浅析如何提高文秘专业人才办公自动化的应用能力论文

摘要:信息技术的不断发展及其在办公中的广泛应用,引发了社会对文秘专业人才培养的重新思考。满足信息社会对文秘专业人才办公自动化应用能力的要求,具备现代办公自动化技能的应用型人才培养逐渐得到重视,成为文秘专业人才培养的新方向。在经济高速发展、社会竞争日
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  摘要:信息技术的不断发展及其在办公中的广泛应用,引发了社会对文秘专业人才培养的重新思考。满足信息社会对文秘专业人才办公自动化应用能力的要求,具备现代办公自动化技能的应用型人才培养逐渐得到重视,成为文秘专业人才培养的新方向。在经济高速发展、社会竞争日趋激烈的今天,如何进一步提高办公自动化水平,切实有效地提高工作效率成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。

  关键词:文秘专业人才 办公自动化 应用能力 培养

  1 问题的提出

  办公自动化的英文原称OA(Office Automation),是随着计算机技术、网络技术、通信技术和现代自动化设备的发展而发展起来的一门综合性技术。在经济高速发展、社会竞争日趋激烈的今天,如何进一步提高办公自动化水平,切实有效地提高工作效率已成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。

  2 新形势下的文秘队伍建设

  2.1 健全竞相赶超的激励机制

  文秘人员是文秘服务的主体。提高文秘服务质量,必须充分调动文秘人员工作的积极性、主动性和创造性。要坚持人文关怀与加压驱动相结合,着力构建竞相赶超的激励格局,不断激发文秘队伍工作活力。

  2.2 构建真情关怀的人文格局

  文秘人员压力重、责任大,工作清苦,最需要管理层级的人性关怀。要坚持真心、真情的管理理念,密切关注文秘人员的思想动态和具体困难,努力在文秘人员的心态引导、个性塑造、解难帮困上多办实事,解除文秘人员的后顾之忧,激发文秘人员的工作潜能。坚持精神上鼓励与政治上激励的双重互动,对政治成熟、成绩突出的文秘人员,公开表扬奖励,优先选拔任用,搭建创业平台,构建情感交融、人文关怀的激励格局。

  2.3 构建任务明确的考核格局

  对文秘工作实行目标考核,将日常协调、结合服务、文稿起草、调查研究、决策建议等业务要求细化分解到科室、到人头,逐月量化、全程考核,年终奖优惩劣。强化目标考核成果应用,把文秘人员考核结果与先进优秀评定、管理人员绩效工资、选拨任用等结合起来,着力强化目标考核的激励约束功能。

  2.4 构建过失追究的问责格局

  坚持把“问事必问人、问人必问责、问责问到底”的问责机制引入文秘工

  作管理全过程,在工作安排上明确责任人员,在完成效果上明确具体标准。对在协调服务、文稿起草等业务工作中出现过失,导致工作失误的,明确责任追究,实行适度问责,引导文秘人员增强责任感,降低失误率,依靠有力有效的追责措施促进文秘质量提升。

  办公室秘书在单位中是一个特殊群体:对上,是领导的“外脑”,要尽辅佐之职、起助手作用;对下,是职工群众的“桥梁”,要上情下达、下情上达;对外,要联系左右,协调关系;对内,要沟通各个职能部门。具有办理文书、信息加工、协调关系、处理事务四项职能,是领导处理日常事务、落实检查行政任务、平衡行政部门工作的助手。要具备谦和与宽容的道德素质和荣辱不惊、淡泊明志的心理素质。

  3 办公室文秘人员应具备的应用能力

  面对新的世纪、新的形势,社会经济和科技的发展对秘书工作提出了更新、更高的要求,办公室秘书只有不断学习,提高自身能力和素质,才能适应新的形势,增强机关活力,保证机关工作的效率和效益。

  3.1 认清形势,增强责任感和使命感

  从世界范围看,经济全球化趋势增强,科技革命迅速发展。要紧跟时代发展的步伐,加强学习,更新知识,提高素质,学用结合,勤奋工作,努力为领导服务,为部门服务,为群众服务。

  3.2 学习实践,提高自身素质和业务水平

  古人云:“大志非才不就,大才非学不成。”人并非生而知之,而是学而知之。知识和能力只有经过后天长期、认真地学习和实践才能得来。优秀的素质也不会生而有之,而是要经过不断学习、逐步积累才能具备。秘书人员只有勤奋苦学、学而不缀,才能不断地丰富知识、充实头脑、增强素质、提高水平。曾庆红同志曾说:“谁对以计算机开发应用为主要标志的办公自动化认识得早,理解得深,行动得快,谁就将在办公领域的这场革命中取得主动权,从而不断提高办公的效益和质量,提高为领导决策服务的科学化水平。”不难看出,计算机知识已成为当今秘书人员的看家本领。秘书之间要取长补短,相互学习,共同提高。其次,要向领导学习。遇事多向领导请教。这样既可以掌握领导对一些问题的看法和主张,又可以不断地充实自己,提高自己。第三,要向实践学。忌青灯黄卷“闭门造车”,而应该走出办公室,深入矿厂车间,深入基层职工群众中去,向生产实践学,向职工群众学习,在实践中增长才干。

  在学习的过程中要眼睛向下,甘当小学生,谦虚好学,不要骄傲自满;脚踏实地下真功夫;要讲实用、求实效,着力于个人素质和工作水平地提高。在实践中要腿勤,不怕多跑路,不怕多流汗,舍得花力气,把工作做实做细;脑勤,勤学善思,注重研究剖析矛盾,解决工作中的难点问题;嘴勤,多向领导汇报工作,多向各单位和有关部门通报情况,加强沟通,密切协作,树立廉洁高效的社会形象。争做“提笔能写,开口能讲,有事能办”的“全才”、“通才”。

  3.3 敬业奉献,不断增强服务的主动性

  办公室工作,千头万绪、纷繁复杂,涉及面广,在工作中要坚持“一个原则”,就是坚持“上为领导分忧、下为干部职工服务”的原则,所以必须把服务于领导的“中心”工作以及服务广大干部员工,作为各项工作的出发点和落脚点。要努力把“参与政务、管理事务、搞好服务”三大职能统筹兼顾,合理安排,做到“调研围绕中心转、协调围绕领导转、服务围绕大家转”。从而使工作目标更加明确,重点更加突出,成效更加明显。

  4 办公自动化在文秘工作中的作用

  4.1 办公自动化的功能与作用

  一是内部通信简捷化,不需要人为的传递;二是信息发布快速化;三是工作流程自动化,提高了工作效率。

  4.2 办公自动化对秘书工作产生的作用

  4.2.1 极大地提高了秘书的工作效率 秘书工作极其复杂,千头万绪,尤其是会务工作,常常使秘书对会议的安排力不从心。但是,利用办公自动化系统,就能轻易地应付大量的会议。在处理信息方面,办公自动化有利于秘书充分利用互联网获取知识,更好地做好政务服务工作。

  4.2.2 促进秘书工作职能的拓展 秘书的传统工作是办会、办文、办事。但随着网络的发展,信息技术的提高,使秘书这一工作与网络自动化紧密相连。秘书人员的工作模式发生了转变,工作的内容不仅限于上述几点,凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务就可以算作是秘书的工作职能。

  4.2.3 更新了秘书的服务意识 “秘书意识”是种决策意识,它直接来源于人的社会实践活动。随着网络现代化的发展,秘书的服务意识得到了智力的补偿,并且意识到更多的服务方式有待自己去创造和运用。

  5 结束语

  秘书工作的辅助性、被动性、综合性、事务性等特点,决定了秘书工作很难有一个统一、标准的规范,但秘书职业富有挑战性,它要求所有的秘书人员既要坚持原则按规定办事,又要协调处理好上下左右各方面的关系;既要精研本行熟练掌握秘书业务,又要博览群书广泛了解各部门的相关知识。可以说,秘书工作是一项要求高、难度大、任务重的艰苦工作。秘书人员必须把握时代脉搏,开拓进取,迎难而上,不断锤炼、充实、提高自我,努力在平凡的岗位上实现自身的价值。

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