,主要分为以下五个方面:
  1.日常工作:负责学院的文件管理、信息管理和资产管理等工作。文件管理:负责本院上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作,负责有关部门发来的各类文件的登记、传阅、传达、反馈及归档工作;信息管理:负责收集整理维护学院教职工的个人详细信息;资产管理:负责日常办公用品领取保管发放工作,负责本部门办公设备、办公家具等固定资产的采购申请、管理及账务工作,并配合资产管理职能部门定期开展本部门资产盘点清查工作并对本部门提出资产维护、保养、报废、更新等建议等。
  2.人事工作:协助分管院领导做好本院教职工的招聘、考勤、考核、聘任和职称申报等工作,负责向新员工讲解院校的各项规章制度,做好新员工的事务性培训;节假日协助部门领导做好值班安排。
  3.文字工作:负责起草下达学院通知,起草、校对学院的有关文件和上报材料及学院各类会议的准备工作;协助院领导制定工作规划和制定学院有关的规章制度等。
  4.外联工作:学生家长、教职工家属或其他外单位人员来学院咨询、访问或调研时,做好接待工作。
  5.突发工作:领导或教师安排的其他工作,及办公室其他人员缺岗时的临时替岗工作等。
二、行政秘书工作的特点
  根据以上对行政秘书工作职责的了解可知其有以下四个方面的特点:
  1.辅助性:行政秘书扮演者在学院领导的指挥和控制下协助其完成共同工作任务的助手角色。学院领导即承担行政工作,又有教学与科研任务,工作不可能做到面面俱到。所以,行政秘书就要对领导布置的工作及时完成,并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒,及时将工作中出现的问题反馈给相关领导。
  2.服务性:行政秘书主要是服务于学院的师生、教学与科研、学院决策。首先,服务于师生,这是行政秘书工作的最基本的职能,要为师生营造一个和谐的学习与工作环境,促进师生对学院有家的感觉。其次,服务于教学与科研,教学与科研从根本上说是高校的基本职责,要及时传达学校的教学科研信息,并积极为他们的工作提供方便,如查阅相关文件和资料,向有关部门咨询相关政策等。再次,服务于学院决策,为了保证院领导决策的科学性,必须及时准确地为领导提供诸如统计、调查、通知之类的信息,为领导提供决策依据,当好领导的助手;在学院的一些决策中,行政秘书要负责资料的收集与整理、提供决策建议、调查决策的反馈意见、集中师生观点等工作,为决策提供依据。
  3.繁琐性:行政秘书的工作千头百绪,每天都有大量繁杂的事情要办。通常是一件事接着一件事,甚至是几件事情一起干。而且经常要与不同的人员接触,及时处理他们提出的各种问题,实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位的职责要求。
  4.重复性:行政秘书的工作常有反复出现、 反复办理的特点。每天上班都得收文,然后将有关文件上传至学院主页、有关事务短信通知、紧急事务电话通知,教职工职称申报、年终考核和聘任每年都是在特定的时间按既定步骤办理,等等。
三、行政秘书应具备的素质能力
  二级学院行政秘书工作虽说是高等学校最基层的工作岗位,但要把工作做好,还是需要行政秘书拥有以下出色的能力素质:
1.过硬的政治思想素质
  政治思想素质是人的综合素质的核心。过硬的政治思想素质是正确履行职责的内在保证,有了这项保证,才能自觉地站在先进世界观的角度处理问题、把握事物的本质和发展方向以及通过正确的途径和方法解决工作中遇到的问题。
2. 广博的科学文化素质
  高校里人才聚集,如果行政秘书自身科学文化素质不高,在具体工作实践中就会遇到阻碍。因此,作为二级学院的行政秘书,应该要具备以下科学文化素质:(1)行政理学知识:行政秘书必须掌握先进的管理理念和方法,促使管理工作科学规范;(2)心理学知识:行政秘书接触的人员广泛,必须学习心理学知识,保证工作质量,提高工作效率;(3)计算机知识:当今,各高校办公自动化日趋完善,行政秘书只有不断学习相关计算机知识,不断提高计算机操作水平,才能跟上时代的步伐,使秘书工作卓有成效;(4)档案学知识:档案管理是行政秘书的常规工作,档案管理科学规范,可以节约查找资料的时间,随时可以调阅所需资料,提高工作效率;(5)所在学院的一般专业知识:这样方便跟师生交流,容易拉近距离;(6)其他知识:高校行政秘书也可根据自身的特点和爱好,学习其他领域的知识,如外语、经济学法律美学文学历史学知识,这些知识有利于拓展视野,促进文化素养与科学素养的提高,是对专业知识的辅助与补充。
3.较强的个人能力素质
  能力素质,是指担任某一特定的任务角色所需要具备的能力。作为二级学院行政秘书,必须具备较强的个人能力素质有:(1)文字功底和口头表达能力:行政秘书要替领导起草各类文书,又经常与人交流。因此,必须具备较强的文字功底和良好口头表达能力,能够将自己的思想快速准确地传递出来;(2)组织协调能力:要善于与领导、同事和其他人交往,善于协调领导与师生等各方面的关系,巧妙地解决各方面的矛盾,营造出和谐融洽的工作环境;(3)时间安排能力:行政秘书的工作繁琐而杂乱,要求其必须具备合理安排时间的能力。首先要珍惜时间、不浪费一分一秒,其次要学会在最佳时间段完成最重要的工作任务,再次要有计划分配自己可用的时 间、有效地提高工作效率和质量;(4)学习能力:要把学习作为一项重要任务和职责,认真对待,不断地拓宽学习的领域和途经,从而使自己的知识结构更加合理。
4.健康的心理素质
  面对工作中错综复杂的人际关系和繁杂琐碎的事务,二级学院行政秘书必须具备以下健康的心理品质:(1)自信乐观:行政秘书应对自己的职业充满兴趣,能较好地适应并改造现实环境,这样才会激发出自身的勇气、毅力和潜能,形成正确的自我意识和价值判断;(2)热情坦率:热情坦率的工作态度能营造和谐的人际关系,能变被动为主动,变消极为积极;(3)开拓进取:行政秘书工作经常会面临一些意想不到的困境,要能经受得住挫折、不畏挫折、开拓进取。
  总之,高校二级学院行政秘书应该牢记自己的工作职责,深入了解工作的特点,不断提高自身素质,完善自我,出色的完成各项工作任务,促进学院的建设发展再上一个新台阶,为学校的建设和发展做出更大的贡献。

参考文献
  [1] 苏志兰.提高高校院系行政秘书工作效率的对策[J].湖北函授大学学报,2010(01).
  [2] 唐镭.新形势下高校院系办公室工作的思考[J].科技信息,2009(30).

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