职场中留言与传话的礼仪

当别人传递给你一通电话留言,你希望知道的,是何时与何人打过这通电话给你。当然,如果还能知道何故、何地或何事,对你更有帮助。称为他人传达电话留言时,自然应该取得这些资讯。当你确定自己能做到这几点时,你就展现出良好的商业礼仪。 精确,记下来电者的全名,确
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  当别人传递给你一通电话留言,你希望知道的,是何时与何人打过这通电话给你。当然,如果还能知道何故、何地或何事,对你更有帮助。称为他人传达电话留言时,自然应该取得这些资讯。当你确定自己能做到这几点时,你就展现出良好的商业礼仪。

  精确,记下来电者的全名,确定无误,抄下对方电话号码,如果可能的话,也问及对方便于回电的时刻。

  即时,尽速传达讯息,告诉同事有人来电。但仅把字条搁在他办公桌上,别以为他便会立刻留意到它。

  在电话访客方面,也要让他安心,告诉他只要同事有空或回到公司,你一定马上把留言交给他。提供来电者资讯时,要刻意维持自己的专业姿态。你可以说,你这位同事去参加研讨会,要到傍晚才会回到公司。可是你再进一步讨论到研讨会的主题,地点,甚至主动提供细节,恐怕就欠妥当了。你不认识对方,多说无益,甚而祸从口出,可能会为你的同事带来困扰。此处,就要运用那四个。字口诀了:礼貌 Bepolite 、友善 Befriendly 、专业 BeprofessiOnal、谨慎 Be cautious。

  顺便一提,另外还有一个字也应该牢牢记住:

  要能回应 Beresponsive;沟通的悲剧在于缺乏回应。此处提到的是一般通讯,你若答应回电或回信,就要履行自己的承诺。卡通插画家寇尔提醒我们$不回信和不回电就表示其人的教养不够。

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