全程跟踪管理建设项目档案的路径

摘 要: 本文论述了建设项目档案全程跟踪管理模式,解决文件形成不完整、不准确、不规范、不及时的难题。掌握归档主动权,实现文件与档案在同平台中高度一体化管理和现代化管理,提升建设项目档案管理水平,为建设项目活动的高效和高质量完成提供支撑。 关键词 : 建设
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  摘 要: 本文论述了建设项目档案全程跟踪管理模式,解决文件形成不完整、不准确、不规范、不及时的难题。掌握归档主动权,实现文件与档案在同平台中高度一体化管理和现代化管理,提升建设项目档案管理水平,为建设项目活动的高效和高质量完成提供支撑。

  关键词 : 建设项目档案;建设项目档案管理;全程跟踪管理模式;

  在建设项目档案管理实践中,档案管理机构有时难以掌握从文件形成到归档的主动权,造成该形成的文件没有形成、已形成的文件没有归档或不能规范归档等问题。为此建议采用建设项目档案全程跟踪管理模式,即以建设项目档案全生命周期理念为指导,创建档案管理体制、档案标准体系、信息化管理平台、档案资源体系和档案安全体系五大系统,从文件形成的源头抓起,动态同步对文件从形成,到流转运用,至归档进行全程跟踪、监督指导的管理模式。此模式将传统的“人控”模式改为“人+信息管理平台控制”模式,遏制各种不规范行文、归档等乱现象,保障档案的真实可靠、完整齐全。该模式在扩大杭嘉湖南排八堡排水泵站项目(以下简称“八堡项目”)中得到应用,取得良好效果。现将该模式介绍如下。

  一、创建档案全程跟踪管理体制

  (一)创建档案全程跟踪管理组织体系

  组建由建设单位和参建单位领导负责参与的档案工作领导小组;组建由建设单位领导和相关技术负责人参与的档案鉴定小组;组建综合档案室;组建由资料员、施工员、质量员、安全员、监理员、标准员、材料员、劳务员、机械员等施工相关人员,以及相关业务岗位人员组成的档案工作网络系统。

  (二)创建档案全程跟踪管理监管责任制

  明确文件形成过程每个参与者为文件责任人,制订岗位责任制。例如打桩施工,班组机长负责打桩施工记录,并自检,质检员二检,监理复核记录,之后施工技术人员审核,监理负责人审批,按规定的流程和规范形成文件。每一岗位对自己的记录负责,同时对上一岗位的记录复核,通过信息管理平台,对各个岗位的文件形成责任进行管控,不达标准流程无法往前走,以此来控制文件形成之时要素齐全,质量得到保障。将文件、档案工作真正纳入每个岗位职责之中。

  (三)创建统一的文件与档案管理制度

  第一,对文件管理制度和档案管理制度进行融合。

  将八堡项目收发文制度纳入档案管理制度,通过这一制度控制建设项目过程中大多数前期文件的来源。此外,还将总承包项目部文件材料形成和收集细则、监理项目部文件材料形成和收集细则、文件管理三纳入、文件形成控制规范等作为档案管理制度的组成部分。将各类建设项目有关文件、档案的管理规定,如住建部发布的《建设工程资料管理规程》《水利工程施工监理规范》《水利水电工程施工安全管理导则》《水利工程建设项目档案管理规定》等,其中关于施工、监理、安装、设备监造等专业文件类型、格式和管理要求纳入档案管理制度的相关内容,从而保证了建设项目档案跟踪管理所需制度内容齐全完备。

  第二,对文件与档案管理制度进行创新。

  制定了文件档案一体化流程等相关文件形成跟踪控制制度,规定了所有文件形成必须经过《基于档案要素前置工程资料管控与智能整理平台》(以下简称“信息化管理平台”)形成,由信息化管理平台的文件形成流程来提示、追踪文件的形成,编制了八堡项目《电子文件归档试行办法》,为实际的跟踪管理提供了依据。

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  二、创建档案全程跟踪的标准体系

  (一)基础标准

  设计形成了以建设项目为对象、以全生命周期为跨度的文件档案一体化管理的系列标准,包括分类方案、文件编号规则、鉴定标准等。确保形成的每份文件形式规范、具有唯一编码,固定在数据库中。相同形成规律的文件审批流程保持一致,相同信息如建设项目基本信息可以共享自动生成,保证各类文件信息前后一致,并与相关文件有机关联,实现文件、档案一体化,数据资源共享化。

  (二)文件格式标准

  根据国家法律法规标准规范,在经建设单位、施工、监理单位在开工前选定并经质检部门批复各类文件标准格式、填写要求基础上,嵌入档案的要素,将档案要素前置运用到八堡项目原有的文件格式中,形成各种类型的标准化表单和标准化格式。例如八堡项目中在《水利水电工程单元工程施工质量验收评定表及填表说明》中选用相关表单,并增加档案质量检查要素,进行文件格式标准化。将水工、房建、市政、绿化等文件编制规范都纳入档案标准体系中,这样的标准化表单不仅保证了文件形成规范,而且保证了文件形成时就具备档案要素,不需要档案人员在档案整理加工时再去提取题名、考证时间、标引编号,规范责任者等。规范行文,为实现电子文件即时产生、及时归档、智能归档,提供可能。

  (三)版本管理标准

  制定了文件版本管理标准,规定文件、档案全生命周期都须留下过程信息,有效地将过程档案完整地保存下来,保障历史的可追溯性。为了避免发生版本丢失或者混淆等现象,各版本的状态有状态标识和编号标识,可以快速准确查找已拟草各版本文件。

  三、创建档案全程跟踪的信息化管理平台

  以档案全生命周期理念为指导,打通文件、档案各自为政的信息孤岛,创建基于档案要素前置的文件与档案一体化信息平台,作为跟踪管理的技术支撑。该系统平台以电子文件生命周期理论和文件连续体理论为指导,以互联网+、云计算、大数据+工程业务+档案业务体系为手段,以档案要素前置和元数据完备为特色进行设计和研发。采用J2EE+MVC+HTML5的体系架构,支持跨平台应用,兼容Linux、Windows等多种操作系统平台。信息化管理平台的功能模块主要包含项目管理、资料管理、档案管理等功能模块。项目管理模块是项目信息的基础模块,也是系统业务数据的形成和展示窗口,可以查看业务过程和业务结果的全部数据和文件。资料管理是对标准化表单形成和收发文等的文件管理;档案管理是对归档文件的管理;各模块下又根据需要下设了子功能模块。通过角色管理和用户管理子功能对相关的文件形成人员和管理人员分别赋予相应的权限,以创造全员参与、全员都是档案员的工作平台,为有效开展平台跟踪业务监督创造必要条件。在该信息化管理平台中,项目管理、资料管理和档案管理是核心模块,也是文件从源头开始流动到归档的关键线路,是信息化管理平台跟踪管理的重点。该信息化管理平台的主要特色如下。

  (一)从建设项目源头开始同步形成文件

  建设项目参与者可以通过手机端采集现场测量、作业设备等施工原始信息。所采集的原始信息经过流程审批,将在资料员的PC端上同步自动生成标准化的格式文件,确保文件形成规范、数据真实可靠,避免文件事后产生,格式不统一的现象。

  (二)按照建设项目流程进行全过程动态同步监管文件

  通过在线实时申报、审批、提醒等流程控制功能,确保工作流程的顺畅和文件随着流程合规形成。拥有权限的跟踪人员每天对信息化管理平台的观察和监视,对其文件是否及时形成、规范化程度以及流转的正常情况进行跟踪管理。及时发现情况,及时给予指导与帮助,及时解决问题,实现全过程动态同步监管、远程监管。根据参与建设项目的相关人员以及文件档案管理人员的反馈信息,对遗漏的文件进行跟踪,对跟踪管理中的不足进行改进,并对发现的问题进行监督指导,及时总结跟踪管理的经验教训,及时改善跟踪管理活动。

  (三)将档案要素前置实现文件智能整理归档

  在信息化管理平台设计和研发中,在文件形成之前就前置文件规范形成规则、鉴定规则、分类规则、文件编码规则、归档检测规则、元数据规则等档案要素,从而促使文件在形成之初,不仅规范形成文件,而且规范形成档案管理标识符,比如文件一形成就赋予唯一的电子文件号,并确定保管期限,相同建设项目单元工程的文件在形成后会根据前置档案要素进行自动识别,自动分类和组卷,自动归档,建立文件与档案数据库。

  (四)创建档案全程跟踪的资源体系

  在建设项目的过程中,除了形成档案实体外,借助信息化管理平台,形成八堡项目电子文件数据库。通过建设项目和数据库同步建设,当八堡项目竣工,八堡泵站实体建成时,一个完整、系统的八堡项目文件与档案资源体系也将同时形成,建设项目的原始记录以及过程信息都将真实地被保存,可以解决相关信息可追溯、可分享,可以最大限度地满足现行建设利用与将来历史查考利用的需求。

  (五)创建档案全程跟踪的安全体系

  安全是建设项目文件与档案的生命线。对于平台上形成和保存的全部文件、档案和数据,通过三个系统来建立安全体系。一是网络通信数据加密系统。采用HTTPS通信加密方式,保证信息化管理平台资源安全;二是权限控制系统。根据各参与者的责职,进行角色管理,分别确定权限,控制平台信息资源允许应用的对象,加强了信息化管理平台信息资源的安全;三是保密制度系统。制订相应的保密制度,明确保密的对象和范围,以及对涉密文件与档案的处置要求,将文件与档案保密制度纳入建设项目档案管理规章制度中,加以严格控制。

  参考文献

  [1]冯惠玲,刘越男电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2017.

  [2]米彪基于EPC总承包模式下的项目档案网格化管理研究与实践[J].浙江档案, 2020(06).

  [3]罗文武,黄玉燕建设工程档案归档移交辅助机制探究[J] .浙江档案, 2019(10).


作者单位:杭州远大档案技术有限公司 原文出处:徐林娟.建设项目档案全程跟踪管理模式探讨[J].黑龙江档案,2021(04):88-89. 转载请注明来源。原文地址:http://www.lw54.com/html/Constructs/20210902/8448315.html   

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