3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的职责，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

　　第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

　　第八条发文的范围：

　　1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.下发文件主要用于：(1)公布规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布体制机构变动或干部任免事项;(4)公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关重大事项;

　　3.上行文件主要用于：(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定;外发文主要用于：(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

　　4.在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　5.各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，能够各业务部门名义发会议纪要。

　　6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。

　　第九条发文程序规定：

　　1.各部门需要发文，应事先向办公室提出申请;拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期;

　　2.草拟文稿务必从公司角度出发，做到状况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

　　3.办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、资料不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿;

　　4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿资料、质量负责);

　　5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚;

　　6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签;

　　7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印;

　　8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

　　9.文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实状况。

　　第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

　　第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条各部门应指定一位职责心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　第十三条文件的归档范围：

　　以公司名义构成的文件统一由办公室负责归档;其它部门日常工作中构成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

　　第十四条立卷要求

　　1.文件立卷应按照资料、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，持续文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议构成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度构成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。

　　第十五条对于剩余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

　　公司文件资料管理制度5

　　为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

　　1、文件的发放：

　　(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

　　(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。