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简述项目管理中的工程索赔

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简述项目管理中的工程索赔

简述项目管理中的工程索赔

  关键词:工程索赔; 项目管理; 工程建设

  摘要:工程索赔是一项复杂的且系统性很强的工作, 是项目管理的重要内容, 是建筑业企业赢取利润的重要手段。对索赔的具体操作步骤进行了详细分析, 并提出了索赔时应注意的问题。

  随着我国计划经济向市场经济的彻底转变, 工程建设项目施工过程中, 工程索赔不可避免, 通过管理求得效益最大化更具挑战性, 建筑业企业面对索赔做好项目管理, 是其取得竞争优势, 实现可持续发展的关键。索赔的成功与否直接关系到工程项目的工期和最终成本。

  1、索赔的基础及原则

  1.1 基础

  ( 1) 根据招投标文件, 充分了解工程和企业自身条件, 尽可能细致地考虑工程将来可能出现的各种因素进行合同条款签订和制订施工方案与施工组织设计。

  ( 2) 认真研究合同, 了解合同约定的赔偿范围、条件和方法, 严格进行合同管理, 为索赔提供充分的依据、论据和数据。

  1.2 索赔原则

  ( 1) 及时发现与报告。根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书, 意向书中应包含索赔项目( 分部分项名称) 、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失, 无须附有详细的计算资料和证明。监理工程师可以通过意向书大致了解整个事件的起因、地点及索赔方向。

  ( 2) 索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认, 必要时建筑业企业负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。

  ( 3) 索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据, 收集的证据要确凿, 理由要充分; 所有工程费用和工期索赔都应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。

  2、索赔的具体操作步骤

  2.1 提出索赔意向书当索赔事件发生后, 应及时在合同规定的时限内( 一般规定的时限为28 天) 向监理工程师提出索赔意向书, 意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。

  索赔项目种类及起止日期计算方法共有7 种:

  ( 1) 因延期发出图纸而引起的索赔。当接到中标通知书后28 天之内, 建筑业企业有权得到免费由业主或其委托的'设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料, 并且向建筑企业进行技术交底。

  如果在28 天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料, 作为建筑业企业应依照合同提出索赔申请, 接中标通知书后的第29 天为索赔起算日, 收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。由于此类索赔为施工前准备阶段发生, 该类项目一般只进行工期索赔, 相应施工机械进场, 达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行机械停滞费[机械台班停滞费=( 机械折旧费+经常维修费) ×50%]索赔。

  ( 2) 恶劣的气候条件导致的索赔。此类索赔分为工程损失索赔及工期索赔。业主一般都会对在建项目进行投保, 故因恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用。如在建项目未投保,应根据合同条款及时进行索赔, 计算该类索赔时,以恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日, 恶劣气候条件终止日为索赔结束日。

  ( 3) 工程变更导致的索赔。此类索赔分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等。计算时以建筑业企业收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日, 变更工程完成日为索赔结束日。

  ( 4) 因承包商之能力不可预见而引起的索赔。由于在工程投标时施工图纸或其他技术资料不全, 有些项目承包商无法作正确计算, 如地质情况, 地基处理等, 该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。计算时在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起算日, 终止日为索赔结束日。

  ( 5) 由外部环境而引起的索赔。属业主原因, 由于外部环境影响( 如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等) 而引起的索赔, 根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日, 经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日。对该类项目一般进行工期及工程机械停滞费用索赔。

  ( 6) 监理工程师指令失误导致的索赔。以收到监理工程师书面指令时为起算日, 按其指令完成某项工作的日期为索赔事件结束日。

  ( 7) 其他原因导致的建筑业企业的索赔, 视具体情况确定起算和结束日期。

  2.2 同期记录索赔意向书提交后, 就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止, 要认真做好同期记录, 每天均应有记录也应有现场监理工程人员的签字; 索赔事件造成现场损失时, 还应做好现场照片、录象资料的完整性, 且粘贴打印说明后请监理工程师签字。否则在理赔时难以成为有利证据。

  同期记录的内容有: 事件发生时及过程中现场实际状况、导致索赔的现场人员、设备的闲置清单;对工期的延误情况; 对工程的损害程度; 导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。

  2.3 详细情况报告在索赔事件的进行过程中( 每隔一星期, 或更长时间, 或视具体情况由监理工程师而定) , 承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告, 说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。

  2.4 最终索赔报告当索赔事件所造成的影响结束后, 建筑业企业应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告、并同时抄送、抄报相关单位。

  最终报告应包括以下内容:

  ( 1) 施工单位的正规性文件。

  ( 2) 索赔申请表。申请表应填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加, 由地方关系影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞, 相应工期及费用增加等; 索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、业主与建筑业企业签订的工程承包协议、业主对建筑业企业施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等; 索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及建筑业企业在施工过程中收集到的各项有利证据; 索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与业主签订合同中包含的工程量清单、概预算定额、定额编制办法、机械台班单价, 地方下达的定额补充编制办法及业主、总监下达的有关文件。

  ( 3) 批复的索赔意向书。

  ( 4) 编制说明, 该说明应对索赔事件的起因、经过和结束进行详细描述。

  ( 5) 附件。附件为与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件, 包括建筑业企业发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。

  3、索赔的管理

  由于索赔引起费用或工期增加, 故往往为上级主管单位复查对象, 为真实、准确反映索赔情况, 建筑业企业应建立、健全工程索赔台帐或档案。索赔台帐应反映索赔发生的原因、索赔发生的时间, 索赔意向提交时间, 索赔结束时间, 索赔申请工期和金额, 监理工程师审核结果, 业主审批结果等内容。

  对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台帐, 作为工程竣工资料的组成部分。

  4、避免索赔存在的误区

  ( 1) 当索赔事件发生时, 有些建筑业企业由于受我国传统工程管理模式的影响, 考虑到与业主、监理方面的关系, 而没认真对待索赔。

  ( 2) 项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位, 没有深刻认识索赔工作管理程序, 对可提可不提的索赔事项往往无法把握。

  ( 3) 主管人员对技术规范文件及业主、监理、施工企业往来文件理解不深刻, 对实际存在的索赔项目没有充分理由。

  ( 4) 只注重索赔意向的提出, 不重视索赔过程中的证据收集和时间准确性, 没有及时作最终索赔报告。

  ( 5) 很多项目管理成员认为只有建筑业企业向业主索赔, 没有考虑对方的索赔和反索赔。

  5、结语

  综上所述, 工程索赔是一项复杂的、系统性很强的工作, 在索赔工作中我们要充分理解施工图纸、技术规范及业主、监理、施工企业签订的合同协议以及各项往来性文件, 必须依据合同、重视证据、讲究技巧、树立信誉, 踏踏实实地做好索赔管理基础工作, 严格按照程序办事, 工程索赔是合同管理的重要环节, 也是项目管理的重要内容, 是建筑业企业赢取利润的重要手段, 只有把索赔工作处理好, 才能切实维护自己的合法权益, 从而取得效益最大化。

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